Reglerna om kundkännedom innebär bland annat att redovisningsbyrån ska identifiera var och en av sina kunder och ta reda på tillräckligt mycket om dem för att kunna bedöma och hantera de risker som varje kund innebär. Syftet med informationen är ge byrån underlag för att bedöma risken som kan förknippas med kunden.

Om kundkännedomen är otillräcklig får byrån inte engagera sig i en kundförbindelse eller utföra ett uppdrag. Det finns ett undantag ifall kunden vänder sig till byrån för att få hjälp i en rättsprocess.

Som verksamhetsutövare ska du upprätta rutiner och riktlinjer för företagets kundkännedomsåtgärder. Av dina rutiner och riktlinjer ska det framgå när, hur och vilka åtgärder som ska vidtas.

När måste kundkännedom genomföras?

Kundkännedom måste genomföras när en ny kundrelation inleds. Syftet är att förstå vem kunden är, vem som är verklig huvudman, hur verksamheten ser ut och vilken risk för penningtvätt eller finansiering av terrorism som kan vara förknippad med kundrelationen.

Kundkännedomen behöver även uppdateras om kundens verksamhet förändras, om ägarförhållandena ändras, om riskprofilen förändras eller om det uppstår omständigheter som ger anledning till förnyad granskning. Kundkännedom är därför inte en engångsåtgärd.

Vem räknas som kund?

En kund är en fysisk eller juridisk person som byrån har en affärsrelation med och som när den etableras förväntas ha en viss varaktighet, som exempelvis ett redovisningsuppdrag. Även person med vilken affärsförbindelsen ännu inte har påbörjats, men är på gång, räknas som en kund.

Utan tillräcklig kännedom om kunden får redovisningsbyrån inte etablera eller upprätta en kundrelation.

Läs också:
Penningtvättslagen för redovisningsbyråer
Verklig huvudman
Riskbedömning enligt penningtvättslagen
Så klarar din redovisningsbyrå en tillsyn enligt penningtvättslagen
AML-system för redovisningsbyråer

Åtgärder för kundkännedom

Förväntat beteende

Redovisningsbyrån ska bedöma hur kunden förväntas handla och agera inom ramen för uppdraget. En sådan bedömning är nödvändig för att det ska vara möjligt att upptäcka avvikelser från kundens förväntade beteende.

 Förenklade kundkännedomsåtgärder

Om risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism bedöms som låg, får förenklade kundkännedomsåtgärder användas.

Skärpta kundkännedomsåtgärder

Bedöms risken som hög ska skärpta kundkännedomsåtgärder användas. Det kan innebära att inhämta ytterligare information om kundens affärsverksamhet och kundens ekonomiska situation. Dessutom ska det mera noggrant undersökas varifrån kundens pengar kommer.

Åtgärder för kundkännedom

Kundkännedom innebär följande:

  • Identifiering och kontroll av kundens identitet.
  • Behörighetskontroll av personer som uppger sig företräda kunden.
  • Identifiering och identitetskontroll av företrädaren.
  • Utredning av om kunden har en verklig huvudman.
  • Utredning av behov av att utse en så kallad alternativ verklig huvudman.
  • Kontroll av den verkliga respektive den alternativa verkliga huvudmannens identitet.
  • Bedömning av om kunden, kundens företrädare eller kundens verkliga huvudman är en person i politiskt utsatt ställning (PEP).
  • Bedömning av om kunden, kundens företrädare eller kundens verkliga huvudman är en närstående eller en känd medarbetare till en PEP (person i utsatt politisk ställning).
  • Information om affärsförbindelsens syfte och art.
  • Fortlöpande uppföljning av affärsförbindelsen.
  • Anpassade åtgärder när kundrelationen är förknippad med låg eller hög risk.

Rutinerna och riktlinjerna om kundkännedom ska också omfatta följande:

  • Dokumentationen av de vidtagna åtgärderna
  • Åtgärder som behöver vidtas om tillräcklig kundkännedom inte lyckas uppnås

Du ska kontrollera kundens identitet när det gäller följande:

  • Namn
  • Adress
  • Person eller samordningsnummer
  • Organisationsnummer (gäller juridiska personer) Identifikationen kan också göras elektroniskt.
Behörighetskontroll

När det gäller en juridisk person ska du kontrollera att personen är behörig särskild firmatecknare eller enda styrelseledamot eller har fullmakt.

Hur ofta måste kundkännedomen uppdateras?

Kundkännedomen ska inte uppdateras enligt ett fast intervall, utan när det finns anledning att se över kundens uppgifter eller riskprofil. Enligt penningtvättslagen ska kundkännedomen hållas aktuell under hela affärsrelationen. Om kundens verksamhet förändras, en ny verklig huvudman tillkommer eller risknivån förändras behöver kundkännedomen uppdateras.

Vad händer om kundkännedom saknas?

Om en redovisningsbyrå inte kan uppnå tillräcklig kundkännedom får den som huvudregel inte inleda eller fortsätta en affärsförbindelse med kunden. Penningtvättslagen kräver att byrån vet vem kunden är, förstår verksamheten, utreder verklig huvudman och kan bedöma risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism.

Om kunden inte vill lämna de uppgifter som behövs, eller om byrån inte kan klarlägga ägar- och kontrollstrukturen, måste uppdraget normalt avböjas eller avslutas. Detsamma gäller om det inte går att identifiera en verklig eller alternativ verklig huvudman eller om kundkännedomen inte är tillräcklig för att hantera den risk som kundrelationen innebär.

Bristande kundkännedom kan även få konsekvenser vid en penningtvättstillsyn. Länsstyrelsen granskar inte bara att kundkännedomsåtgärder har genomförts, utan också hur de har utförts och dokumenterats. Om dokumentationen är otillräcklig eller saknas kan det leda till förelägganden eller sanktionsavgifter.

Redovisningskonsulter m fl som måste arbeta med kundkännedom

Kundkännedom är en väsentlig del i penningtvättslagen. Vill du förstå hur kundkännedom passar in i det större arbetet med efterlevnad av penningtvättsregelverket? Läs vår guide till penningtvättslagen för redovisningsbyråer.