Riskbedömning är själva grunden i arbetet mot penningtvätt. Många redovisningsbyråer oroar sig för vad som händer om länsstyrelsen genomför en tillsyn enligt penningtvättslagen. Men det är inte alltid själva regelverket som ställer till problem. Ofta handlar det om att byrån inte kan visa hur arbetet faktiskt bedrivs i praktiken.

Den kanske vanligaste missuppfattningen är att länsstyrelsen vill kontrollera att inga kunder ägnar sig åt penningtvätt. Så är det inte. Fokus ligger istället på hur redovisningsbyrån arbetar för att förhindra att verksamheten utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism.

Vad granskar länsstyrelsen?

Vid en tillsyn begär länsstyrelsen vanligtvis in dokumentation som visar hur byrån arbetar med sitt AML-arbete. Bland annat granskas:

  • den allmänna riskbedömningen
  • kundernas riskprofiler
  • rutiner för kundkännedom (KYC)
  • processer för rapportering till Finanspolisen
  • interna rutiner och ansvarsfördelning
  • utbildning och kompetensutveckling
  • dokumentation av genomförda kontroller.

Det räcker inte att bevisa att rutiner finns. Byrån behöver kunna visa hur de används och hur de har anpassats till verksamhetens risker.

Läs också:
Penningtvättslagen för redovisningsbyråer
Kundkännedom (KYC)
Verklig huvudman
Riskbedömning enligt penningtvättslagen
AML-system för redovisningsbyråer

Den allmänna riskbedömningen är central

En av de första handlingarna som brukar efterfrågas är den allmänna riskbedömningen.

Länsstyrelsen vill se hur byrån har analyserat risken för att verksamheten kan utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Bedömningen ska vara dokumenterad, uppdaterad och anpassad till verksamhetens storlek, kunder och tjänster.

Dessutom behöver byrån kunna beskriva hur ofta riskbedömningen ses över och när den senast uppdaterades.

Kundkännedom måste kunna visas upp

Länsstyrelsen kan även begära exempel på genomförda kundkännedomsåtgärder.

Det kan handla om dokumentation som visar:

  • hur kunden identifierats
  • hur verklig huvudman har kontrollerats
  • hur kundens riskprofil har bedömts
  • affärsförbindelsens syfte och art
  • kontroller av PEP och högriskländer.

I vissa fall kan myndigheten vilja att du plockar fram underlag för byråns största kunder för att säkerställa att kundkännedomen är tillräcklig.

Dokumentera hur, inte bara att

Många brister som upptäcks vid tillsyn handlar om dokumentation.

Att kunna visa att en kontroll har genomförts är inte alltid tillräckligt. Länsstyrelsen vill också förstå hur bedömningen gjordes och vilka överväganden som låg bakom. Kryssrutor och standardmallar räcker sällan om de inte kompletteras med verksamhetsanpassade resonemang.

Vad händer om brister upptäcks?

Om länsstyrelsen bedömer att AML-arbetet inte uppfyller lagkraven kan myndigheten kräva rättelse. Det är också vanligt att man beslutar om relativt höga sanktionsavgifter för byrån. Myndigheten har dessutom möjlighet att förena förelägganden med vite och genomföra platsbesök hos verksamheten.

Så förbereder du dig inför en tillsyn

En väl förberedd redovisningsbyrå har:

  • en aktuell allmän riskbedömning
  • dokumenterade AML-rutiner
  • genomförda och dokumenterade kundkännedomsåtgärder
  • en tydlig ansvarsfördelning
  • återkommande utbildning inom penningtvättsområdet.

Du som kan visa hur AML-arbetet bedrivs har ofta betydligt lättare att hantera en tillsyn än den som enbart kan visa att dokument finns. Det är skillnaden mellan att ha ett regelverk i en pärm och att faktiskt arbeta riskbaserat i vardagen.