Att följa penningtvättslagen är i dag en självklar del av arbetet för redovisningsbyråer. Samtidigt upplever många att kraven kring kundkännedom, riskbedömningar, dokumentation och löpande uppföljning är både omfattande och svårtolkade.

Den här guiden går igenom vad penningtvättslagen innebär för redovisningsbyråer, vilka skyldigheter den medför och hur du kan arbeta effektivt med kundkännedom (KYC) och antipenningtvätt (AML). Enligt lagstiftningen ska verksamheter som omfattas av regelverket arbeta riskbaserat, genomföra kundkännedomsåtgärder, övervaka kundrelationer och rapportera misstänkta aktiviteter.

Vad är penningtvättslagen?

Penningtvättslagen, formellt Lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism, syftar till att förhindra att företag och organisationer utnyttjas för att tvätta pengar eller finansiera terrorism.

Varför omfattas redovisningsbyråer av penningtvättslagen?

Redovisningsbyråer omfattas av regelverket eftersom de ofta har insyn i kunders ekonomi, transaktioner och affärsförhållanden. Det innebär att byrån måste ha processer och rutiner som gör det möjligt att identifiera risker och upptäcka misstänkta aktiviteter.

Länsstyrelserna utövar tillsyn över bland annat redovisningsbyråer och kan granska hur verksamheten arbetar med kundkännedom, riskbedömningar och dokumentation. Brister kan leda till sanktioner och andra åtgärder.

Vad måste en redovisningsbyrå göra enligt penningtvättslagen?

En redovisningsbyrå har ett antal grundläggande skyldigheter för att uppfylla lagens krav.

1. Upprätta en allmän riskbedömning

Byrån ska analysera vilka risker för penningtvätt och finansiering av terrorism som finns i den egna verksamheten. Den allmänna riskbedömningen fungerar som grund för byråns rutiner och arbetssätt.

2. Känna sin kund (KYC)

Kundkännedom är en central del av regelverket. Det innebär bland annat att identifiera kunden, förstå verksamhetens syfte och bedöma risken för att kunden kan utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism.

3. Identifiera verklig huvudman

Byrån behöver kartlägga vem som ytterst äger eller kontrollerar verksamheten. Detta gäller både vid nya kundrelationer och när förhållandena förändras.

4. Genomföra riskbedömningar

Varje kund och uppdrag ska bedömas utifrån ett riskbaserat perspektiv. Högre risk kräver mer omfattande kontroller och uppföljning.

5. Övervaka kundrelationer löpande

Kundkännedom är inte en engångsinsats. Informationen ska hållas uppdaterad och riskbedömningen omprövas när något förändras. Exempel kan vara nya ägare, förändrad verksamhet eller nya affärsupplägg.

6. Rapportera misstankar

Om det finns misstanke om penningtvätt eller finansiering av terrorism har byrån skyldighet att rapportera detta till Finanspolisen.

7. Dokumentera arbetet

Genomförda kontroller, bedömningar och åtgärder ska dokumenteras och sparas enligt gällande regler. God dokumentation är avgörande vid en tillsyn eller granskning.

Vad innebär kundkännedom (KYC)?

KYC står för ”Know Your Customer”. På svenska kallar vi det kundkännedom.

Syftet är att byrån ska förstå:

• Vem kunden är
• Vem som är verklig huvudman
• Vad verksamheten sysslar med
• Var pengarna kommer från
• Vilken risk kunden innebär

God kundkännedom är grunden för allt AML-arbete. Ju bättre förståelse byrån har för sina kunder, desto lättare blir det att upptäcka avvikande beteenden och potentiella risker.

När måste kundkännedom genomföras?

Kundkännedom krävs bland annat:

• När en ny kundrelation inleds
• När kundens verksamhet förändras väsentligt
• När verklig huvudman ändras
• När riskprofilen förändras
• När det uppstår misstankar eller avvikande omständigheter

Dessutom ska kundinformationen hållas uppdaterad under hela kundrelationen.

Här kan du läsa en mer utförlig artikel om kundkännedom (KYC).

Vad är en verklig huvudman?

Vanliga utmaningar för redovisningsbyråer

Många byråer upplever att AML-arbetet är svårt av följande skäl:

• Mycket manuell administration
• Dokumentation i flera system
• Svårt att hålla kunduppgifter uppdaterade
• Osäkerhet kring riskbedömningar
• Brist på tid och resurser

Enligt vår erfarenhet är just manuellt arbete, dokumentinsamling och fragmenterade system några av de vanligaste problemen för byråerna.

Hur kan AML-arbetet automatiseras?

På den svenska marknaden finns ett antal digitala verktyg som förenklar arbetet med kundkännedom och regelefterlevnad.

Exempel på funktioner som ofta efterfrågas är:

• Identifiering med BankID
• Kontroll av verklig huvudman
• PEP- och sanktionsscreening
• Riskbedömningar
• Automatisk dokumentation
• Löpande övervakning av kundförändringar

I vår kommunikation med redovisningsbyråer lyfts särskilt digitala arbetsflöden, integrationer med externa register och automatiserad dokumentation fram som viktiga delar för att minska administrationen och förenkla efterlevnaden.

Läs mer: AML-system för redovisningsbyråer – så väljer du rätt.

Checklista för redovisningsbyråer

För att uppfylla penningtvättslagens krav bör du säkerställa att byrån:

• Har en aktuell allmän riskbedömning
• Har dokumenterade AML-rutiner
• Genomför kundkännedom på samtliga kunder
• Identifierar verkliga huvudmän
• Genomför riskbedömningar av kunder och uppdrag
• Genomför PEP- och sanktionskontroller
• Följer upp kunder löpande
• Utbildar personalen regelbundet
• Dokumenterar alla genomförda åtgärder
• Har rutiner för rapportering till Finanspolisen vid misstanke om penningtvätt

Tillsyn från länsstyrelsen – detta granskas

Därför väljer många redovisningsbyråer ett KYC-verktyg

Många av kraven i penningtvättslagen kan hanteras manuellt, men i takt med att kundstocken växer blir det ofta tidskrävande att hålla riskbedömningar, kundkännedom, PEP-kontroller och dokumentation uppdaterade. Därför väljer många redovisningsbyråer att använda ett specialiserat AML-system som samlar hela processen i ett digitalt arbetsflöde.