Als je liever met je handen werkt dan achter een bureau, moet de administratie zo makkelijk mogelijk gaan. Gelukkig krijgt ondernemer Stefan Kuijpers daarbij hulp van zijn vader Siem én van KING Finance. Dat zorgt voor minder zoekwerk, snellere aangiftes en eindelijk grip op het groeiende bouwbedrijf. 

Groeiend bedrijf, groeiende administratie  

Stefan Kuijpers bouwde zijn bedrijf Kuypers te Assendelft in 19 jaar uit van een handjevol gereedschap tot een bedrijf met diverse machines en eigen onroerend goed. Maar met al het onroerend goed, wisselende investeringen en bedrijfsactiviteiten werd de financiële administratie er niet makkelijker op. Stefans vader Siem Kuijpers werkte jarenlang op een accountantskantoor en springt bij: “Administratie is niet zijn ding. En als je bedrijf zo in beweging is, werken papieren administratie en Excel niet optimaal.”  

‘De bonnetjes lagen overal’ 

Het kostte voorheen veel tijd om alle documenten te verzamelen. Siem: “Als ik Stefan vroeg om facturen aan te leveren, duurde het soms dagen voor alles boven water was. De facturen en bonnetjes lagen in zijn bus, kraan, kantoor, overal. Je wist nooit zeker of alles er was. En als er iets ontbrak, begon het zoeken weer, waardoor de administratie altijd een beetje achterliep. Stefan vond het een rotwerk dus ik ging een oplossing zoeken.”  

Foto’s van facturen schelen veel tijd 

Siem had al ervaring met boekhoudpakketten en stelde zijn zoon KING Finance voor. “Ik zei: met dit systeem maak je een foto van je factuur en dan staat hij gelijk in je boekhouding. Dat vond hij wel wat dus toen heb ik alles opgezet, met hulp van onder meer de helpdesk van KING Finance. We zijn er allebei heel blij mee, want het scheelt ons veel tijd en werk.”  

Er gaat meer vanzelf 

Het meeste handmatige werk wordt nu overgenomen door automatische boekingsvoorstellen op basis van de geüploade facturen. Ook banktransacties worden gekoppeld aan openstaande facturen.  

Siem: “Zonder de juiste inrichting en discipline komt er rommel uit, dus je moet wel blijven opletten en controleren. De kolommenbalans en bankafschriften bijvoorbeeld. Je ziet snel wat er ontbreekt en wat nog gekoppeld moet worden. Daardoor gaan zaken als het boeken van inkoop- en verkoopfacturen en btw-aangiftes veel efficiënter dan vroeger.” 

‘De helpdesk krijgt van mij een 10’ 

Een grote rol in het succes speelt de helpdesk van KING Finance. Siem is er helder over: “In mijn 40 jaar dat ik op accountantskantoren werkte, heb ik heel wat helpdesks geraadpleegd en deze springt boven alles uit. Ze krijgen van mij een 10. Je kunt ze snel bereiken en ze zijn ook gemotiveerd. Ze helpen je echt!” 

Altijd grip op de administratie 

Stefans bedrijf blijft groeien en zijn vader denkt alvast vooruit. “Ik kan dit niet voor altijd blijven doen, maar ik wil het wel goed achterlaten. Het systeem staat nu. Ik noteer de oplossingen die ik krijg, zodat ik ze de volgende keer zelf kan toepassen en steeds meer taken kan automatiseren. Met die helpdesk op de achtergrond kan er eigenlijk niks misgaan. Dat voelt prettig.” 

Ook klaar met facturen zoeken en overtypen? 

Probeer KING Finance 30 dagen gratis en ontdek hoe eenvoudig jouw administratie kan zijn. Na 30 dagen stopt het vanzelf.