Smidigare utläggs­hantering med QBIS

Slipp krångel med kvitton, traktamenten och milersättning. Samla alla utlägg på ett ställe. Inget missas när det är dags för löneutbetalning.

Vill du veta mer?

Testa gratis
eller
Boka en demo
idag!
Bild på kvinna som arbetar med hållbarhetsredovisning

Genom att ha utläggshantering tillsammans med tid- och projekthantering har vi fått ett komplett system med alla underlag på en plats. Det finns tillgängligt var vi än befinner oss, vilket ger oss en flexibilitet i vårt arbetssätt.

Annelie
Annelie

HR- och löneadministratör på Drillcon

Jag upplever att QBIS är unikt med att kombinera kom-och gåtid med utlägg och projekt i ett system. Jag kan se när en konsult anlände och gick samtidigt som det kopplar till projektet personen arbetar i och ange kostnader antingen i projektet eller på företaget - allt i ett system.

Fredrik Bromander
Fredrik Bromander

VD, Condesign

Eftersom vi tidrapporterade med papper och penna, eller i Excel tidigare, sparar vi mycket tid på att få in allas rapporter digitalt. Dessutom får alla en påminnelse via mail om de inte rapporterat sin tid eller om något felrapporterats, och det underlättar mycket.

Kristin Nilsson
Kristin Nilsson

Redovisnings- och löneansvarig på RFSL

Enkelt utläggshanterings­system

Plattform för kunden
Smidig registrering av utlägg

Ladda upp en bild på ditt kvitto – QBIS fyller automatiskt i belopp, moms och datum. Registrera utlägg direkt från mobilen eller datorn.

Minimal handpåläggning
Slipp jaga kvitton och underlag

QBIS skickar automatiska påminnelser till medarbetare. Chefer får notiser när det är dags att godkänna utlägg.

Klimatavtryck automatiskt
Automatisk beräkning av traktamente

Halvdag, måltidsavdrag, utlandstraktamente – QBIS räknar ut allt åt dig. Inga förkunskaper behövs.

Komplett rapport
Koll på friskvårdsbidraget

Redovisa friskvårdsutlägg i QBIS och få full koll på hur mycket friskvårdsbidrag du använt – och hur mycket du har kvar.

Klimatavtryck automatiskt
Färdigt underlag för lön och fakturering

Integrera QBIS med ditt löne- och faktureringssystem – enkelt att betala ut och fakturera.

Komplett rapport
Smidig beräkning av milersättning

Fyll i uppgifterna om din resa med ett par klick, så sköter QBIS alla krångliga uträkningar åt dig.

Funktioner i QBIS Expense

Kvitto
  • Registrera kvittot direkt i mobilen
  • Bifoga foton och filer på kvitton vid registrering
  • AI tolkar kvittot och fyller i belopp, moms och datum automatiskt.
  • Automatisk beräkning av moms, både avdragsgill och ej avdragsgill
  • Representation med förinställningar för lunch/middag, enkel förtäring, evenemang/underhållning med mera
Traktamente
  • Uppdaterade belopp direkt från Skatteverket
  • Registrera både inrikes och utrikes traktamenten
  • Stödjer halvdags-, heldags- och nattraktamenten
  • Registrera resor med flera destinationer
  • Beräknar kostförmån, måltidsavdrag och ersättning automatiskt
  • Koppla traktamente till ett projekt för fakturering
Milersättning
  • Körsträcka räknas ut automatiskt
  • Beräknar både skattefria och skattepliktiga delar av resan
  • Förinställda fordonstyper gör det enkelt att registrera resa
  • Se resans kortaste färdväg på en karta
  • Jämför och hitta skillnader mellan den kortaste körsträckan med den rapporterade resan
  • Koppla resan till ett projekt för fakturering
Används av 

25 000+

personer

Har utvecklats i

19

år

Snittbetyg

4,5/5

på BusinessWith

Vanliga frågor om utläggshantering i QBIS

Hur redovisar jag olika typer av traktamenten i QBIS?

Registrera traktamenten för inrikes och utrikes resor. QBIS beräknar ersättning, kostförmån och måltidsavdrag automatiskt enligt Skatteverkets regler.

För måltidsavdrag och förmånsbeskattning finns korrekt beskattning och ersättning förinställt när traktamentet registreras av rapportören.

Du behöver endast rapportera destination, datum och tider för start och slut. QBIS beräknar automatiskt vilken ersättning du ska få.

När du rapporterar representation i QBIS registreras moms, skattefria och skattepliktiga belopp automatiskt. Du kan enkelt lägga in de typer som ska finnas tillgängliga såsom, lunch, middag, enkel förtäring, underhållning mm. Beräkningen av avdragsgill moms och kostnad sker också automatiskt, utan att du behöver förkunskaper om representation. Du kan utöka rapporteringen genom att göra det obligatoriskt att ange vilka som deltog vid händelsen.

Du behöver bara ange start- och slutsträcka samt fordonstyp, så räknar QBIS automatiskt ut den kortaste sträckan och genererar hur mycket som ska betalas ut till dig som rapporterar. Återkommande resor kommer systemet ihåg och föreslås för den som rapporterar utlägget, vilket gör det enklare att få koll på kostnaderna och ersättningen.

Ja, när du gör utlägget i QBIS kan du kryssa i checkrutan för fakturering och koppla det till önskat projekt så läggs det automatiskt in i fakturaunderlaget.

Du kan antingen bifoga ditt digitala kvitto eller ta en bild på ditt fysiska kvitto och lägga in det i QBIS.

Är det olika artiklar på kvittot kan du dela upp momsen, så räknar systemet ut hur mycket moms det blir på respektive post.

När du rapporterar representation registreras avdragsgill moms och kostnad automatiskt för lunch, middag, enkel förtäring och underhållning.

Beräkningen av avdragsgill moms och belopp sker automatiskt, utan att du behöver hålla reda på representationstyp.

Sätt kvoter för respektive utläggstyp (t ex friskvård) för att undvika att kostnaderna överskrids.