Här tittar vi på hur du bokför lön till dina anställda och hur du gör en omföring i samband med arbetsgivardeklarationen.
Löner kan bokföras på flera olika konton. För arbetare används konto [7010], för tjänstemän [7210] och för företagsledare [7220]. Samtidigt som löneutbetalningen bokförs kan också alla andra transaktioner som rör just den lönen bokföras. Det är framför allt arbetsgivaravgifter, avgifter till FORA och skatter som brukar bokas vid lönetillfället. I exemplet nedan skulle arbetsgivaravgiften kunna bokföras i en separat verifikation.
I exemplen har vi räknat med 32% i arbetsgivaravgifter förutom när exemplen gäller pensionärer. Det kan också vara som i exemplet nedan att vissa avdrag ska göras från lönen, t ex fackföreningsavgifter eller måltidskuponger. Upplupen (intjänad, ej utbetald) semesterersättning och sociala avgifter på den ersättningen ska också bokas upp i förekommande fall. I många ekonomisystem görs detta genom en automatkontering.
Utbetalning av lön
DEBET | KREDIT | ||
Konto | Belopp | Konto | Belopp |
7010 | 29 500 | 2710 | 10 325 |
2794 | 300 | ||
1930 | 18 875 | ||
7510 | 9 440 | 2730 | 9 440 |
En anställd har fått lön [7010] med 29 500 kr. Från den har dragits skatt [2710] med 10 325 kr och fackföreningsavgift [2794] med 300 kr. Så den anställde har fått ut 18 875 kr genom en överföring från företagskontot [1930] till den anställdes konto. Samtidigt bokas arbetsgivaravgifterna [7510] upp med 9 440 kr och skuldförs som lagstadgade sociala avgifter [2730].
Upplupen lön
DEBET | KREDIT | ||
Konto | Belopp | Konto | Belopp |
7010 | 30 000 | 2910 | 30 000 |
7510 | 9 600 | 2940 | 9 600 |
En upplupen lön [7010] på 30 000 kr bokas upp som interimsskuld [2910]. Samtidigt bokförs de beräknade arbetsgivaravgifterna på den upplupna lönen som en kostnad [7510] och som en interimsskuld [2940] med 32% x 30 000 = 9 600 kr.
Observera att när du bokat upplupna löner (t ex bonuslön, vinstdelning mm) i ett bokslut, ska konto [2940] användas för de beräknade upplupna socialavgifterna på de upplupna lönekostnaderna. Här ska socialavgifterna betalas först efter att den upplupna lönen betalas ut. Konto [2730] och motsvarande används för de sociala avgifter som ska redovisas och betalas vid nästkommande skattedeklaration.
Arbetsgivardeklaration
DEBET | KREDIT | ||
Konto | Belopp | Konto | Belopp |
2710 | 6 300 | 1630 | 12 060 |
2730 | 5 760 |
I samband med arbetsgivardeklaration görs en omföring till kontot Avräkning för skatter och avgifter [1630]. Den består av föregående månads personalskatt [2710], 6 300 kr, och uppbokade arbetsgivaravgifter [2730], 5 760 kr.
Inlämning av arbetsgivardeklaration
Senast den 12:e i månaden efter löneutbetalningen måste du lämna arbetsgivardeklaration och betala in skatt och arbetsgivaravgifter för anställda. Är den 12:e en lördag, söndag eller helgdag gäller nästföljande vardag som sista dag. Arbetsgivardeklaration i januari och augusti lämnas den 17:e.
Det är löneutbetalningsdagen som styr, inte den period som lönen avser. Så om en anställd får lön för februari den 1 mars, ska skattedeklarationen vara Skatteverket tillhanda och skattebetalningen finnas på Skatteverkets konto senast den 12:e april.