Projektplanlægning til stærke resultater
Læg fundamentet for hele projektet med detaljeret projektplanlægning. Strukturer projektets trin og fordel ressourcerne for at skabe de rette forudsætninger for et vellykket resultat.
Projektplanlægning i 4 trin
Som projektplanlægger ved du sandsynligvis allerede, at en klar plan lægger fundamentet for hele projektet. Samtidig er der forskellige meninger om, hvordan man bedst planlægger et projekt. Måske har du på et tidspunkt søgt efter “projektplanlægning app” eller “projektplanlægning eksempel” for at finde inspiration.
Her har vi samlet nogle af vores bedste tips til at gøre projektplanlægningen nemmere.
Udarbejd en projektplan
For at skabe klarhed, der gennemsyrer hele dit projekt, er det vigtigt at udarbejde en omfattende, men samtidig enkel projektplan, som alle involverede kan følge. Selvom det kan være fristende at bruge en færdig skabelon, er det vigtigt, at du tilpasser planen til jeres og projektets unikke forudsætninger.
Nogle vigtige elementer at fastlægge allerede i planlægningsfasen:
Hvilke aktiviteter er nødvendige?
Hvert projekt består af en række aktiviteter, der skal gennemføres for at nå slutmålet. For et digitalt bureau kan eksempler på aktiviteter være møde med kunden, internt opstartsmøde, udarbejdelse af første designudkast og så videre.
Det er vigtigt, at hver del faktisk defineres — også selv om nogle aktiviteter er større end andre — da en samlet overblik er afgørende for at styre projektet. Navngiv desuden aktiviteterne med klare og individuelle navne for at forebygge misforståelser og overlap.
Hvem gør hvad, hvornår og hvordan?
Når alle forventede aktiviteter er fastlagt, kan man f.eks. bruge Gantt-diagrammer til at skabe en klar visualisering af projektets forløb.
Herefter er det tid til at afklare, hvem eller hvilke der skal gennemføre de forskellige aktiviteter. For at lette overdragelser er det også vigtigt, at alle projektmedlemmer ved, hvornår de forskellige aktiviteter skal gennemføres og i hvilken rækkefølge.
For at sikre et smidigt arbejdsforløb og tilfredse medarbejdere er det desuden vigtigt, at alle ved, hvordan aktiviteterne skal udføres. Sørg derfor for, at medarbejderne har den rette viden, og forbered materiale samt afhold opstartsmøder, hvis der er behov for at supplere.
Har vi milepæle og delmål?
Ud over en fastsat tidsramme er det som regel nødvendigt at have delmål undervejs. Det skaber dels motivation for medarbejderne, dels pejlemærker for, hvor lang tid hver aktivitet bør tage.
Sørg også for, at det er nemt for medarbejderne i jeres organisation at se, hvor I befinder jer i processen — det kan muliggøres via f.eks. digitale værktøjer.
Hvad er vores tidsplan og budget?
Hvad er budgettet for projektet? Nu hvor aktiviteter, ansvarsfordeling og milepæle er fastlagt, er det vigtigt at teste budgettet op mod disse faktorer samt i forhold til tidsrammen.
Det er vigtigt, at denne kontrol foretages på forhånd. Hvis budgettet ikke stemmer overens med planen, er det nemmere at foretage justeringer, inden projektet er i gang. Sørg for at have de rette værktøjer til at holde styr på de forskellige faktorer i projektet — herunder et system til tidsregistrering.
Skab løbende overblik med et digitalt projektplanlægningsværktøj
Uanset om du som projektplanlægger har søgt efter en “projektplanlægning app” eller bruger andre metoder, er det vigtigt at skabe forudsætninger for et løbende overblik under projektets forløb.
Med et løbende overblik kan du se, hvordan hver aktivitet forholder sig til de fastlagte delmål og budgettet. Desuden kan hvert enkelt medlem se status på de aktiviteter, de er ansvarlige for, og vide, hvornår det er tid til overdragelse.
En fordel ved at have din projektplan online er, at visualiseringer nemt kan oprettes digitalt og gøres tilgængelige for alle projektmedlemmer i hele projektets forløb. Manuelle opdateringer ved hver ny hændelse er heller ikke nødvendige.
Følg op undervejs for at effektivisere og opdage indsatspunkter
At planlægge et projekt i opstartsfasen er vigtigt, men det er mindst ligeså vigtigt at fortsætte med at følge op på projektet, når det er i gang.
Et løbende overblik gør det nemt at se, om alle aktiviteter følger tidsplanen, om en aktivitet eller overdragelse har taget længere tid end forventet, og hvordan I forholder jer til budgettet.
Procesoptimering er en måde at effektivisere dele af et projekt på — f.eks. arbejdsforløbet i de aktiviteter, der skal gennemføres. Med et løbende overblik bliver det nemt at se, hvilke dele der fungerer godt, og hvilke der kan effektiviseres.
Ved at identificere forbedringsområder undervejs i projektet kan der også tages vigtige initiativer for at sikre, at resten af projektet bliver så godt som muligt. Med løbende overblik og opfølgning er det nemt for dig som projektplanlægger hele tiden at have kontrol over projektet.
Opret rapporter til evaluering
Inden for projektstyring er det ikke kun vigtigt at sikre, at projektet er på rette vej og leverer succesfulde resultater til tiden. Efter projektets afslutning er det værdifuldt at kunne oprette rapporter over, hvordan det faktisk er forløbet. Med rapporter er det nemt at se sammenhænge og måle nøgletal. Desuden kan du finde velbegrundede forbedringsmuligheder til næste projekt.
Bruger du digitale værktøjer som QBIS Project, får du desuden mulighed for at oprette automatiske rapporter baseret på de data, der er genereret under projektets forløb.
Använder du digitala verktyg såsom QBIS Project får du dessutom möjlighet att skapa automatiska rapporter utefter datan som har skapats under projektets gång.
Projektplanlægning med Gantt-diagram
Med QBIS får du et projektværktøj, der understøtter planlægning med Gantt-diagram og giver et klart overblik over, hvilke aktiviteter der skal gennemføres, hvornår de skal gennemføres, og hvem der er ansvarlig for at udføre dem. Aktiviteterne planlægges på en horisontal tidslinje med faser, afhængigheder og milepæle tydeligt beskrevet. Det letter arbejdet med både risikovurdering og projektopfølgning.
Aktiviteter, faser, milepæle og afhængigheder
I projektplanlægningen nedbrydes projektet i aktiviteter, der derefter kan inddeles i faser bestående af afhængigheder og milepæle — kriterier og resultater, der skal opfyldes inden for en bestemt tidsramme i projektet. Formålet med at tilføje afhængigheder og milepæle er, at de skal understøtte projektplanlægningen og styringen samt lette arbejdet i den senere fase af projektopfølgningen.
Jeg oplever, at QBIS er unikt ved at kombinere stemple-ind og stemple-ud med udlæg og projekter i ét system. Jeg kan se, hvornår en konsulent ankom og gik, og det er koblet direkte til det projekt, vedkommende arbejder på – og jeg kan angive omkostninger enten på projektet eller på virksomheden. Alt i ét system.
Fredrik Bromander, Direktør, Condesign
QBIS Project giver alle projektdeltagere mulighed for nemt og hurtigt at registrere deres tid – uanset om man står på landingsbanen og lægger asfalt eller sidder i et projektmøde. Det er netop enkelheden og hastigheden, som Stockholm-Skavsta sætter stor pris på ved QBIS.
Niclas Friberg, Air Space Account Manager, Stockholm Skavsta Flygplats
Fordele ved projektplanlægning i QBIS
- Nemmere planlægning med Gantt-diagram
- Projektskabeloner til at lette planlægningen af tilbagevendende projekter
- Projektplanlægning med budget mod omkostninger og ressourcer
-
- Fleksible prismodeller med mulighed for fastpris og løbende timepris i samme projekt
-
- Let tilgængeligt med projektplanlægning og tidsregistrering i app og på computer
-
Prøv QBIS Project gratis og se, hvor nemt I kan planlægge jeres projekter
Ofte stillede spørgsmål om projektplanlægning
Hvad er formålet med at planlægge projekter?
Målet med projektstyring er, at det munder ud i en klar projektplan. Der findes mange variationer af, hvad en projektplan bør indeholde, men grundlaget er, at dokumentet beskriver baggrunden for projektet, definerer målet, formålet og eventuelle begrænsninger. En projektplan indeholder også deadlines, en beskrivelse af, hvordan arbejdet skal udføres, risikoanalyser og en beskrivelse af processen for, hvordan projektet skal rapporteres.
Hvordan lykkes jeg med min projektplanlægning?
Den primære årsag til, at projekter mislykkes, er, at nogen har undervurderet enten tidsforbruget eller omkostningerne – eller begge dele. Dette kan undgås ved at bruge et projektstyringsværktøj, der giver jer et bedre overblik over hele projektet fra start til slut.