Faktureringsgrundlag – med automatisk genererede specifikationer
Opret faktureringsgrundlag med al nødvendig information klar til fakturering. Den registrerede projekttid angiver automatisk, om den er fakturerbar eller ikke-fakturerbar. Materialer og andre indkøb specificeres i den automatiske fakturaspecifikation, der genereres direkte fra QBIS – så du hurtigt kan importere grundlaget til dit faktureringsprogram.
En detaljeret fakturaspecifikation genereres direkte i projektet
Projektlederen kan se og håndtere fakturaspecifikationen direkte i projektet, inden grundlaget sendes til godkendelse hos administratoren. Specifikationen indeholder blandt andet detaljer om al arbejdet tid på både projektet og projektaktiviteterne, hvilke medarbejdere der har udført arbejdet og hvornår, samt eksterne kommentarer angivet af projektmedlemmer ved tidsregistrering på aktiviteter. Vælg hvilke oplysninger der skal med i fakturahåndteringen, så får I den rette specifikation til eksport.
Se fakturerbar tid i realtid
Faktureringsoversigten giver godt indblik i, hvordan projektet er planlagt i forhold til, hvad der faktisk er udført set fra et faktureringsperspektiv. Via søjler viser faktureringsoversigten det budgetterede beløb, hvor meget tid der er fakturerbar i projektet, hvor meget der hidtil er overdraget til fakturering, samt hvor meget der stadig udestår at fakturere.
Faktureringsgrundlag oprettes i fire kvalitetssikrede trin
Projektmedlemmer registrerer både materialer og tid på projektet
Projektmedlemmer registrerer deres tid på de projektaktiviteter, der er oprettet i projektet. Den registrerede tid måles automatisk op mod budget, omkostning og pris i projektets indstillinger. På den måde er det aktuelle faktureringsgrundlag altid tilgængeligt i projektoversigten.
Projektlederen håndterer grundlaget i fakturahåndteringen
I fakturahåndteringen kan projektlederen se antallet af fakturerbare og ikke-fakturerbare timer, der er registreret, samt registrerede projektmaterialer, der kan danne grundlag for fakturering. Herfra vælges, hvilke elementer der skal indgå i fakturaspecifikationen forud for den kommende fakturering.
Faktureringsgrundlaget sendes til leder eller projektleder til godkendelse
Forud for godkendelsen kan ledere eller projektledere se, for hvilke projekter der er et færdigt grundlag klar til administratoren til fakturering. Her kan man også se, hvor meget der mangler godkendelse i projekter, hvor projektlederen endnu ikke har overdraget grundlaget til godkendelse.
Administratoren forbereder eksporten af fakturaer
Når fakturaerne er godkendt, kan administratoren hente faktureringsgrundlaget fra QBIS og importere det til faktureringsprogrammet. Al information er inkluderet i grundlaget, og med en enkel import er alle oplysninger på rette plads – så faktureringen går så hurtigt og fejlfrit som muligt.
