Bij boekhoudkantoor Boozt in Wateringen komt geen enkele klant met een schoenendoos vol bonnetjes aanzetten. Directeur Frank Siepman koos namelijk vanaf dag 1 voor overzicht en automatisering met KING Accountancy. Dat scheelt zijn team niet alleen tijd, het verandert ook hun rol: van registreren naar écht adviseren. 

Een eigen kantoor met een vertrouwd boekhoudpakket 

Frank Siepman startte Boozt in coronajaar 2020 samen met compagnon Dirk Geelhoed. Dat er met KING Accountancy gewerkt ging worden, was voor Frank een no-brainer: “Ik werkte eerder bij een groot accountantskantoor met KING, toen nog iMUIS, en dat vond ik een heel fijn boekhoudpakket. Bij klanten zag ik destijds ook andere pakketten voorbijkomen, maar die waren nooit helemaal waterdicht en correcties kostten ons veel tijd.” 

Geen piekdrukte in de btw-periode 

Van nature kent de boekhoudwereld een piek in de maanden waarin de btw-aangifte gedaan wordt. Bij Boozt gaat het anders. “We kennen de verhalen van klanten die allemaal op hetzelfde moment hun schoenendoos met facturen brengen. Na de aangifte heb je als accountant dan weer 2 maanden rust. Niet handig. Het is veel logischer om het werk over het hele jaar te verdelen en altijd up-to-date te zijn. KING Accountancy helpt ons daarbij.” 

Een standaard rekeningschema 

Inmiddels bedient Boozt met een team van 5 mensen zo’n 150 klanten, van eenmanszaken tot holdings met werkmaatschappijen. Frank: “Onze klanten willen net als wij geautomatiseerd werken en KING sluit daar goed bij aan. Toen we met Boozt begonnen, hebben we een standaard rekeningschema gebouwd dat voldoet voor 99 van de 100 klanten. Dat werkt heel erg prettig.” 

Frank nodigt nieuwe klanten zoveel mogelijk uit op kantoor, zodat de administratie meteen goed staat. “We leggen alles uit, installeren de app om papieren mee te scannen, maken de bankkoppeling.  Zo kan iemand, vanaf het moment dat hij de deur uitstapt, gelijk aan het werk met het boekhoudpakket.”  

3 keer zo snel door slimme factuurherkenning 

Elke Boozt-klant krijgt een uniek e-mailadres, meestal op basis van het KvK-nummer. “Daar kunnen ze alle inkoopfacturen naartoe mailen. De slimme software achter KING scant die documenten en maakt een boeking aan. De eerste keer moet je wat gegevens invullen, de tweede keer herkent het systeem alles zelf. Dat scheelt veel tijd. Als je het vergelijkt met vroeger, toen je alle facturen en transacties handmatig verwerkte, dan gaat het nu 3 keer zo snel”, aldus Frank.  

“Als je het vergelijkt met vroeger, dan gaat de financiële administratie met KING nu 3 keer zo snel.” – Frank Siepman, directeur Boozt 

Meer tijd voor de leuke dingen van het vak 

Ook bankafschriften worden dagelijks ingelezen, en dankzij herkenningscodes belanden transacties automatisch op de juiste grootboekrekening. Voor het complete overzicht koppelde Boozt KING Accountancy ook aan externe programma’s voor managementdashboards, fiscale aangiften en de salarisadministratie. 

Frank: “Door alle automatisering verandert onze rol. Wij zijn meer aan het controleren, adviseren en ontzorgen in plaats van registreren. En dat gaat veel verder dan de boekhouding, want ik voel mezelf soms jurist, fiscalist, psycholoog. Dat is ook leuk aan ons vak.” 

Een actuele boekhouding zonder vervaagde bonnetjes 

Frank: “Wij zijn natuurlijk wel afhankelijk van wat de klanten aanleveren. Garbage in is garbage out. Ik probeer klanten dus op te voeden dat ze de administratie wekelijks bijhouden. Sta je bijvoorbeeld bij het tankstation met een bonnetje, scan hem dan gelijk in met de app. Hou het bij.” 

De bestanden die gebruikers doorsturen, blijven bewaard. “Vroeger zag je weleens dat een papieren bonnetje na een jaar vervaagde en onleesbaar werd. Nu blijven alle scans en facturen digitaal in de cloud staan, dus je kunt ze altijd terugvinden en teruglezen.”  

Ondernemen met rust en overzicht 

Omdat de basis zo goed staat, is het voor Franks nieuwe klanten een voorwaarde dat ze meegaan in de manier van werken met KING. Frank: “Dat klinkt misschien een beetje arrogant, maar het is ook in het voordeel van de klant. Als iemand bijvoorbeeld een huis wil kopen, een bedrijfspand ziet of een auto wil leasen, dan heeft diegene cijfers nodig. En die cijfers kunnen wij snel aanleveren, omdat de boekhouding altijd actueel en correct is. Daardoor kunnen we ondernemers ook weer beter adviseren.” Zo bespaart Frank zichzelf en klanten tijd, en hebben ze allebei het overzicht en de rust om beter te ondernemen. 

Ook 3 keer zo snel werken? 

Vraag nu jouw KING Accountancy demo aan en ontdek hoeveel tijd automatisering jouw kantoor oplevert.