Wist jij al dat de vrije ruimte in de werkkostenregeling op 31 december vervalt? Alles wat je niet gebruikt hebt neem je niet mee naar het nieuwe jaar. Zonde om het niet te gebruiken. Maar om te bepalen wat je nog kunt besteden, moet je eerst weten hoeveel ruimte er over is. Met deze vijf stappen bereken je je totale vrije ruimte, breng je eerdere uitgaven in kaart, controleer je welke kosten niet meetellen, kiest hoe je het resterende bedrag inzet én leg je alles op tijd vast. Zo weet je precies waar je staat en kun je vóór 31 december weloverwogen gebruikmaken van de ruimte die nog over is.
Maar eerst: wat is de vrije ruimte?
De vrije ruimte is het bedrag dat je als werkgever onbelast mag besteden aan extraatjes voor je personeel. Denk aan een kerstpakket, een cadeaubon of een sportabonnement.
In 2026 bedraagt de vrije ruimte 2,00% van je fiscale loonsom tot en met € 400.000. Over het deel daarboven is het 1,18%.
Laat je die ruimte liggen, dan benut je niet alle fiscale mogelijkheden om iets extra’s voor je team te doen. Zonde, want het is één van de weinige manieren om je personeel iets extra’s te geven zonder dat daar loonbelasting over betaald hoeft te worden.
Wil je meer weten over de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling? Lees dan dan blog: De werkkostenregeling (WKR): wat zijn precies de regels?
Nu je weet wat de vrije ruimte is en waarom het zonde is om die onbenut te laten, kun je aan de slag met de berekening.
Stap 1: Bereken hoeveel vrije ruimte je dit jaar hebt
Je vrije ruimte reken je uit over je fiscale loonsom van het hele jaar. Dat betekent dat je ook de lonen meetelt die je in november en december nog uitbetaalt. Neem dus niet alleen wat je tot nu toe hebt betaald, maar maak een inschatting van je totale loonsom over 2026.
Een voorbeeld. Je hebt acht medewerkers en je fiscale loonsom over 2026 komt naar verwachting uit op €350.000. Je vrije ruimte is dan 2% van €350.000, oftewel €7.000.
Heb je een groter team, met een loonsom van € 500.000? Dan reken je in twee delen: 2% over de eerste €400.000 is €8.000, plus 1,18% over de resterende €100.000 is €1.180. Samen heb je dan €9.180 vrije ruimte.
Stap 2: Breng in kaart wat je al hebt uitgegeven
Nu weet je hoeveel vrije ruimte je in totaal hebt. Breng vervolgens in kaart hoeveel je daarvan al hebt gebruikt. Tel alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen op die je dit jaar als eindheffingsloon in de vrije ruimte hebt aangewezen. Denk bijvoorbeeld aan een personeelsuitje buiten de deur, cadeaubonnen bij een verjaardag of jubileum, een bijdrage aan een sportabonnement of een fiets van de zaak.
Stel dat je in het voorbeeld van € 7.000 al € 5.200 hebt besteed aan een zomeruitje en een paar verjaardagscadeaus. Dan heb je nog € 1.800 over voor de laatste maanden van het jaar.
Hoe makkelijk deze stap is, hangt af van je administratie. Werk je met KING Finance? Dan draai je het rapport ‘Werkkostenregeling’. Daarin zie je per dossiercode welke kosten belast en vrijgesteld zijn, en hoeveel vrije ruimte je nog beschikbaar hebt.
Meer weten over de WKR en KING Finance? Lees dan verder in onze blog: Grip krijgen op de werkkostenregeling (WKR): zo doe je dat eenvoudig in KING Finance.
Stap 3: Haal eruit wat er niet in hoort
Hier valt vaak winst te halen. Veel ondernemers rekenen kosten mee die helemaal niet van de vrije ruimte afgaan. Daardoor lijkt je budget kleiner dan het werkelijk is.
Er zijn namelijk twee groepen kosten die je onbelast mag vergoeden zonder dat ze je vrije ruimte aantasten:
De gerichte vrijstellingen
Zakelijke kosten zoals reiskosten, cursussen en vakliteratuur, overnachtingen tijdens dienstreizen en een thuiswerkvergoeding.
De nihilwaarderingen
Voorzieningen op de werkplek zoals je bureau, werkkleding en koffie, thee of fruit op kantoor.
Wij raden daarom aan om eerst te checken of een vergoeding onder een vrijstelling valt. Zo houd je meer vrije ruimte over voor andere extra’s, zoals een kerstpakket.
Let op één actuele wijziging. In mei 2026 is de onbelaste kilometervergoeding verhoogd van € 0,23 naar € 0,25 per kilometer. Je mag die verhoging met terugwerkende kracht aan je werknemers vergoeden. Ook dat gaat niet ten koste van je vrije ruimte, zolang je binnen de norm blijft.
Stap 4: Kies wat je nog kunt inzetten vóór de jaarwisseling
Nu weet je precies hoeveel ruimte je over hebt. Tijd om te kiezen. Je kunt de vrije ruimte op drie manieren gebruiken: je geeft geld, je geeft een cadeau of je leent iets uit.
In de praktijk kiezen veel ondernemers aan het eind van het jaar voor een kerstpakket of een cadeaubon. Maar je kunt ook denken aan een bijdrage voor een sportabonnement of een fiets van de zaak. Een bonus in geld kan ook. Je mag een bonus aanwijzen als eindheffingsloon, zodat hij in de vrije ruimte valt.
Er geldt wel één belangrijke grens: de gebruikelijkheidstoets. De vergoeding of verstrekking mag niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. De Belastingdienst beschouwt vergoedingen en verstrekkingen tot in totaal € 2.400 per persoon per jaar doorgaans als gebruikelijk. Maar let op, doorgaans betekent niet standaard. Sta zelf regelmatig stil om na te gaan of het inderdaad redelijk is.
Er is één vaste uitzondering. Voor stagiairs en werknemers met een loon onder het minimumloon is het niet redelijk om € 2.400 als eindheffingsloon aan te wijzen. Je kunt dus geen deel van hun gewone loon omzetten in een onbelaste vergoeding.
Terug naar het voorbeeld. Met € 1.800 resterende ruimte en acht medewerkers kun je iedereen een kerstpakket of cadeaubon van € 225 geven. Als je geen andere vergoedingen of verstrekkingen meer in de vrije ruimte onderbrengt, benut je daarmee het resterende bedrag volledig.
Stap 5: Wijs het aan vóórdat je het geeft
Dit is de stap die het vaakst misgaat, terwijl hij eigenlijk heel eenvoudig is. Wil je een vergoeding onbelast in de vrije ruimte onderbrengen, dan moet je hem als eindheffingsloon aanwijzen. En dat moet vóór het moment van geven.
Hoe doe je dat? Je hoeft er geen ingewikkeld formulier voor in te vullen. Een e-mail aan je werknemer volstaat vaak al, net als een vermelding in je personeelshandboek of in de cao. Het belangrijke is dat je het op tijd vastlegt.
Wat gebeurt er als je het vergeet? Dan ziet de Belastingdienst de vergoeding als gewoon loon en moet er alsnog belasting over worden betaald. Achteraf repareren kan dus niet.
Praktisch betekent dit: stuur je personeel een korte mail voordat je de kerstpakketten uitdeelt of de bonus overmaakt. Vermeld daarin dat je de vergoeding aanwijst als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Bewaar die mail in je administratie. Klaar.
Ga je over je vrije ruimte heen? Dit kost het je
Soms kom je er bij het rekenen achter dat je al over je vrije ruimte heen bent. Of je besluit bewust om iets meer te geven. Dat mag, maar het kost wel geld. Over het bedrag boven je vrije ruimte betaal je als werkgever 80% eindheffing.
Een rekenvoorbeeld: ga je € 1.000 over je vrije ruimte heen, dan betaal je € 800 eindheffing. Je werknemer merkt daar niets van, want de eindheffing komt voor jouw rekening.
Er zijn wel twee kleine meevallers. Over die eindheffing betaal je geen premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen of werkgeversheffing Zvw. En je hoeft hem niet meteen af te rekenen. Je geeft de eindheffing uiterlijk aan bij de aangifte loonheffingen over het tweede tijdvak van het volgende kalenderjaar. Voor 2026 is dat dus begin 2027.
Twijfel je of overschrijden in jouw situatie verstandig is, of hoe je dat het beste aanpakt? Overleg dan met je boekhouder of accountant.
Vooruitkijken: zo begin je 2027 goed
Is 31 december voorbij, dan begint het verhaal opnieuw. Op 1 januari krijg je een nieuwe vrije ruimte, gebaseerd op je loonsom van 2027. Het slimste wat je kunt doen: begin in januari meteen met bijhouden. Zo hoef je volgend jaar niet in november te gaan rekenen.
Houd daarbij één ontwikkeling in de gaten. Het kabinet stelt voor om personeelskorting op producten uit je eigen bedrijf vanaf 1 januari 2027 niet meer standaard belastingvrij te maken. Nu kun je je personeel nog 20% korting geven tot maximaal € 500 per jaar zonder dat je daar loonbelasting over betaalt. Gaat het voorstel door, dan kan dat alleen nog via de vrije ruimte. Geef je personeelskorting? Dan gaat dat volgend jaar mogelijk van je vrije ruimte af. Let op: het voorstel moet op moment van schrijven nog door de Tweede en Eerste Kamer en kan dus nog veranderen
Twijfel je wat er in je vrije ruimte valt?
Je hebt nu alle stappen om je vrije ruimte vóór 31 december optimaal te benutten. Twijfel je bij een specifieke vergoeding of die in de vrije ruimte hoort, of onder een vrijstelling valt? Met onze WKR-cheatsheet zie je het in één oogopslag. Download de WKR-cheatsheet hier.