De kerstborrel staat in de agenda en de uitnodigingen zijn de deur uit. Maar wat kost dat feest je eigenlijk fiscaal? Dat hangt vooral af van waar je het houdt. Een kerstborrel raakt drie belastingen tegelijk: de loonheffing, je winstbelasting en de btw. In deze blog lees je per belasting wat wel en niet aftrekbaar is en waarom hetzelfde feest op kantoor je vaak minder kost dan in een restaurant.

Kerstborrel op kantoor of in een restaurant: zo werkt de WKR

Voor de loonheffing is de locatie het belangrijkste. Organiseer je de kerstborrel op je eigen werkplek, zoals je kantoor, kantine of bedrijfshal? Dan geldt voor de kosten van het feest de nihilwaardering. Dat geldt ook voor de deelname van partners en voor een optreden van een artiest of dj op de werkplek. Die kosten gaan dus niet van je vrije ruimte af.

Wil je eerst meer lezen over de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling? Lees dan onze blog: De werkkostenregeling (WKR): wat zijn precies de regels?

Serveer je op kantoor ook een maaltijd, bijvoorbeeld een kerstbuffet? Dan reken je per maaltijd een vast normbedrag. In 2026 is dat € 4,05 per maaltijd. Dat normbedrag geldt ook voor maaltijden tijdens personeelsfeesten op de bedrijfslocatie. Dat bedrag tel je bij het loon, of je wijst het aan als eindheffingsloon in je vrije ruimte.

Kies je voor een restaurant, zaal of andere externe locatie? Dan verandert het plaatje flink. Alle kosten van het feest zijn dan belastbaar loon voor je werknemers, inclusief de kosten voor hun partners. Het normbedrag voor maaltijden en de nihilwaardering voor consumpties gelden buiten de werkplek niet en je rekent met de factuur inclusief btw.

Wil je niet dat je personeel belasting betaalt over het feest? Dan wijs je de kosten aan als eindheffingsloon in je vrije ruimte. Ga je over je vrije ruimte heen, dan betaal je over het overige gedeelte 80% eindheffing.

Hoeveel vrije ruimte je nog hebt en hoe je die op tijd aanwijst, lees je in onze blog: Vrije ruimte WKR 2026: zo benut je hem nog vóór 31 december.

Rekenvoorbeeld: hetzelfde kerstfeest, twee locaties

Hoe groot kan het verschil tussen kantoor en restaurant in de praktijk nou eigenlijk zijn? We laten het zien met een vereenvoudigd voorbeeld.

Let op! Bjorn Lunden is geen belastingadviseur of accountant. Dit voorbeeld is bedoeld om het principe uit te leggen, niet als advies voor jouw situatie. Hoe het voor jouw bedrijf uitpakt, hangt af van de details. Laat je boekhouder of accountant daarom altijd meekijken voordat je iets aanwijst of boekt.

Waar we in dit voorbeeld van uitgaan

  • Je geeft een kerstborrel voor 20 medewerkers, zonder partners.
  • Je besteedt in totaal € 1.000 aan eten en drinken, inclusief btw.
  • Het eten is een buffet. Dat telt fiscaal als een maaltijd.
  • Je wijst de kosten aan als eindheffingsloon in je vrije ruimte en doet dat vóórdat je het feest geeft.
  • Het feest valt binnen wat gebruikelijk is en je hebt nog genoeg vrije ruimte over.

Scenario 1: kerstborrel op kantoor

Op je eigen werkplek gelden gunstigere regels. Drankjes en losse borrelhapjes zijn consumpties. Voor consumpties op de werkplek die geen maaltijd zijn, geldt een nihilwaardering. Ze gaan dus niet van je vrije ruimte af. Dat geldt ook voor consumpties tijdens personeelsfeesten op de werkplek.

Voor het buffet ligt dat anders. Een buffet is een maaltijd en daarvoor rekent de Belastingdienst niet met de werkelijke kosten maar met een vast normbedrag. In 2026 is dat € 4,05 per maaltijd. Dat normbedrag geldt ook voor maaltijden tijdens personeelsfeesten op de bedrijfslocatie.

In dit voorbeeld kom je dan uit op 20 × € 4,05 = € 81. Dat bedrag wijs je aan als eindheffingsloon. Alleen die € 81 gaat dan van je vrije ruimte af, ook al heeft het feest € 1.000 gekost.

Scenario 2: dezelfde kerstborrel in een restaurant

Organiseer je precies hetzelfde feest in een restaurant of externe zaal? Dan vervallen deze voordelen. Buiten de werkplek geldt het normbedrag voor maaltijden niet en ook de nihilwaardering voor consumpties is dan niet van toepassing. De kosten zijn loon voor de werknemers en je rekent met de factuur inclusief btw.

In dit voorbeeld betekent dat: de volledige € 1.000 telt mee. Wijs je dat bedrag aan als eindheffingsloon, dan gaat het helemaal van je vrije ruimte af. Let op: dit voorbeeld is bewust eenvoudig gehouden. In de praktijk kan het anders uitpakken. Vraag altijd advies bij je boekhouder of accountant.

Groot uitpakken? Houd het gebruikelijk

Een feest buiten de deur mag natuurlijk. Maar je kunt niet onbeperkt alles in je vrije ruimte stoppen. Je mag alleen vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte onderbrengen als ze niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is.

Om discussie te voorkomen hanteert de Belastingdienst een veilige grens. Tot € 2.400 per werknemer per jaar ziet de Belastingdienst het meestal in alle redelijkheid als gebruikelijk. Let op: alles telt in dat bedrag mee, ook dingen als kerstpakketten, verjaardagscadeaus en andere extra’s die je dat jaar in de vrije ruimte onderbrengt.

Is je kerstborrel aftrekbaar van de winst?

Naast de loonheffing speelt ook je winstbelasting mee. Kosten voor voedsel, drank en representatie, waaronder recepties en feestelijke bijeenkomsten, zijn gemengde kosten. Die kosten zijn deels zakelijk en deels privé en daarom maar beperkt aftrekbaar.

Heb je een eenmanszaak of vof? Dan heb je twee opties. De eerste € 5.700 aan deze kosten is niet aftrekbaar en alles daarboven wel. Of je kiest ervoor om 80% van de kosten af te trekken.

Heb je een bv? Dan geldt in plaats van 80% een percentage van 73,5%. Voor bv’s met een grote loonsom kan de drempel hoger uitvallen. Welke methode voor jouw bedrijf voordeliger is, hangt af van je situatie.

Welke methode voor jou voordeliger is, hangt af van hoeveel je in totaal aan dit soort kosten uitgeeft. Bespreek dat altijd met je boekhouder of accountant.

Btw op je kerstborrel: wat mag je terugvragen?

Dan de btw. Hier is de regel voor horeca duidelijk. Over eten en drinken in een horecagelegenheid kun je geen btw aftrekken. Dat geldt ook als een cateraar het eten en drinken verzorgt in een ruimte die daarvoor speciaal is ingericht, zoals een partytent of afgehuurde zaal. Bij een kerstdiner in een restaurant ben je de btw op het eten en drinken dus kwijt.

Voor andere uitgaven aan je personeel geldt een drempel. Je mag de btw op personeelsvoorzieningen alleen aftrekken als de uitgaven per persoon per jaar niet meer zijn dan € 227 exclusief btw. Ook een kerstpakket valt onder personeelsvoorzieningen. Geef je naast het feest ook een kerstpakket, dan is het slim om dat bij de btw-drempel mee te nemen. Voor eten en drinken voor je personeel geldt een eigen regeling.

Twijfel je hoe die in jouw situatie uitpakt? Vraag het altijd na bij je boekhouder of accountant.

Houd je kosten uit elkaar in je administratie

Eén kerstborrel, drie belastingen en voor elk onderdeel andere regels.

Voor het buffet op kantoor geldt een normbedrag. Voor de drankjes geldt een nihilwaardering. Een restaurantrekening gaat volledig in je vrije ruimte en de btw op horeca is niet aftrekbaar.

Gooi je alles op één grootboekrekening, dan wordt het bij de jaarafsluiting puzzelen.

Boek de kosten daarom vanaf het begin gescheiden. Zo zie je direct hoeveel van je vrije ruimte je kerstfeest gebruikt en voorkom je verrassingen in januari.

In KING Finance houd je de werkkostenregeling overzichtelijk bij, met inzicht in je vrije ruimte, je kosten en een eventuele eindheffing. Met het rapport ‘Werkkostenregeling’ zie je per dossiercode welke kosten belast en vrijgesteld zijn en hoeveel vrije ruimte je nog over hebt.

Sluit het jaar af met overzicht
Van kerstborrel tot jaarafsluiting: houd grip op je administratie met KING Finance. Probeer nu 30 dagen gratis.