Att uppfylla penningtvättslagens krav innebär mycket mer än att bara samla in uppgifter om kunderna. Redovisningsbyråer behöver arbeta med kundkännedom, riskbedömningar, kontroll av verklig huvudman, PEP- och sanktionskontroller samt löpande uppföljning.
När kundstocken växer blir det ofta svårt att hantera allt detta manuellt. Därför väljer många redovisningsbyråer att använda ett AML-system eller KYC-system som stöd för arbetet med regelefterlevnad.
Vad är ett AML-system?
AML står för Anti-Money Laundering och omfattar de processer och kontroller som används för att motverka penningtvätt och finansiering av terrorism.
Ett AML-system hjälper verksamheten att:
- genomföra kundkännedom (KYC)
- göra riskbedömningar
- identifiera verkliga huvudmän
- utföra PEP- och sanktionskontroller
- dokumentera genomförda åtgärder
- följa upp kundrelationer över tid
Syftet är att skapa ett mer strukturerat och effektivt arbetssätt samtidigt som kraven i penningtvättslagen uppfylls.
Vad är ett KYC-system?
KYC står för Know Your Customer eller kundkännedom.
Begreppet används ibland som synonym till AML-system, men egentligen är KYC en del av AML-arbetet. Ett KYC-system fokuserar främst på att identifiera kunder, förstå kundrelationen och bedöma risknivån.
I praktiken innehåller de flesta AML-system även funktioner för KYC.
Funktioner att leta efter i ett AML-system
Alla AML-system är inte likadana. När du jämför olika lösningar kan det vara bra att titta på följande områden.
Kundkännedom (KYC)
Systemet bör ge stöd för att samla in, verifiera och dokumentera kunduppgifter på ett strukturerat sätt.
Riskbedömningar
Det ska vara enkelt att genomföra och dokumentera både allmänna och individuella riskbedömningar.
Kontroll av verklig huvudman
Möjligheten att identifiera och dokumentera verkliga huvudmän är en central funktion för många redovisningsbyråer.
PEP- och sanktionskontroller
Automatiska kontroller mot relevanta register kan minska risken för manuella fel och spara tid.
Dokumentation
En viktig del av AML-arbetet är att kunna visa hur kontroller och bedömningar har genomförts. Dokumentationen behöver därför vara enkel att spara och följa upp.
Löpande uppföljning
Även efter att kunden har godkänts behöver kundkännedomen hållas uppdaterad. Ett bra system hjälper till att fånga upp förändringar över tid.
När räcker inte Excel längre?
Många mindre byråer börjar med manuella processer och dokumentation i Excel eller Word.
Det kan fungera under en period, men när antalet kunder växer blir det ofta svårare att:
- hålla dokumentationen uppdaterad
- följa upp riskbedömningar
- spåra genomförda kontroller
- säkerställa enhetliga arbetssätt
- förbereda sig inför en tillsyn
Då väljer många byråer att samla AML-arbetet i ett dedikerat system.
Lundify Compliance – stöd för KYC och AML
Lundify Compliance är ett heltäckande verktyg för redovisningsbyråer som vill arbeta effektivt med kundkännedom, riskbedömningar och penningtvättskontroller. Systemet ger stöd för hela processen, från identifiering och kontroll av verklig huvudman till dokumentation och uppföljning. Lösningen används av fler än 11 000 användare och innehåller stöd för bland annat kundkännedom, riskbedömningar, PEP-kontroller, sanktionskontroller och digital dokumentation.
Vanliga frågor om AML-system
Behöver en redovisningsbyrå ett AML-system?
Nej, lagen kräver inte att du använder ett specifikt system. Däremot behöver du kunna visa att arbetet med kundkännedom, riskbedömningar och dokumentation uppfyller lagens krav.
Vad är skillnaden mellan AML och KYC?
KYC handlar om kundkännedom, medan AML omfattar hela arbetet mot penningtvätt och finansiering av terrorism.
Kan ett AML-system ersätta byråns ansvar?
Nej, ett system kan effektivisera arbetet, men ansvaret för riskbedömningar och regelefterlevnad ligger alltid kvar hos verksamheten.
Läs också:
Penningtvättslagen för redovisningsbyråer
Kundkännedom (KYC)
Verklig huvudman
Riskbedömning enligt penningtvättslagen
Så klarar din redovisningsbyrå en tillsyn enligt penningtvättslagen
