Hur beräknas 3-månadersperioden? När anses tjänsteresan avbruten respektive när förlängs 3-månadersperioden?

Med traktamente menas kostnadsersättning för att täcka ökade levnadskostnader under en tjänsteresa eller tillfälligt arbete på annan ort. Det skattefria beloppet reduceras vid längre tjänsteresor, 3 månader och längre, detta eftersom man antas anpassa sig efter kostnadsnivån på tjänsteorten. Men hur beräknas 3-månadersperioden? När anses tjänsteresan avbruten respektive när förlängs 3-månadersperioden?

Skattepliktigt eller skattefritt traktamente

Traktamente är formellt sett skattepliktigt från första kronan. Men eftersom den anställde har rätt till schablonavdrag för ökade levnadskostnader vid tjänsteresor görs en tyst kvittning, vilket innebär att arbetsgivaren kan betala ut skattefritt traktamente, förutsatt att tjänsteresan:

  • har gått till en plats som ligger mer än 50 km från den anställdes bostad och tjänstestället, och
  • är förenad med övernattning (00.00–06.00) som görs mer än 50 km från den anställdes bostad och tjänstestället.

Det skattefria (avdragsgilla) traktamentsbeloppet är 290 kr under inkomståren 2024 och 2025 per dag vid tjänsteresor inom Sverige.

LÖNEHANDBOKEN är en komplett handbok för dig som hanterar löner, traktamenten, utlägg och kostnadsersättningar. Finns som tryckt bok och som e-bok.

Långa tjänsteresor

För att den anställde ska kunna få skattefritt traktamente efter tremånadersperiodens slut, måste villkoren för tillfälligt arbete vara uppfyllda. Traktamentsbeloppet reduceras dock till 70% efter tre månader och ned till 50% efter två år.

Villkoren för tillfälligt arbete är uppfyllda om

  • arbetet avser en kortare tid
  • arbetet visserligen inte är kortvarigt, men ändå tidsbegränsat, t ex riksdagsmannaarbete eller arbete inom byggnads- och ­anläggnings­branschen
  • den anställde ska arbeta på flera platser, eller
  • det av någon annan anledning inte kan krävas att den anställde ska flytta från bostadsorten.
Tremånadersreduktion

Efter tre månaders vistelse på en och samma ort reduceras det skattefria dagtraktamentet, eftersom man kan utgå från att levnadskostnaderna sjunker vid en längre vistelse på en och samma ort. Notera att nattraktamentet inte behöver reduceras även om tjänsteresan är längre än tre månader.

Efter tre månader kan arbetsgivaren därför bara betala ut 70% av maximibeloppet i skattefritt traktamente. För inkomståren 2024 och 2025 är det reducerade traktamentet 203 kr.

Tvåårsreduktion

När en tjänsteresa på en och samma förrättningsort pågått längre tid än två år kan den anställde få 50% av maximibeloppet skattefritt vid en tjänsteresa inom Sverige, dvs 145 kr/dag inkomståren 2024 och 2025. Någon bortre tidsgräns finns inte.

Inga halvdagar vid långa tjänsteresor

Om en tjänsteresa varat på ett och samma ställe längre än tre månader får avdrag för ökade levnadskostnader enbart göras för hela dagar. Detta innebär att något skattefritt halvdagstraktamente för resdagar inte kan betalas ut av arbetsgivaren. Med hela resdagar menas avresedagar som påbörjas före kl 12 och hemresedagar som avslutas efter kl 19.

Avbrott

Om en arbetsperiod avbryts börjar en ny tremånaders- respektive tvåårsperiod löpa. Därmed kan fulla traktamentsbelopp på nytt ­betalas ut, även om den anställdes tjänsteresa återigen går till ­samma plats som före avbrottet.

Det är alltså viktigt att definiera uttrycket avbrott: En tjänsteresa anses avbruten om den anställde gör uppehåll i arbetet på orten i minst fyra veckor, dvs när arbetet förläggs till annan ort i minst fyra veckor. Enligt Skatteverket ska uppehåll på mindre än fyra veckor eller avbrott för sjukdom eller semester göra att tremånadersperioden ­förlängs, detta under förutsättning att den anställde inte får traktamente under uppehållet. En förutsättning är också att den anställde egentligen skulle ha arbetat under tiden för uppehållet.

Exempel:
Elliot är på tjänsteresa utanför den vanliga verksamhetsorten. Efter två ­månader gör han uppehåll i tjänsteresan. Han återgår till samma plats efter uppe­hållet.

Olika orsaker till uppehållet och uppehållets längd gör att tremåna­ders­perioden påverkas på olika sätt:
– Tre veckors semester eller tre veckors sjukdom utan traktamente innebär att tremånadersperioden förlängs med tre veckor.
– Fem veckors semester eller sjukdom utan traktamente gör att tremånaders­perioden förlängs med fem veckor.
– Två veckors tjänstgöring på hemorten innebär att tremånaders­perioden förlängs med två veckor.

– Fem veckors tjänstgöring på hemorten eller på annan ort innebär att en ny tremånadersperiod påbörjas när den anställde återvänder.

Perioden förlängs däremot inte på grund av vanliga helguppehåll om den anställde normalt arbetar måndag till fredag.

Exempel: 
Alf är på tjänsteresa under fyra månader. Varje helg åker han hem till sin ­bostad. Tremånadersperioden förlängs inte med lördagarna och söndagarna.

Byte av ort

För att ett avbrott ska leda till en ny tremånadersperiod måste den anställde enligt Skatteverket byta nattlogi. Det räcker alltså inte med att byta arbetsort. Detta är en rimlig åsikt eftersom levnads­kostnaderna knappast ökar bara för att arbetsorten ändras, för det krävs normalt att också bostadsorten ändras.

Det finns ingen regel om hur långt man måste flytta från arbets­orten och bostadsorten för att det ska räknas som en ny verksam­hets­ort. Skatteverket anser att det kan vara praktiskt att använda 50-kilometersregeln.

Exempel:
Stefan bor i Gävle. Han åker på en tjänsteresa till Stockholm dit han har ­cirka 20 mil. Det är alltså en tjänsteresa utanför den vanliga verksamhets­orten. Han övernattar i Stockholm, men utför arbete både i Stockholm, ­Uppsala och Södertälje. Eftersom han inte byter övernattningsställe innebär det att det räknas som en och samma tremånadersperiod oavsett om han jobbar en vecka i taget på respektive ort. Avgörande är alltså ett eventuellt byte av nattlogi.

Med BL Total sköter du företagets bokföring, fakturering och betalningar smidigt på webben och i mobilen. Prova gratis i 30 dagar!

Skatteverket tolkar reglerna

Skatteverket har gett sin syn på saken när det gäller arbete på mer än en ort och avbrott i tjänsteresa för ny tjänsteresa.

De frågor som ställts till Skatteverket och som man nu besvarat är följande:

  • Vad gäller för anställda som kontinuerligt arbetar på två eller flera orter?
  • Ska tremånadersperioden förlängas även i de fall uppehåll skett pga tjänsteresa till en ny ort? Ska avdraget reduceras även vid tjänsteresan till den nya orten?

Skatteverkets ställningstagande 2009-06-15, Dnr: 131 375101-09/111

Skatteverket om arbete på mer än en ort

Man kan endast ha ett tjänsteställe i en anställning och det är platsen där man utför huvuddelen av sitt arbete. Skatteverket konstaterar därför att den som kontinuerligt arbetar på flera orter är på tjänsteresa när han inte befinner sig på tjänstestället.

Frågan är då om detta är en (1) pågående tjänsteresa eller om det är en ny tjänsteresa varje gång han reser till den andra orten?

Lagens regler om att fyra veckors avbrott krävs för att tjänsteresan ska anses avbruten (se ovan) är enligt Skatteverket generell och ska därför även tillämpas när någon regelmässigt arbetar på två orter.

Exempel:
Erik arbetar kontinuerligt tre dagar per vecka (måndag-onsdag) i Hudiksvall och två dagar per vecka (torsdag-fredag) i Uppsala. Erik har alltså sitt tjänsteställe i Hudiksvall, och när han är i Uppsala är han på tjänsteresa. En tjänsteresa med korta avbrott, vilket innebär att när han är i Uppsala är det en fortsättning av en pågående tjänsteresa som började första gången Erik arbetade i Uppsala.

Skatteverket om beräkning av perioden

Enligt Skatteverket ska tremånadersperioden beräknas med utgångspunkt från när tjänsteresan inleddes. Därefter gör man ett tillägg med det antal dagar som arbete skett på annan ort utan att tjänsteresan avbrutits genom fyraveckorsregeln. Lördagar och söndagar förlänger inte tjänsteresan om man inte vanligtvis arbetar dessa dagar. Inte heller inarbetade dagar för de som har koncentrerad arbetstid ska förlänga tremånadersperioden.

En period av sjukdom eller semester ska förlänga tremånadersperioden med hela dess längd, oavsett om det ingår lördagar och söndagar.

Exempel:
Erik (se ovan) åker hem till sin bostad varje helg. Arbetsgivaren betalar traktamente för de dagar han arbetat i Uppsala. Arbetet i Uppsala påbörjades 25 januari. Det innebär att tremånadersperioden upphör den 25 april. Någon förlängning med lördagar och söndagar ska inte göras, perioden ska dock förlängas med det antal dagar som han arbetat i Hudiksvall, dvs med ca 40 dagar. Det innebär att Eriks traktamente ska reduceras efter den 4 juni.

Skatteverket om avbrott för ny tjänsteresa

Det förekommer också att man gör ett avbrott i tjänsteresan för en annan tjänsteresa där övernattningar sker. I dessa fall anser Skatteverket numera att tremånadersperioden ska förlängas, även om traktamente för den senare tjänsteresan betalas ut.

Exempel:
Erik (se ovan) skickas på en tjänsteresa till Stockholm. Resan äger rum torsdag–fredag, när han vanligtvis arbetar i Uppsala. Eriks tremånadersperiod förlängs med dessa två dagar, trots att arbetsgivaren betalar fullt traktamente för denna tjänsteresa.