Tidrapportering i app och webb
Förenkla vardagen för hela organisationen med tidrapportering som ger insikt och kontroll till varje medarbetare. Ett enkelt tidrapporteringssystem som inte bara hanterar arbetstid och avvikelser utan även automatiskt skapar underlag för både lön och fakturering. QBIS sparar tid för administratören, ger medarbetarna kontroll över sina egna tidssaldon och ledningen insikter i hur tiden spenderas inom verksamheten.
Ett tidrapporteringssystem som effektiviserar din vardag
Avvikelserapportering
Lägg in de avvikelser som är aktuella för er verksamhet, både lönegrundande och inte lönegrundande. Det ger er koll på vilka avvikelser som rapporteras mest och ger chansen att hantera eventuella problem som avvikelserna kan orsaka.
Tidsunderlag för lön
QBIS är ett försystem som samlar all data kring lönegrundande tid och utlägg. Med integrationer till de vanligaste lönesystemen automatiseras hela löneprocessen från underlag till färdiga löner.
Verksamhetsrapporter
Med rapporter över hela verksamhetens registrerade tid – närvaro som frånvaro – blir det enkelt att få en inblick i hur olika medarbetare eller avdelningar spenderar sin tid. Schemalägg rapporterna så skickas de direkt till angiven e-postadress på utsatt datum med den information som önskas.
Projekttidsrapportering
Med projekttidrapportering kan medarbetare registrera sin tid på diverse aktiviteter i det vanliga tidkortet. QBIS Time & Project möjliggör tidrapportering i projekt, vilket ger dig ökade insikter i vad medarbetare arbetar med och hur mycket.
Tidssaldon i realtid
Dina medarbetares tidsrapportering uppdaterar automatiskt deras tidsbank. Alla tidssaldon som finns inlagda i medarbetarens valbara tidsavvikelser finns tillgängliga att se direkt i systemet. Till exempel kan man se antalet kvarstående semesterdagar, flex- eller komptid, rapporterade OB-timmar, föräldraledighet med mera.
Elektronisk personalliggare
QBIS elektroniska personalliggare fungerar lika bra för byggbranschen som för servicebranschen. Den kräver inga ID06-kort eller kortläsare utan finns helt digitalt i systemet. Medarbetare stämplar tid direkt i mobilen och färdigt underlag finns att exportera till såväl Skatteverket som löne- och faktureringssystemet.
Varför är tidrapportering viktigt?
En genomtänkt tidrapportering är nödvändig om du vill arbeta systematiskt och effektivt. Rent praktiskt underlättar tidsrapportering för löneberedningen som är en återkommande och omfattande arbetsprocess. Oavsett om man arbetar i skiftande schema med olika avvikelser som påverkar lönen eller om man arbetar enligt ett fast schema utan vanligt förekommande avvikelser, kommer tidrapporteringssystemet att effektivisera arbetet med lönerna.
Tidrapportering hjälper också till att minska riskerna för verksamhetens effektivitet och lönsamhet. Insikter i vart tiden tar vägen gör att du enklare hittar de hinder som gör att lönsamheten hålls tillbaka och kan vidta åtgärder som stärker företagets lönsamhet.
Så funkar tidrapportering i QBIS
Fredrik Bromander
Kristin Nilsson
Niclas Friberg
Används av
25 000+
personer
Har utvecklats i
19
år
Snittbetyg
4,5/5
på BusinessWith
Fler möjligheter med tidrapportering i app
Med QBIS app kan anställda enkelt rapportera sin arbetstid och sina avvikelser samt få en god överblick över hur de har registrerat sin tid den senaste månaden. Chefer, projektledare och administratörer har möjlighet att snabbt se över anställdas tidkort vid attesteringscykeln och säkerställa att anställda befinner sig på arbetsplatsen när platsspårning för tidrapportering är aktiverad.
Fördelen med en app är att den är tillgänglig från alla enheter, när du vill och var du vill.
Enkel tidrapportering
Anställda kan rapportera sin tid snabbt och smidigt i appen.
Attestera anställdas tidkort
Smidig överblick för att attestera anställdas stängda tidkort direkt i mobila enheter.
Platsspårning
Rapportering av projektmaterial
I widgeten Projektmaterial kan alla kvitton och utlägg rapporteras i projektaktiviteter.
Översikt över tidssaldon
Anställda får inblick i sina tidssaldon; semesterdagar, flex- och komptid mm.
Mobil stämpelklocka
Anställda kan stämpla in och ut med den mobila stämpelklockan.
Läs mer om hur vi hjälper våra kunder att göra sin tidrapportering smidigare
”För oss är funktionen med traktamenten en av de bästa. Den har sparat oss många administrativa timmar.”
”Jag upplever att QBIS är unikt med att kombinera kom- och gåtid med utlägg och projekt i ett och samma system.”
”Vi prioriterar ett system som är enkelt att använda, där man förstår direkt vad man ska göra”
Varför ska du använda ett digitalt system för att tidrapportera?
En del företag använder Excel för tidredovisning. Andra använder fortfarande papper och penna. För ett enmansföretag kan det vara tillräckligt, men redan vid en handfull anställda finns det många fördelar med att digitalisera tidrapporteringen.
Med ett bra system förenklar du tidrapporteringen för hela organisationen. Dessutom slipper du jaga underlag och påminna om att det är dags att skicka in tidrapporten. Du får ett automatiskt flöde till ditt lönesystem. Du får snabbt koll på anställdas arbetade tid men även hur stor sjukfrånvaron och övertiden är. Och det viktigaste av allt, du sparar värdefull tid som du kan använda för att få ditt företag att växa.
Ett enkelt tidrapporteringssystem som ger ökad insikt
Chefer, administratörer och andra i ledningen kan med enkelhet effektivisera verksamheten med hjälp av tidsrapportering. Avdelningschefer och mellanchefer får en överblick över vart tiden tar vägen, både på individnivå och på avdelningsnivå. Med kunskapen om hur tiden spenderas blir det enklare att identifiera risker och möjligheter med belastning, fördelning och ansvarsgivande för arbetet.
För de som arbetar med lön ligger tidrapporter redo att omvandlas till utbetalningar. När tidrapporterna redan är attesterade av medarbetarens chef behöver administratören endast ta den färdiga tidrapport och exportera dem till ett lönesystem för att förbereda lönerna. Med integrationer från försystemet till lönesystemet sker exporten med ett par knapptryck.
Öka lönsamheten med tidrapportering
En tidrapport är mer än bara ett sätt att samla upparbetad tid. Det är även ett hjälpmedel för att öka lönsamheten för hela verksamheten. Effektivisering av redan etablerade projekt eller arbetsprocesser ger en möjlighet att på ett smidigt sätt öka lönsamheten i det som redan görs. Genom att identifiera de hinder som står i vägen för att optimera lönsamheten kan effektivisering genomföras.
Du kan utläsa mycket ur tidrapporterna:
- Jämförelse mellan medarbetares rapporterade tid
- Fördelningen mellan rapporterad närvaro och frånvaro på avdelnings- eller individnivå
- Hur mycket av en medarbetares tid som är debiterbar eller faktureringsbar
- Personalens tidssaldon, se aktuella saldon för övertid, flex, sjukfrånvaro, kvarstående semesterdagar med mera
- Jämförelse mellan medarbetare avseende hur mycket tid som rapporterats inom en viss projektkategori eller särskilda aktiviteter
Vilken typ av system behöver du?
Att välja vilket program som är bäst för din verksamhet är inte helt lätt. Kanske har du googlat på eller frågat Chat GPT om ”Tidrapport app” och försökt jämföra de lösningar som finns på marknaden. Det viktigaste att tänka på när du väljer system är att det fyller de behov och krav som din verksamhet har.
Med QBIS Time får du ett system där användaren står i fokus, med stöd för tidrapport för timanställda, deltidsanställda, heltidsanställda och projektanställda. Dina anställda kan smidigt rapportera sin arbetade tid och avvikelser i mobilen eller på datorn. De kan dessutom ansöka om ledigt direkt i appen. Som chef är det enkelt att attestera arbetad tid, avvikelser och hantera ledighetsplanering. För den som arbetar med lön importeras underlaget smidigt direkt in i lönesystemet. Med möjligheten att skapa rapporter får du dessutom full koll på frånvaro och närvaro. Detta kan du använda för att fatta datadrivna beslut och öka lönsamheten i ditt företag.
Tidrapport – Schemahantering
Ett tidrapporteringssystem som har stöd för schemahantering innebär en hel del fördelar. Du får möjlighet att arbeta med rörliga scheman, vilket gör att du enklare kan hantera lönegrundande avvikelser såsom OB-tillägg. Registrering av tid med avvikelser som innebär lönetillägg ger chefer och administratörer koll på när och hur en medarbetare arbetar, samtidigt som arbetstagaren får större insikt och lugn i att arbetstiden har registrerats korrekt.
Tjänstemän och andra som följer fasta scheman kan med fördel använda ett system för tidsrapportering för att registrera flextid. Denna tid är inte nödvändigtvis lönegrundande, men kan ge stor nöjdhet bland medarbetarna eftersom de får större kontroll över sin egen tid.
Tidrapport anpassad efter er verksamhet
QBIS är ett skalbart system där du kan lägga till och ta bort funktioner för att anpassa det efter din verksamhet. QBIS flexibla uppsättning av funktioner gör det möjligt att skapa ett personligt system. Från smidig hantering av tid med schemahantering och avvikelserapportering inför lön, till mer avancerad projektledning med projektplanering och uppföljning, för fakturering eller kartläggning av tidsåtgång för effektivisering. Använd den grundläggande funktionaliteten för att automatisera tidskrävande administration eller skapa ett system med funktioner som underlättar hela verksamheten.
Varför ska du använda QBIS Time?
Öka produktiviteten, minska stressen och få ut mer av din tid med QBIS. Samla all tid på ett ställe för att på ett smidigt sätt spåra hur tiden inom verksamheten spenderas. Få koll på hur avvikelser rapporteras för att identifiera möjligheter att förbättra det som hindrar verksamheten från att spendera tiden på rätt sätt. Slipp jakten på underlag med digitala lösningar och integrera lönesystemet för att automatisera hela löneprocessen.
Testa möjligheterna med QBIS tidrapportering
Kunskapen om vart tiden tar vägen gör att man kan ta beslut som ökar lönsamheten utan att också förbinda sig till nödvändigheten att utöka de interna resurserna. Med kunskap om hur man kan effektivisera kan man också tjäna mer utan att göra mer. Testa QBIS på egen hand i lugn och ro genom att starta din testperiod idag.
Vill du ha en guidad tur i systemet? Kontakta oss så visar vi hur QBIS kan anpassas efter er verksamhet. Ring oss på 031- 61 41 66 eller mejla till sales@qbis.se.
Vanliga frågor om tidrapportering
Vad är en tidrapport?
I en tidrapport anger en anställd sin närvaro och frånvaro. Om den anställde varit frånvarande kan denne ange om detta beror på sjukdom, semester eller något annat. Även övertid och obekväm arbetstid kan rapporteras här. Tidrapporten används sedan för att generera lönearter för frånvaro, arbetade timmar och tillägg. Dessa lönearter förs in i ert lönesystem och ligger till grund för den lön som sedan betalas ut till den anställde.
Hur fungerar tidrapportering?
Tidrapportering ger medarbetare mer ansvar att själva ha kontroll över sin arbetssituation. Medarbetaren har insikt i sina egna tidssaldon och kan känna lugn inför att tiden har registrerats rätt inför nästa utbetalning. Chefer får en enkel process för att attestera personalens tidrapporter och slipper onödiga kontroller av underlaget. Som chef får du också möjlighet att plocka ut data över hur individer eller avdelningar har spenderat sin tid. När tiden är registrerad och attesterad får löneadministratören ett färdigt löneunderlag och kan med ett par knapptryck exportera lönefilen till det integrerade systemet.
Hur rapporterar jag övertid?
Ibland händer det att du blir ombedd att jobba övertid eller mertid, den tiden ska självklart registreras. Överskrider tiden dina schemalagda timmar, ska du registrera övertiden som en särskild avvikelse. När det gäller övertidsersättning gäller olika regler beroende på vilken arbetsgivare du har. Vanligaste är att arbetet är beordrat på förhand eller behöver godkännas av chef i efterhand. I många fall kan du också få kompensationsledigt i utbyte mot den övertid du har arbetat.
Hur tidrapporterar jag förtroendetid?
Förtroendetid också kallat oreglerad arbetstid innebär att ditt arbete är av sådan natur att arbetsgivaren inte har möjlighet att kontrollera när arbetsdagen börjar eller slutar.
Oftast när du har förtroendetid, så räcker det med att du registrerar avvikelser som sjukdom, VAB, semester, komp, osv.
Hur tidrapporterar man?
Tidrapporterar gör du genom att fylla i din närvaro och frånvaro i en rapport. I vissa fall räcker det att du skriver hur många timmar du arbetat respektive varit frånvarande. I andra fall måste du ange vilket klockslag du började arbeta och vilket klockslag du slutade, samt hur lång rast du haft. För tiden du varit frånvarande måste du ange vilken typ av frånvaro det handlar om. Vanliga exempel på frånvaro är sjuk, semester, föräldraledig eller komp.
När du är fyllt i din rapport används den som underlag för att räkna ut storleken på den lön som ska betalas ut till dig.
Bör man utgå från en mall för tidrapportering?
Med ett digitalt system behövs ingen mall. De anställda får ett tidkort direkt med sitt förifyllda schema, där de registrerar avvikande tider, rapporterar tid i projekt och godkänner sin vecka.
Finns det någon bra app för tidrapportering?
QBIS finns tillgängligt både på webben och som app i mobilen.