Gantt-diagram

Et Gantt-diagram er en projektplanlægningsmetode baseret på et visuelt flowdiagram over projektets forskellige faser. Via en grafisk fremstilling af en horisontal tidslinje beskrives faser, aktiviteter, milepæle og afhængigheder i et projekt. Den visuelle planlægning gør det nemt for dem, der arbejder på projektet, at se hvad der skal gøres og hvornår. Det hjælper også interessenter – som kunder og investorer, der ikke aktivt arbejder i projektet – med at følge projektets fremdrift i forhold til planen.

Mere effektiv projektplanlægning

Projektplanlægning efter Gantt-metoden betyder, at der udarbejdes en plan med udgangspunkt i elementerne aktiviteter, faser, milepæle og afhængigheder – set i et tidsperspektiv. Planen fastlægger hvem der skal gøre hvad og hvornår, samt hvor lang tid aktiviteter, faser og projektet som helhed må tage. Når projektaktiviteter opdeles i faser, bliver risikovurderingen nemmere. Ofte er der aktiviteter, der er afhængige af andre – hvilket betyder, at visse opgaver skal være afsluttet, inden næste aktivitet kan påbegyndes. Disse afhængigheder er en central del af risikovurderingen og arbejdet med at fastsætte milepæle for de forskellige faser og aktiviteter.

Et Gantt-diagram er en effektiv planlægningsmetode, fordi det kræver, at den der planlægger projektet har identificeret og forudset de fleste risici og muligheder, allerede inden arbejdet går i gang. Typisk er det projektlederen, der sørger for at planlægge arbejdet fra opstartsfasen til afslutningsfasen, hvor resultater gennemgås og analyseres.

Ett Gantt-schema är en effektiv planeringsmetod eftersom det kräver att den som planerar projektet har sett och förutspått de flesta av projektets risker och potential redan innan arbetet har inletts. Vanligtvis är det projektledaren som ser till att planera arbetet från början av initieringsfasen till avslutningsfasen där resultat granskas och analyseras.

Hvorfor planlægge projekter efter Gantt-modellen?

Fordelene ved Gantt-modellen er mange – særligt når man anvender et digitalt værktøj i forbindelse med projektplanlægningen. Diagrammet bliver blandt andet let tilgængeligt for alle, der er involveret eller har adgang til projektplanen. Det øger også fleksibiliteten, hvis en aktivitets tidsforbrug skal forlænges eller forkortes undervejs i projektet.

Et Gantt-diagram er især nyttigt for alle, der deltager i projektet, da det giver en visuel fremstilling af hvem der skal gøre hvad, hvornår og til tider også hvordan. Samtidig er det nyttigt for dem, der ikke aktivt arbejder i projektet, men har brug for indsigt i fremdriften – som ledere, gruppeledere og arbejdsledere. Et digitalt projektplanlægningsværktøj med en Gantt-funktion gør det nemmere for projektledere at holde sig opdaterede om, hvordan arbejdet udvikler sig. Tidsregistrering er en vigtig funktionalitet, da den giver projektlederen et overblik over, hvor meget tid projekt- og aktivitetsmedlemmer har brugt på deres opgaver – og gør det nemmere at følge op på, om arbejdet forløber som planlagt. Muligheden for at se, om en aktivitet eller fase er ved at trække ud, letter projektstyringen betydeligt.

Ud over at være nyttig til projektplanlægning er Gantt-metoden også praktisk, fordi den kan anvendes på mange forskellige typer projekter på tværs af brancher – uanset om man arbejder inden for byggeri, installation, IT, produktion, sundhed og omsorg eller marketing.

Hvordan laver man et Gantt-diagram?

Dokumentér, beregn og allokér

Start med at dokumentere alle opgaver og aktiviteter, der indgår i projektet. Specificer også det, der skal gøres, som ikke er en aktiv del af projektarbejdet – f.eks. indkøb af materialer, rejsetid og tid til møder. Beregn derefter tidsintervallet for hele projektet og for hver enkelt aktivitet: hvor lang tid forventes det, at hver opgave og aktivitet tager at gennemføre. Allokér ressourcer til hver aktivitet, så alle ved hvem der skal gøre hvad.

Tidsplanen udgør grundlaget for diagrammet

Fastlæg en start- og slutdato for projektet baseret på det estimerede tidsinterval. Fastlæg derefter rækkefølgen for aktiviteterne, og undersøg om der er afhængigheder, der kan udgøre en hindring for at afslutte projektet inden for den estimerede deadline. Opdel herefter projektets aktiviteter i faser. Her er der også mulighed for at tilføje milepæle, der symboliserer delmål, som skal nås undervejs i projektet.

Opret et projektskema

Når detaljerne i projektplanen er på plads, er det tid til at oprette skemaet. Med et digitalt projektværktøj som QBIS Project oprettes Gantt-diagrammet automatisk i takt med tidsregistreringen. Ved at tilføje faser og aktiviteter med start- og slutdato placeres de automatisk i den planlagte rækkefølge. Ved oprettelse af aktiviteter kan man også angive, om en aktivitet har forrang frem for en anden. Her kan man desuden allokere ressourcer – både personale og tid – til hver aktivitet, så medarbejderne automatisk får vist information på deres tidkort om hvad, hvornår og hvor længe de forventes at arbejde på den pågældende aktivitet.

EazyProject

Relateret