Skapa löneunderlag med tre snabba klick
Med QBIS automatiserade lösningar får du snabbare och enklare in korrekta löneunderlag från de anställda. Bra för både löneadministratör, chef och medarbetare.
Lönehantering och tidrapportering går hand i hand
Även med fasta månadslöner är det tid som grundar för varje lön. Avvikelser med olika lönearter kräver olika typer av registreringar när lönearbetet drar igång. Med olika faktor för varje avvikelse blir vikten av korrekt utförd tidregistrering av den anställde, desto större. Oavsett om rapporteringen görs analogt eller digitalt är tidrapporteringen grundläggande för att lönehanteringen ska bli rätt, med rätt information som grund.
Mer korrekt löneunderlag med attestering och verifiering
Ett digitalt system som tillåter att tidrapporteringen går i led för attestering, minskar risken för fel. När en anställd har rapporterat sin arbetstid och sina avvikelser för veckan stänger denne sitt tidkort. Chefen kan därmed se över rapporteringen för att sedan antingen godkänna eller be om ändringar i tidkortets registreringar. När anställdas tidkort är stängda och godkända kan löneadministratören ta ut allt underlag från QBIS, för att importera det direkt till lönesystemet.
Tre steg för att skapa löneunderlag i QBIS
Medarbetare rapporterar arbetstid och avvikelser
I tidkortet kan anställda rapportera både arbetstid och avvikelser. Schemat avgör vilken typ av rapportering som kan göras och det kopplade kollektivavtalet avgör vilka typer av avvikelser som kan rapporteras för den anställde. Vid veckans slut samt månadens slut stänger den anställde sitt tidkort varpå chefen kan kontrollera rapporteringen.
Chefer attesterar anställdas tidkort
Chefen eller projektledaren ser över alla sina anställdas stängda tidkort. I en samlad lista kan du se vilka tidkort som är stängda och vilka som är fortsatt öppna. Här kan du skicka en påminnelse för de som inte stängt sina tidkort. Genom att påbörja en godkännandecykel kan du godkänna eller begära korrigeringar i individuella tidkort. Men det finns också möjlighet att massgodkänna tidkort för alla anställda.
Verifiering och exportering av underlag
De godkända tidkorten läggs sedan in till administratörens förfogande för exportering. Filen som exporteras skapar en färdig fil med arbetstid och avvikelser som underlaget gäller, inklusive vilka lönearter och faktorer som löneaktiviteterna är registrerade under. Underlaget kan snabbt importeras till lönesystemet så att lönerna kan färdigställas. I detta skede kan löneadministratören även ta ut en sammanställningsrapport av löneaktiviteter som kan användas i dokumentationssyfte.
Lönehantering i QBIS
Samlar all tid inom hela verksamheten
Med olika scheman och kollektivavtal kan all tid samlas på ett anpassat sätt för alla anställda och avdelningar inom hela verksamheten.
Hanterar flera olika lönearter
Lägg in olika lönearter och avvikelser såsom: sjukdom, semester, friskvårdsbidrag, föräldraledighet, mm.
Sammanställning av löneaktiviteter för beredning av löner
Få rapporter för all rapporterad tid inom verksamheten som ger en överblick över alla löneaktiviteter som har registrerats.
Exportera scheman för synkronisering med andra system
Med möjligheten att exportera scheman kan samma information smidigt importeras till lönesystemet så att alla system är uppdaterade med samma information.
Välj vilken information lönefilen ska innehålla
Anpassa lönefilen efter vad ni vill ha med och behöver importera i lönesystemet.
Integrationer till lönesystem automatiserar processen
QBIS kan integreras med de flesta stora lönesystem på marknaden för en så smidig löneprocess som möjligt.
Underlag attesterat och färdigt för löneberedning
Attesteringsledet minskar risk för felrapportering och förenklar mer korrekta löneutbetalningar.
Ange faktor på löneaktiviteter
Applicera lönearten på löneaktiviteten vid tidrapporteringen för att ha allt färdigt redan från början.