Reglerna om kundkännedom innebär bland annat att redovisningsbyrån ska identifiera var och en av sina kunder och ta reda på tillräckligt mycket om dem för att kunna bedöma och hantera de risker som varje kund innebär. Syftet med informationen är ge byrån underlag för att bedöma risken som kan förknippas med kunden.

Om kundkännedomen är otillräcklig får byrån inte engagera sig i en kundförbindelse eller utföra ett uppdrag. Det finns ett undantag ifall kunden vänder sig till byrån för att få hjälp i en rättsprocess.

Som verksamhetsutövare ska du upprätta rutiner och riktlinjer för företagets kundkännedomsåtgärder. Av dina rutiner och riktlinjer ska det framgå när, hur och vilka kundkännedomsåtgärder som ska vidtas.

När kundkännedomsåtgärder ska vidtas

Kundkännedomsåtgärder ska vidtas:

  • Innan du ingår en affärsförbindelse med en kund.
  • Löpande och vid behov för att se till att din kundkännedom är aktuell och tillräcklig för att hantera den bedömda risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism i affärsförbindelsen.
  • Innan du utför enstaka transaktioner när beloppet uppgår till motsvarande 15 000 euro (ca 150 000 kr) eller mer . Kravet blir också aktuellt om du inser eller borde inse att det finns ett sam band mellan flera transaktioner på mindre belopp som tillsammans uppgår till motsvarande 15 000 euro eller mer. Så stora belopp blir det sällan fråga om för en redovisningsbyrå.
Vem räknas som kund?

En kund är en fysisk eller juridisk person som byrån har en affärs relation med och som när den etableras förväntas ha en viss varaktighet, som exempelvis ett redovisningsuppdrag. Även person med vilken affärsförbindelsen ännu inte har påbörjats, men är på gång, räknas som en kund.

Utan tillräcklig kännedom om kunden får redovisningsbyrån inte etablera eller upprätta en kundrelation.

Åtgärder för kundkännedom

Förväntat beteende

Redovisningsbyrån ska också bedöma hur kunden förväntas handla och agera inom ramen för uppdraget. En sådan bedömning är nödvändig för att det ska vara möjligt att upptäcka avvikelser från kundens förväntade beteende.

 Förenklade kundkännedomsåtgärder

Om risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism bedöms som låg, får förenklade kundkännedomsåtgärder användas.

Skärpta kundkännedomsåtgärder

Bedöms risken som hög ska skärpta kundkännedomsåtgärder användas. Det kan innebära att inhämta ytterligare information om kundens affärsverksamhet och kundens ekonomiska situation. Dessutom ska det mera noggrant undersökas varifrån kundens pengar kommer.

Åtgärder för kundkännedom

Kundkännedom innebär följande:

  • Identifiering och kontroll av kundens identitet.
  • Behörighetskontroll av personer som uppger sig företräda kunden.
  • Identifiering och identitetskontroll av företrädaren.
  • Utredning av om kunden har en verklig huvudman.
  • Utredning av behov av att utse en så kallad alternativ verklig huvudman.
  • Kontroll av den verkliga respektive den alternativa verkliga huvudmannens identitet.
  • Bedömning av om kunden, kundens företrädare eller kundens verkliga huvudman är en person i politiskt utsatt ställning (PEP).
  • Bedömning av om kunden, kundens företrädare eller kundens verkliga huvudman är en närstående eller en känd medarbetare till en PEP (person i utsatt politisk ställning).
  • Information om affärsförbindelsens syfte och art.
  • Fortlöpande uppföljning av affärsförbindelsen.
  • Anpassade åtgärder när kundrelationen är förknippad med låg eller hög risk.

Rutinerna och riktlinjerna om kundkännedom ska också omfatta följande:

  • Dokumentationen av de vidtagna åtgärderna
  • Åtgärder som behöver vidtas om tillräcklig kundkännedom inte lyckas uppnås

Du ska kontrollera kundens identitet när det gäller följande:

  • Namn
  • Adress
  • Person eller samordningsnummer
  • Organisationsnummer (gäller juridiska personer) Identifikationen kan också göras elektroniskt.
Behörighetskontroll

När det gäller en juridisk person ska du kontrollera att personen är behörig särskild firmatecknare eller enda styrelseledamot eller har fullmakt.

Redovisningskonsulter m fl som måste arbeta med kundkännedom

Kundkännedom är en väsentlig del i penningtvättslagen. Vill du förstå hur kundkännedom passar in i det större arbetet med efterlevnad av penningtvättsregelverket? Läs vår guide till penningtvättslagen för redovisningsbyråer.