Papierwerk bewaren… niet de leukste klus, maar wel verplicht. En vooral: essentieel om boetes of discussies met de Belastingdienst te voorkomen. Of je nu zelf ondernemer bent of dagelijks werkt met administraties als accountant – de fiscale bewaarplicht is iets waar je niet omheen kunt. Maar wat houdt die plicht precies in? Wat moet je bewaren, en hoe lang? We zetten het voor je op een rij. 

Wat is de fiscale bewaarplicht?

De fiscale bewaarplicht betekent simpel gezegd: je administratie goed bewaren, en dat voor een bepaalde tijd. Waarom? Omdat de Belastingdienst moet kunnen controleren of jij je belastingaangiftes juist en volledig hebt gedaan. En zonder een complete administratie is dat onmogelijk. Voor ondernemers is deze bewaarplicht wettelijk vastgelegd in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen. 

Wat valt onder de bewaarplicht?

Bewaarplicht ondernemers

De bewaarplicht gaat verder dan alleen je verkoopfacturen. Dit moet je minimaal bewaren: 

  • Inkoop- en verkoopfacturen; 
  • Bankafschriften;
  • Kasadministratie; 
  • Contracten en offertes;
  • Voorraadadministratie; 
  • Correspondentie over btw (zoals e-mails of overeenkomsten); 
  • Digitale gegevens (zoals e-facturen of bestanden in je boekhoudsysteem). 

Bewaarplicht accountants

Voor accountants geldt dezelfde fiscale bewaarplicht als voor ondernemers. Maar er is meer: je bent ook degene die klanten helpt hún bewaarplicht na te leven. Dus niet alleen je eigen administratie op orde hebben, maar ook zorgen voor heldere communicatie richting de klant over wat bewaard moet blijven. Denk hierbij aan: 

  • Je eigen werkdossiers en jaarrekeningen; 
  • Adviesrapporten en fiscale aangiftes; 
  • Schriftelijke communicatie en e-mails met klanten; 
  • Interne dossiervorming rondom controles of bezwaarprocedures; 
  • Documentatie over de controle van aangeleverde administratie; 
  • Gegevens die de totstandkoming van fiscale posities onderbouwen. 

Zorg als accountant dat jouw documenten goed worden opgeslagen, voorzien van duidelijke naamgeving en gekoppeld aan het juiste boekjaar of klantdossier

Hoe moet je je administratie bewaren?

Gebruik scan en herken software

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan de manier waarop je je administratie bewaart: je gegevens moeten leesbaar, volledig, controleerbaar én veilig zijn opgeslagen. Dat mag op papier, maar in de praktijk kiezen steeds meer ondernemers en accountants voor een digitale oplossing zoals scan- en herken — en dat is niet voor niets. 

Wat is scan en herken software?

Scan- en herken-software zet papieren en digitale documenten automatisch om in boekingsklare data. Denk aan een factuur die je scant of uploadt: de software herkent direct de relevante gegevens – zoals datum, bedrag en btw – en koppelt die aan de juiste boeking in je administratie. Minder handwerk, minder fouten en alles direct goed opgeslagen voor de bewaarplicht. 


Scan- en herken is daarmee een slimme eerste stap. Maar wil je écht overzicht, snelheid én zekerheid? Dan ga je een stap verder — met een goed ingericht boekhoud- of ERP-systeem. 

Meer automatiseren? Gebruik een goed ingericht boekhoud- of ERP systeem

Met een goed boekhoud- of ERP-systeem voldoe je niet alleen aan de bewaarplicht, je voorkomt ook fouten, dubbel werk en verloren documenten. Geen losse documenten, geen vergeten e-mails, geen zoektochten naar oude facturen. Alles staat overzichtelijk op één plek, gekoppeld aan de juiste boekingen. Een slim boekhoudsysteem automatiseert ook nog eens processen, slaat documenten gestructureerd op en maakt informatie eenvoudig vindbaar. Denk aan automatisch gearchiveerde inkoopfacturen, direct gekoppeld aan de bijbehorende boeking, of btw-overzichten die met één klik beschikbaar zijn bij een controle van de belastingdienst. 

Hoe lang moet je je zakelijke administratie bewaren?

7 jaar bewaarplicht

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om je administratie goed bij te houden én 7 jaar te bewaren. Dat geldt niet alleen voor je financiële administratie, maar ook voor alles wat te maken heeft met je btw-verplichtingen. De bewaarplicht is vastgelegd in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (De Belastingdienst). 

10 jaar bewaarplicht

Sommige onderdelen van je administratie moet je zelfs 10 jaar bewaren. Denk bijvoorbeeld aan gegevens over bedrijfspanden waarop je btw hebt afgetrokken (De Belastingdienst). 

Dit is nodig vanwege de zogenoemde herzieningsregeling voor de btw. De Belastingdienst kan gedurende die tien jaar toetsen of je nog steeds recht hebt op het afgetrokken bedrag — en daar wil je natuurlijk goed op voorbereid zijn. 

Kortom: je bewaarplicht is geen vrijblijvende richtlijn, maar een wettelijke verplichting. 

Hoe lang moet je een jaaropgave bewaren?

Een jaaropgave (bijvoorbeeld van je loon of uitkering) valt ook onder de fiscale bewaarplicht. Je moet deze minimaal 7 jaar bewaren. De Belastingdienst kan deze informatie opvragen bij een controle, bijvoorbeeld ter onderbouwing van je inkomsten of aftrekposten. 

Uitzonderingen in de bewaarplicht

Daarnaast zijn er situaties waarin het verstandig – en soms zelfs verplicht – is om gegevens langer te bewaren dan wettelijk vereist. Denk aan lopende belastingcontroles, bezwaarprocedures of juridische geschillen. Zolang er onzekerheid bestaat over een aanslag of beslissing, is het cruciaal dat je over de juiste stukken beschikt. 

Twijfel je of iets onder de bewaarplicht valt of hoe lang je iets moet bewaren? Neem dan het zekere voor het onzekere: bewaar het. Weggooien kun je altijd nog doen — als je zeker weet dat het mag. 

Controle van de Belastingdienst: wat als je administratie niet klopt?

Een rommelige of onvolledige administratie kan vervelende gevolgen hebben. De Belastingdienst verwacht dat je bij een controle op verzoek direct en volledig kunt laten zien hoe je je btw hebt berekend en hoe je aan je aangiftes komt. Kun je dat niet? Dan kan dat leiden tot: 

  • Boetes – bij opzettelijke of grove nalatigheid; 
  • Naheffingen en correcties – inclusief rente en soms zelfs boeterente; 
  • Extra controles – toekomstige aangiftes worden dan nauwlettender bekeken. 

Voor ondernemers betekent dit:

Jij bent eindverantwoordelijk voor een kloppende administratie, ook als je samenwerkt met een boekhouder of accountant.

Voor accountants betekent dit:

Voor accountants is dit een belangrijk adviesmoment: hoe kan jij je klant helpen voldoen aan de bewaarplicht én risico’s voorkomen?

Slim omgaan met de bewaarplicht als ondernemer: praktische tips

De bewaarplicht klinkt misschien als een verplichting, maar met een paar slimme stappen maak je het jezelf (en je accountant) een stuk makkelijker: 

  • Automatiseer je administratie. Met onze slimme boekhoudsoftware, worden je documenten automatisch opgeslagen, gekoppeld én veilig bewaard. 
  • Maak heldere afspraken. Leg vast wie wat bewaart en hoe lang – zeker als je de administratie uitbesteedt. 
  • Plan jaarlijks een archief-check. Even een half uur opruimen, controleren en bijwerken bespaart je later veel tijd en stress. 

De bewaarplicht kent ook voordelen

Een goed nageleefde bewaarplicht zorgt voor rust in je hoofd én in je onderneming. Je hoeft niet in paniek door oude mappen te bladeren als er een controle komt. Geen zoektochten naar een factuur uit 2019. Je voldoet niet alleen aan de wet, maar krijgt ook grip op je cijfers, processen en bedrijfsvoering. En dát geeft ruimte voor groei, focus en een zorgeloze werkdag. 

Een goed georganiseerde administratie geeft grip én gemak. Of het nu gaat om voldoen aan de bewaarplicht of het automatiseren van je processen – wij helpen je vooruit. 

Benieuwd hoe geautomatiseerd jouw kantoor al is? Vul de checklist Automatiseer je kantoor in en ontdek waar jij nog winst kunt behalen.