Projektplanering för starka resultat
Lägg grunden för hela projektet med detaljerad projektplanering. Strukturera projektets steg och fördela resurserna för att skapa rätt förutsättningar för ett lyckat resultat.
Projektplanering i 4 steg
Som projektplanerare vet du antagligen redan att en tydlig plan lägger grunden för hela projektet. Samtidigt finns det skilda meningar om hur man bäst går tillväga för att planera ett projekt. Kanske har du någon gång sökt på “projektplanering app” eller “projektplanering exempel” för att hitta olika förslag.
Här har vi samlat några av våra bästa tips för att underlätta en enkel projektplanering.
Upprätta en projektplan
För att skapa en tydlighet som genomsyrar hela ditt projekt är det viktigt att skapa en omfattande, men samtidigt enkel projektplanering som alla involverade kan ta del av. Trots att det kan kännas lockande att använda en färdig mall är det viktigt att du är noga med att anpassa planen efter era och projektets unika förutsättningar.
Några viktiga delar att etablera redan under planeringsfasen är följande:
Vilka aktiviteter behövs?
Varje projekt består av ett antal aktiviteter som behöver genomföras för att nå slutmålet. För en webbyrå kan exempel på aktiviteter vara möte med kunden, uppstartsmöte internt, göra första designskissen och så vidare.
Vad som är viktigt att tänka på är att varje del faktiskt definieras, även om vissa aktiviteter är större än andra, eftersom skapandet av en helhet är viktigt för att kunna överblicka projektet. Du bör även namnge aktiviteterna med tydliga och individuella namn för att förebygga missförstånd och överlappningar.
Vem gör vad, när och hur?
När alla aktiviteter som tros behövas har fastställts kan man använda sig av exempelvis Gantt-scheman för att skapa en tydlig visualisering av projektets gång.
Därefter är det dags att förtydliga vem eller vilka som ska genomföra de olika aktiviteterna. För att underlätta överlämningar är det även viktigt att alla projektets medlemmar vet när de olika aktiviteterna ska genomföras och i vilken ordning de kommer.
För att möjliggöra en smidig arbetsgång och nöjda medlemmar är det även viktigt att alla vet hur aktiviteterna ska genomföras. Se därför till att medlemmarna besitter rätt kunskap och förbered material samt håll uppstartsmöten om komplettering behövs.
Har vi några milstolpar och delmål?
Utöver en bestämd tidsram är det oftast nödvändigt att ha delmål längs vägen. Detta skapar dels motivation för medlemmarna, dels riktmärken för hur lång tid varje aktivitet bör ta.
Se även till att det är enkelt för medlemmarna i er organisation att se var ni befinner er i processen – detta kan möjliggöras genom exempelvis digitala verktyg.
Vad har vi för tidsplan och budget?
Vad har ni för budget för projektet? Nu när aktiviteter, ansvarsfördelning och milstolpar är etablerade är det viktigt att testa budgeten över dessa faktorer samt i relation till tidsramen.
Viktigt är att denna kontroll görs på förhand. Skulle budgeten inte överensstämma med planen är det enklare att göra justeringar innan den redan har skridit till verket. Se till att ha rätt verktyg för att kunna hålla koll på olika faktorer inom projektet, såsom att ha ett system för tidrapportering.
Skapa en kontinuerlig överblick med ett digitalt projektplaneringsverktyg
Oavsett om du som projektplanerare var en av de som sökte på “projektplanering app” eller använder dig av andra metoder är det viktigt att du skapar förutsättningar för en kontinuerlig överblick under projektets gång.
Med en kontinuerlig överblick kan du se hur varje aktivitet ligger till gentemot de etablerade delmålen och budget. Dessutom kan varje medlem se status över aktiviteterna de är ansvariga för och veta när det är dags för överlämningar.
En fördel med att ha din projektplan online är att visualiseringar enkelt kan skapas digitalt och göras tillgängliga för samtliga projektmedlemmar under hela projektets gång. Dessutom behöver manuella uppdateringar inte göras för varje ny händelse.
Följ upp under projektets gång för att streamlina och upptäcka åtgärdspunkter
Att planera ett projekt i dess förstadium är viktigt, men det är minst lika viktigt att fortsätta följa upp projektet även när det är i rullning.
Att skapa kontinuerlig överblick under projektets gång gör det enkelt att se om alla aktiviteter är i fas med tidsplanen, om någon aktivitet eller överlämning har tagit längre tid än förväntat samt hur ni ligger till gentemot budget.
Streamlining är ett sätt att effektivisera delar i ett projekt, exempelvis arbetsgången under de aktiviteter som ska genomföras. Med kontinuerlig överblick blir det enkelt att se vilka delar som fungerar bra och vilka som kan effektiviseras.
Genom att upptäcka vilka delar som har förbättringspotential under projektets gång kan även viktiga åtgärder tas för att säkerställa att resterande del av projektet blir så bra som möjligt. Med en kontinuerlig överblick och uppföljning blir det enkelt för dig som projektplanerare att hela tiden känna att du har kontroll över projektet.
Skapa rapporter för utvärdering
Inom projektledning är det inte bara viktigt att kunna se till att projektet är påväg i rätt riktning och att kunna leverera framgångsrika resultat i tid. Efter projektets avslut är det av värde att kunna skapa rapporter över hur det faktiskt har gått. Med hjälp av rapporter blir det enkelt att exempelvis tydligt se samband och mäta nyckeltal. Dessutom kan du hitta grundade förbättringsmöjligheter till nästa projekt.
Använder du digitala verktyg såsom QBIS Project får du dessutom möjlighet att skapa automatiska rapporter utefter datan som har skapats under projektets gång.
Projektplanering med Gantt-schema
Med QBIS får du ett projektverktyg / projektplaneringsverktyg som stödjer planering med Gantt-schema, vilket ger en tydlig överblick över vilka aktiviteter som ska genomföras, när de ska genomföras och vem som är ansvarig för att utföra dem. Aktiviteterna planeras in i en horisontell tidsaxel med faser, beroenden och milstolpar tydligt beskrivna. Något som underlättar både i arbetet med riskbedömningen och med projektuppföljningen.
Aktiviteter, faser, milstolpar och beroenden
I projektplaneringen bryts projektet ned i aktiviteter, som sedan kan delas in i faser bestående av beroenden och milstolpar, vilka är kriterier och resultat som ska uppfyllas inom en viss tidsram i projektet. Syftet med att lägga till beroenden och milstolpar är att dessa ska vara ett stöd för projektplaneringen och styrningen samt för att underlätta i ett senare skede av projektuppföljningen.
Jag upplever att QBIS är unikt med att kombinera kom- och gåtid med utlägg och projekt i ett system. Jag kan se när en konsult anlände och gick samtidigt som det kopplar till projektet personen arbetar i och ange kostnader antingen i projektet eller på företaget – allt i ett system.
Fredrik Bromander, VD, Condesign
QBIS Project ger möjligheter för alla projektdeltagare att på ett enkelt och snabbt sätt redovisa sin tid oavsett om man står på landningsbanan och lägger asfalt eller sitter i ett projektmöte. Just enkelheten och snabbheten är något som Stockholm-Skavsta uppskattar med QBIS-systemet.
Niclas Friberg, Air Space Account Manager på Stockholm Skavsta Flygplats AB
Fördelar med projektplanering i QBIS
- Enklare planering med Gantt-schema
- Projektmallar för att underlätta planeringen av återkommande projekt
- Projektplanering med budget mot kostnader och resurser
- Flexibla prismodeller med möjlighet till fast pris och löpande i samma projekt
- Lättillgängligt med projektplanering och tidrapport i app och på dator
- Testa QBIS Project kostnadsfritt och se hur ni enkelt kan planera era projekt
Vanliga frågor om projektplanering
Vad är syftet med att planera projekt?
Målet med project management är att den ska mynna ut i en tydlig projektplan. Det finns flera variationer och exempel på vad en projektplan bör innehålla, men grunden är att dokumenten beskriver bakgrunden till projektet, definierar målet, syftet och eventuella begränsningar. En projektplan innehåller även deadlines, beskrivning av hur arbetet ska utföras, riskanalyser och en beskrivning av processen för hur projektet ska redovisas.
Hur lyckas jag med min projektplanering?
Den främsta anledningen till att projekt misslyckas är att någon har underskattat antingen tidsåtgången eller kostnaderna, eller båda två. Detta kan undvikas genom att använda ett projekthanteringsverktyg som ger er en bättre överblick över hela projektet, från start till mål.