Ett korrekt löneunderlag bygger på att arbetstid, schema och lönepåverkande avvikelser registreras på ett enhetligt sätt. När uppgifterna finns i olika mejl, kalkylblad och system ökar risken för fel och sena rättelser. Med ett sammanhållet flöde blir löneberedningen enklare för både medarbetare, chefer och löneadministration. 
QBIS Time samlar tidrapportering, schema, avvikelser och attest i samma process. Medarbetaren rapporterar, chefen granskar och löneadministratören får ett kontrollerat underlag som kan föras över till lönesystemet. Det skapar bättre spårbarhet och minskar behovet av manuell dubbelregistrering. 

Vad är ett löneunderlag? 

Ett löneunderlag är den information som används för att beräkna en medarbetares lön för en viss period. Det kan omfatta arbetad tid, frånvaro, semester, övertid, mertid, OB-tid, flex, komptid, beredskap och restid. Vilka uppgifter som behövs beror på anställningsform, arbetsschema, företagets rutiner och tillämpliga avtal. 

För en medarbetare med fast månadslön bygger underlaget ofta på avvikelser från det ordinarie schemat. För en timavlönad medarbetare behöver den faktiskt arbetade tiden normalt rapporteras. I båda fallen måste uppgifterna gälla rätt period och vara kontrollerade innan lönekörningen. 

Tid, schema och avvikelser måste hänga ihop

Schemat visar den planerade arbetstiden, tidrapporteringen visar utfallet och avvikelserna förklarar skillnaden. Om schemat visar åtta timmar men tidkortet innehåller sex arbetade timmar behöver de återstående två timmarna ha en korrekt förklaring. Det kan exempelvis vara sjukfrånvaro, vård av barn, semester eller tjänstledighet. 

Det är också viktigt att skilja mellan projekttid och lönegrundande uppgifter. Projekttid används för att följa arbete per kund, uppdrag eller aktivitet, medan närvaro och lönepåverkande avvikelser ligger till grund för lönen. Tydliga begrepp minskar risken för missförstånd mellan verksamheten och löneadministrationen.et går så snabbt att rapportera tid och att QBIS funkar lika bra för små team som för stora organisationer.

Så skapar ni korrekta löneunderlag i QBIS Time

1. Säkerställ rätt schema 

Börja med att koppla rätt schema till varje medarbetare. Schemat visar när och hur mycket personen förväntas arbeta och fungerar som referens för avvikelserapporteringen. Vid deltidsarbete, skift eller ändrad sysselsättningsgrad är det särskilt viktigt att uppgifterna gäller från rätt datum. 

2. Rapportera arbetstid löpande 

Medarbetarna rapporterar sin arbetstid i QBIS Time via webben eller mobilen. Verksamheten kan använda tidkort, stämpling av kom- och gåtid eller avvikelserapportering mot ett fast schema. Löpande rapportering minskar risken för att timmar glöms bort eller uppskattas i efterhand. 

3. Registrera rätt avvikelse 

En avvikelse kan vara frånvaro eller annan tid som påverkar lönen, exempelvis övertid, mertid eller OB-tid. Uppgiften behöver registreras med rätt avvikelseorsak, datum och omfattning. I QBIS kan avvikelser och löneaktiviteter kopplas till de lönearter eller koder som används vid överföringen till lönesystemet. 

Frånvaro och avvikelse är inte samma sak. Frånvaro innebär att planerad arbetstid inte har utförts, medan en avvikelse även kan vara arbetad tid som ger särskild ersättning. En löneart är i sin tur den kod i lönesystemet som styr hur händelsen beräknas och redovisas. 

4. Stäng och attestera tidkortet 

När perioden är färdig stänger medarbetaren sitt tidkort och skickar det vidare för attest. Chefen kontrollerar att arbetstid, schema och avvikelser är rimliga och kan begära en rättelse om något saknas. Först när tidkortet är godkänt bör det ingå i löneunderlaget. 

Ett tydligt attestflöde fördelar ansvaret. Medarbetaren ansvarar för rapporteringen, chefen för verksamhetskontrollen och löneadministrationen för den slutliga kontrollen. Det gör processen mer spårbar och minskar antalet frågor inför lönekörningen. 

5. Kontrollera och överför underlaget 

Före överföringen bör löneadministrationen kontrollera öppna tidkort, orimliga timantal, oförklarade differenser och saknade uppgifter. Kontrollera även att rätt medarbetare, löneperiod och avvikelseperiod ingår. Godkända uppgifter kan därefter sammanställas och föras över till ett kompatibelt lönesystem. 

När uppgifterna överförs digitalt minskar behovet av att registrera samma information flera gånger. Det sparar tid och minskar risken för att timmar, datum eller lönearter blir fel. En rimlighetskontroll efter importen bör ändå alltid ingå i företagets lönerutin. 

Checklista inför lönekörningen 

En kort och återkommande kontroll hjälper organisationen att fånga fel innan löneunderlaget lämnar tidssystemet. Rutinen bör ha en tydlig ansvarig och följas inför varje lönekörning. Kontrollera särskilt följande punkter: 

  • Rätt schema och sysselsättningsgrad för perioden. 
  • Samtliga tidkort är stängda och inskickade. 
  • Frånvaro, övertid, mertid, OB-tid, flex och komptid är korrekt registrerade. 
  • Cheferna har attesterat sina medarbetares tidkort. 
  • Rätt personer, datum, löneaktiviteter och lönearter ingår i överföringen. 
  • Underlaget har rimlighetskontrollerats efter importen i lönesystemet. 

Företag med flera kollektivavtal, juridiska enheter eller komplexa scheman kan behöva fler kontrollpunkter. Checklistan ersätter därför inte företagets egna lönerutiner. Den ger däremot en tydlig grund för att minska vanliga fel och sena kompletteringar. 

Läs mer om QBIS

Testa QBIS kostnadsfritt i 14 dagar 

Vill ni få bättre kontroll över vägen från rapporterad tid till färdigt löneunderlag? Testa QBIS kostnadsfritt i 14 dagar och se hur tidrapportering, avvikelser och attest kan samlas i ett tydligare flöde. Under testperioden kan ni bedöma användarvänligheten, kontrollen och möjligheten att minska administrationen inför lönekörningen.

Testa QBIS kostnadsfritt i 14 dagar

Vanliga frågor om löneunderlag, tid och avvikelser 

Vad ska ett löneunderlag innehålla?

Ett löneunderlag ska innehålla de uppgifter som behövs för att beräkna rätt lön för rätt period. Det kan vara arbetad tid, schema, frånvaro, semester, övertid, mertid, OB-tid, flex, komptid, beredskap och restid. Det exakta innehållet styrs av anställningsvillkor, företagets rutiner och tillämpliga avtal. 

Hur skapar man ett korrekt löneunderlag från tidrapporteringen? 

Säkerställ först att varje medarbetare har rätt schema och rapporterar arbetstid och avvikelser på rätt datum. Därefter ska en ansvarig chef kontrollera och attestera tidkortet. Löneadministrationen gör den slutliga kontrollen innan uppgifterna förs över till lönesystemet. 

Vad är skillnaden mellan tidrapportering och avvikelserapportering? 

Vid tidrapportering registrerar medarbetaren den faktiskt arbetade tiden, ofta per dag, aktivitet eller projekt. Vid avvikelserapportering utgår man från ett fast schema och registrerar främst det som avviker från den planerade tiden. Valet beror på anställningsform och verksamhetens behov av närvaro- eller projektuppföljning.

Varför behöver chefen attestera tidkortet? 

Chefen kan bedöma om rapporterad tid och registrerade avvikelser stämmer med det arbete och de händelser som är kända i verksamheten. Attesten skapar en dokumenterad kontrollpunkt innan uppgifterna påverkar lönen. Fel kan då rättas medan informationen fortfarande är aktuell. 

Kan QBIS Time överföra löneunderlag till ett lönesystem?

QBIS Time fungerar som ett försystem där tid, avvikelser och relaterade uppgifter kan samlas, kontrolleras och attesteras. Godkända underlag kan exporteras eller överföras till kompatibla lönesystem beroende på integration och konfiguration. Företaget behöver säkerställa att lönearter, perioder och andra inställningar är korrekt kopplade mellan systemen.