QBIS Expense: så får ni kontroll över kvitton, utlägg och reseräkningar

När kvitton lämnas in via mejl, på papper eller i olika chattar blir utläggshanteringen lätt en tidskrävande process. Medarbetaren behöver komma ihåg vad inköpet avsåg, chefen behöver hitta rätt underlag och löne- eller ekonomiavdelningen måste kontrollera belopp, moms och kontering. Ett saknat kvitto kan försena både ersättningen och den ekonomiska uppföljningen.

QBIS Expense samlar kvitton, utlägg, reseräkningar, traktamenten och milersättning i ett digitalt flöde. Medarbetaren registrerar uppgifterna via mobilen eller datorn, chefen granskar och attesterar och administrationen får ett kontrollerat underlag för lön, fakturering eller vidare ekonomisk hantering. Det ger bättre spårbarhet och minskar behovet av att registrera samma information flera gånger.

Vad är digital utläggshantering?

Digital utläggshantering innebär att företagets utlägg registreras, kompletteras, kontrolleras och godkänns i ett digitalt system. Underlaget kan vara ett fotograferat kvitto, en PDF eller information om en tjänsteresa. Registreringen kan även innehålla uppgifter om exempelvis projekt, kund, kostnadsställe, representation eller deltagare.

Ett utlägg uppstår vanligtvis när en medarbetare betalar en kostnad för företagets räkning med privata pengar. Det kan exempelvis vara en tågbiljett, hotellkostnad, parkeringsavgift eller ett mindre inköp. När företaget ersätter medarbetaren behöver det finnas ett underlag som visar vad som har köpts, beloppet, datumet och varför kostnaden hör till verksamheten.

Milersättning och traktamente är däremot kostnadsersättningar med särskilda skatteregler. De behöver därför hanteras utifrån uppgifter om bland annat färdsätt, körsträcka, resmål, tider, övernattning och fria måltider. Ett digitalt system hjälper användaren att få med rätt information från början.

Från kvitto till färdigt underlag

En fungerande utläggsprocess består av mer än att spara en bild på ett kvitto. Uppgifterna ska vara kompletta, kostnaden ska kopplas till rätt sammanhang och en behörig person ska godkänna den. Därefter behöver informationen föras vidare till rätt mottagare.

Om kostnaden hör till en tjänsteresa kan underlaget påverka medarbetarens lön. Om utlägget avser ett kundprojekt kan det även behöva tas med i faktureringen. Samma registrering kan därför vara relevant för medarbetaren, projektledaren, löneadministrationen och ekonomifunktionen.

När hela flödet hanteras digitalt blir det enklare att se var ett utlägg befinner sig. Medarbetaren kan se om rapporten har skickats in, chefen kan se vad som väntar på attest och administrationen kan kontrollera vilka underlag som är färdiga att överföra.

Så hanterar ni utlägg i QBIS Expense

1. Registrera kvittot direkt

Medarbetaren fotograferar kvittot med mobilen eller bifogar en bild eller fil vid registreringen. I QBIS Expense kan kvittot tolkas så att datum, belopp och moms fylls i automatiskt. Medarbetaren granskar uppgifterna och kompletterar det som behövs innan utlägget skickas vidare.

Det är en fördel att registrera utlägget i nära anslutning till inköpet. Då är det lättare att komma ihåg syftet med kostnaden, vilket projekt den tillhör och vilka personer som deltog vid exempelvis representation. Risken för borttappade eller svårlästa kvitton minskar också.

2. Komplettera med rätt information

Ett kvitto visar inte alltid hela affärshändelsen. Medarbetaren kan därför behöva ange vad inköpet avser, vem som gjort utlägget och om kostnaden ska kopplas till ett projekt, en kund eller en intern aktivitet.

Vid representation behövs normalt ytterligare information, exempelvis syftet med representationen och vilka som deltog. QBIS Expense har stöd för olika typer av representation och kan hantera beräkningen av avdragsgill och ej avdragsgill moms.

Tydliga obligatoriska fält och gemensamma benämningar gör registreringen mer enhetlig. Det minskar mängden kompletteringar som ekonomi- eller löneavdelningen behöver begära i efterhand.

3. Registrera traktamente och tjänsteresor

Vid en tjänsteresa behöver medarbetaren ange bland annat resmål samt tid för avresa och hemkomst. Uppgifter om övernattning och fria måltider kan påverka hur traktamentet ska beräknas. För utrikesresor behöver beräkningen även utgå från det normalbelopp som gäller för det aktuella landet.

QBIS Expense har stöd för inrikes och utrikes traktamenten, halvdagar, heldagar, nattraktamenten och resor med flera destinationer. Systemet kan även beräkna måltidsavdrag, kostförmån och ersättning utifrån de registrerade uppgifterna.

För inkomståret 2026 är det högsta skattefria traktamentet vid en tjänsteresa inom Sverige 300 kronor för en hel dag och 150 kronor för en halv dag. För att ett skattefritt traktamente ska kunna betalas ut behöver villkoren för tjänsteresan vara uppfyllda. Företagets egna regler eller kollektivavtal kan dessutom ge rätt till andra ersättningsnivåer.

4. Beräkna milersättning

När en medarbetare använder bil i tjänsten behöver körningen dokumenteras. Registreringen bör bland annat visa datum, resans syfte, start- och slutpunkt, antal körda kilometer samt vilket fordon som har använts.

I QBIS Expense kan användaren registrera resan och se den kortaste färdvägen på en karta. Systemet kan beräkna körsträckan samt skilja mellan skattefria och skattepliktiga delar av ersättningen. Förinställda fordonstyper hjälper användaren att tillämpa rätt förutsättningar för resan.

Under 2026 är den skattefria schablonersättningen 25 kronor per mil för egen bil. För förmånsbil gäller 12 kronor per mil om bilen drivs med bensin, diesel eller som laddhybrid och 9,50 kronor per mil om bilen drivs helt med el. Om arbetsgivaren betalar en högre ersättning behandlas den del som överstiger schablonen normalt som lön.

5. Granska och attestera utlägget

När rapporten är komplett skickas den vidare för granskning. Chefen kontrollerar att kostnaden är rimlig, att den hör till verksamheten och att rätt underlag har bifogats. Om något saknas kan rapporten skickas tillbaka för komplettering.

Ett tydligt attestflöde gör ansvarsfördelningen enklare. Medarbetaren ansvarar för att registreringen är fullständig, chefen för verksamhetskontrollen och löne- eller ekonomiadministrationen för den slutliga hanteringen.

QBIS kan skicka påminnelser till medarbetare som inte har lämnat in sina uppgifter och notifiera chefer när det finns utlägg att godkänna. Det minskar behovet av manuella påminnelser inför lönekörning, fakturering eller periodavslut.

6. För över underlaget till lön eller fakturering

När utlägget är godkänt kan informationen användas som underlag för ersättning till medarbetaren. Ett projektanknutet utlägg kan också behöva gå vidare till kundfaktureringen, beroende på avtal och företagets arbetssätt.

Genom integrationer kan QBIS föra information vidare till kompatibla löne- och faktureringssystem. Debiterbara timmar, material och utlägg kan ingå i faktureringsinformationen, medan lönegrundande ersättningar kan överföras till löneprocessen. Det minskar dubbelregistreringen och risken för att belopp, datum eller mottagare blir fel.

En digital överföring ersätter inte den slutliga kontrollen. Företaget bör fortfarande stämma av att samtliga godkända rapporter har kommit med och att uppgifterna har hamnat på rätt person, projekt, löneart eller fakturaunderlag.

Utlägg, traktamente och milersättning är inte samma sak

Ett utlägg innebär att medarbetaren har betalat en kostnad för företagets räkning och får tillbaka motsvarande belopp mot underlag. Det kan till exempel vara kostnaden för en biljett eller ett hotellrum.

Traktamente är en ersättning för ökade levnadskostnader under en tjänsteresa. Om villkoren är uppfyllda kan arbetsgivaren betala traktamente skattefritt upp till gällande schablonbelopp. Ersättning över schablonbeloppet hanteras som skattepliktig lön.

Milersättning betalas när en medarbetare använder egen bil eller, under vissa förutsättningar, en förmånsbil i tjänsten. Även här finns schablonbelopp som avgör hur stor del som kan betalas ut skattefritt.

Skillnaden är viktig eftersom ersättningarna kräver olika uppgifter och kan få olika behandling i lön, bokföring och arbetsgivardeklaration. Ett digitalt utläggssystem hjälper verksamheten att hålla isär registreringarna och skapa rätt underlag för nästa steg.

Därför bör utlägg kopplas till projektet

För ett konsult-, service- eller projektföretag räcker det inte alltid att veta hur mycket pengar som har betalats ut. Kostnaden behöver också kopplas till rätt kund eller uppdrag för att projektets verkliga resultat ska bli synligt.

Ett projekt kan se lönsamt ut om bara arbetstiden följs upp, samtidigt som resor, material och andra direkta kostnader ligger utanför kalkylen. När utläggen registreras mot projektet får projektledaren ett bättre underlag för att jämföra intäkter, arbetad tid och kostnader.

Kopplingen gör det också enklare att avgöra vilka utlägg som ska faktureras vidare till kunden. Underlaget finns då tillsammans med den övriga projektinformationen i stället för i ett separat mejl eller kalkylblad. QBIS samlar tid, projekt och utlägg i samma lösning, vilket ger ett sammanhängande underlag för uppföljning och fakturering.

Checklista för en smidigare utläggshantering

En gemensam rutin hjälper medarbetare, chefer och administration att hantera utlägg på samma sätt. Kontrollera särskilt följande punkter:

• Kvittot är läsligt och registrerat i nära anslutning till inköpet.
• Datum, belopp och moms stämmer mot originalunderlaget.
• Syfte, kostnadstyp, projekt och kund är angivna där det behövs.
• Deltagare och affärssyfte finns med vid representation.
• Tider, resmål, måltider och övernattningar är korrekta vid traktamente.
• Resväg, körsträcka och fordonstyp är registrerade vid milersättning.
• Rapporten har granskats och attesterats av rätt person.
• Godkända uppgifter har förts över till rätt löne-, fakturerings- eller ekonomiflöde.

Företag med flera juridiska enheter, kollektivavtal, attestnivåer eller internationella resor kan behöva ytterligare kontrollpunkter. Checklistan bör därför kompletteras med företagets policy för resor, representation, företagskort och privata utlägg.

Läs mer om utläggshantering i QBIS

Få ett enklare flöde för företagets utlägg

Vill ni slippa jaga kvitton och manuellt sammanställa reseräkningar? Med QBIS Expense kan medarbetarna registrera kvitton, traktamenten och milersättning digitalt, samtidigt som chefer och administratörer får ett tydligare flöde för kontroll och attest.

Testa QBIS kostnadsfritt i 14 dagar och se hur utlägg, resor, projekt och underlag kan samlas i en gemensam process. Under testperioden kan ni utvärdera registreringen, attestflödet och möjligheten att minska administrationen från kvitto till lön eller fakturering.

Läs mer om QBIS

Testa QBIS kostnadsfritt i 14 dagar 

Vill ni få bättre kontroll över vägen från rapporterad tid till färdigt löneunderlag? Testa QBIS kostnadsfritt i 14 dagar och se hur tidrapportering, avvikelser och attest kan samlas i ett tydligare flöde. Under testperioden kan ni bedöma användarvänligheten, kontrollen och möjligheten att minska administrationen inför lönekörningen.

Testa QBIS kostnadsfritt i 14 dagar

Vanliga frågor om QBIS Expense och utläggshantering

Vad är QBIS Expense?

QBIS Expense är en digital lösning för hantering av kvitton, utlägg, traktamenten, milersättning och reseräkningar. Medarbetaren registrerar sina uppgifter via mobil eller dator, en ansvarig chef granskar rapporten och det godkända underlaget kan användas i företagets löne-, fakturerings- eller ekonomiprocess. QBIS kan även koppla utlägg till projekt och kunder.