De werkkostenregeling, kortweg WKR, is sinds 2015 verplicht voor alle werkgevers. Toch blijft het voor velen een uitdaging om de juiste administratie bij te houden. Want wat is nu wel of niet belast? Hoe verwerk je personeelsfeestjes, opleidingskosten, reiskosten, parkeerbonnen of zelfs een zakelijke lunch? In deze blog leggen we je helder uit hoe je grip krijgt op de WKR én hoe je dit efficiënt kunt vastleggen in KING Finance.
Wat is de werkkostenregeling?
Laten we beginnen bij de basis. Alles wat jij als werkgever vergoedt of verstrekt aan werknemers, wordt in principe aangemerkt als loon. Maar gelukkig is er ruimte gecreëerd voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Dit noemen we de vrije ruimte.
De vrije ruimte wordt jaarlijks vastgesteld en ziet er als volgt uit:
2024: 1,92% tot €400.000.
2025: verhoogd naar 2%* tot €400.000.
Boven €400.000 blijft de vrije ruimte 1,18%.
Tip: Verwacht je de vrije ruimte in 2024 te overschrijden? Overweeg dan om bepaalde kosten uit te stellen tot 2025. Dit is alleen voordelig als je volgend jaar binnen de vrije ruimte blijft.
Welke kosten vallen binnen of buiten de vrije ruimte?
Als je als werkgever iets aan je werknemer vergoedt, zijn er vijf mogelijkheden. De vergoeding wordt gezien als:
- Intermediaire kosten;
- Een gerichte vrijstelling;
- Nihilwaardering;
- Kosten binnen de vrije ruimte (binnen 2 procent* van de fiscale loonsom tot en met €400.000, plus 1,18 procent van het restant van die loonsom);
- Kosten buiten de vrije ruimte (buiten 2 procent* van de fiscale loonsom tot en met €400.000, plus 1,18 procent van het restant van die loonsom).
*Op 14 nov 2024 is het percentage van 2% aangenomen door de Tweede Kamer. De Eerste Kamer moet nog een beslissing maken.
Tip: Met onze WKR-cheatsheet zie jij in één oogopslag wat er wel en niet binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling valt, download hem hier:
Efficiënt administreren in KING Finance
Nu dat je weet wat de WKR inhoud, is het ook belangrijk dat je het allemaal correct vastlegt. Hier zijn de stappen:
Gebruik dossiercodes
Binnen KING Finance werk je met dossiercodes. Deze codes geven direct aan of een kostenpost onder de WKR valt en in welke categorie (belast, vrijgesteld, intermediair, etc.). Dit zorgt voor overzicht en voorkomt fouten.
Koppel dossiercodes aan grootboekrekeningen
Bijvoorbeeld: voor opleidingskosten koppel je de grootboekrekening met de dossiercode ‘WKR vrijgesteld’. Zo weet KING Finance direct dat het om een gerichte vrijstelling gaat.
Leg financiële feiten vast
Of je nu werkt in het boekingsprogramma of met bankmutaties, dossiercodes kunnen eenvoudig gekoppeld worden. Stel, je betaalt een treinkaartje voor een werknemer: voeg dan via het boekingsprogramma de dossiercode ‘WKR vrijgesteld’ toe. Bij bankmutaties kun je automatisch kosten herkennen en koppelen aan de juiste dossiercode.
Rapporteer eenvoudig
Benieuwd naar je resterende vrije ruimte? In KING Finance genereer je snel het rapport ‘Werkkostenregeling’. Dit overzicht laat per dossiercode zien:
- Welke kosten belast zijn (bijvoorbeeld kerstpakketten).
- Welke kosten vrijgesteld zijn (zoals opleidingen of reiskosten).
- Hoeveel vrije ruimte je nog beschikbaar hebt.
Aan de slag!
Met slimme functies van KING Finance heb je altijd grip op je vrije ruimte en weet je precies welke kosten je waar plaatst. Twijfel je? Overleg dan altijd met je belastingadviseur om optimaal gebruik te maken van de regeling.
Ontdek alles over KING Finance op deze pagina of download hier meteen de KING Finance brochure.
Wil jij meer informatie over de WKR? Lees dan ook: De werkkostenregeling (WKR): wat zijn precies de regels? Liever alles in één overzicht? Download dan onze WKR-Cheatsheet.
