We snappen het helemaal. Jij bent bezig met klanten, projecten en groei – niet met stapels administratie. En toch ligt er elke week weer een berg bonnetjes, facturen en inkoopbewijzen op je te wachten. Zucht… Daar gáát je kostbare tijd. 

Maar wist je dat er een slimme manier is om dit soort administratief werk te automatiseren? Scan-en-herken software neemt je dit werk grotendeels uit handen. In deze blog leggen we je precies uit wat het is, hoe het werkt en waarom het een gamechanger is voor jouw onderneming. 

Wat is scan-en-herken software? En hoe werkt het?

Scan en herken is slimme software die jouw papieren en digitale documenten omzet naar gestructureerde data. Denk aan inkoopfacturen, bonnetjes of pakbonnen. Je scant of uploadt het document, en de software herkent automatisch belangrijke gegevens zoals: 

  • Leveranciersnaam; 
  • Factuurnummer; 
  • Factuurdatum; 
  • Btw-bedragen; 
  • Totaalbedragen. 

Vervolgens worden die gegevens direct klaargezet in je boekhoudpakket, zodat jij ze alleen nog hoeft te controleren en te boeken. Dat scheelt handwerk – en hoofdpijn. 

Dankzij slimme herkenningsalgoritmes en machine learning wordt de software steeds beter in het herkennen van veelgebruikte formats en leveranciers. Hoe vaker je het gebruikt, hoe sneller en preciezer het werkt. 

Waarom jij dit serieus moet nemen als ondernemer 

Je bespaart tijd

Hoeveel uur per maand ben jij kwijt aan het doorspitten, verzamelen, uitprinten en aanleveren van facturen en bonnetjes? Handmatig invoeren kost tijd. En ja, zelfs het langsbrengen bij je boekhouder of accountant is een verborgen tijdvreter. Met scan-en-herken is dat verleden tijd: je scant of mailt direct vanuit je workflow. De software doet de rest. Minder geregel, meer tijd voor ondernemen. 

Je verlaagt je kosten

Administratie is duur, zeker als je alles uitbesteedt. Hoe meer tijd jouw accountant kwijt is aan uitzoekwerk, hoe hoger de rekening. Door zelf slim voor te sorteren met scan-en-herken, verlaag je die kosten aanzienlijk. Jij levert digitaal aan, jouw boekhouder hoeft alleen nog maar te controleren. Efficiënt voor allebei. 

Geen gedoe meer met mappen, schoenendozen of losse mailtjes

Ben je nog steeds documenten aan het verzamelen in een map of het bekende ‘schoenendoos-systeem’? Of stuur je facturen los door per e-mail, hopend dat alles compleet is? Met scan-en-herken centraliseer je alles digitaal, direct gekoppeld aan je administratie. Geen zoekwerk meer, geen losse eindjes. 

Je administratie is altijd up-to-date

Facturen raken niet meer zoek, je hoeft niets meer op te sparen tot het eind van de maand of het kwartaal. Dankzij automatische verwerking loopt je administratie gelijk met de werkelijkheid. Dat geeft je rust, overzicht én grip op je cijfers – wanneer jij dat nodig hebt. Geen verrassingen meer, wel betere beslissingen. 

Betere samenwerking met je boekhouder

Je documenten zijn digitaal, goed leesbaar én netjes verwerkt. Daardoor kan jouw boekhouder sneller schakelen, advies geven en rapportages opstellen. Kortom: minder heen-en-weer gemail, meer snelheid in de samenwerking. 

Werkt naadloos met je boekhoudpakket

De meeste scan-en-herken software is tegenwoordig eenvoudig te koppelen aan gangbare boekhoudpakketten. Zo belanden alle gegevens automatisch op de juiste plek in je administratie, zonder handmatig gedoe of dubbele invoer. 

Van stress naar overzicht: dit is slim ondernemen 

Scan en herken software is geen luxe. Het is een slimme zet om je administratie sneller, veiliger én efficiënter te maken. Jij hebt wel wat beters te doen dan facturen overtypen.  

Maak kennis met Factuur2KING 

Wil jij direct profiteren van de voordelen van scan-en-herken? Ontdek dan Factuur2KING – onze eigen oplossing waarmee je eenvoudig facturen digitaliseert, herkent en verwerkt. Snel en volledig geïntegreerd met je administratie.