Je collega’s zijn terug en de bezetting is weer op volle sterkte, maar ondertussen heeft zich tijdens de zomer een flinke werkvoorraad opgebouwd. Klanten leverden stukken aan terwijl de behandeling stillag, dossiers werden doorgeschoven tot na de vakantie en deadlines zijn dichterbij gekomen dan je lief is. Daardoor voelt september vaak niet als een frisse start, maar als een inhaalrace.

Of je accountantskantoor de achterstand snel inloopt of er het hele najaar last van houdt, wordt niet bepaald door harder werken. Doorslaggevend is hoe je de werkvoorraad in de eerste week inventariseert, prioriteert én verdeelt.

Waarom de eerste week na de zomer bepalend is

De verleiding is groot om meteen te beginnen bij wat het hardst roept: de klant die belt, de mail die bovenaan staat. Dat voelt productief, maar het is precies de reden dat achterstanden zich opstapelen tot in november. Wie reageert op wat het luidst is in plaats van op wat het belangrijkst is, werkt de rest van het kwartaal achter de feiten aan.

Een goed begin vraagt om één ding: eerst overzicht, dan actie. Niet meteen het eerste dossier openen, maar eerst zien wat er ligt.

Vier stappen om je werkvoorraad te structureren

Stap 1. Breng in kaart wat er ligt

Begin niet direct met afhandelen, maar verzamel eerst alles wat tijdens de zomer is blijven liggen: aangeleverde stukken die nog niet zijn verwerkt, openstaande klantvragen en dossiers die halverwege zijn blijven steken. Leg ieder item vast met de klant, de verantwoordelijke collega, de eerstvolgende actie en de deadline. Pas wanneer het complete beeld op één plek staat, kun je onderbouwde keuzes maken.

Stap 2. Prioriteer op deadline én risico, niet op volume

Niet alles wat er ligt is even urgent. Rangschik op twee punten: welke deadline komt er het eerst aan, en welk dossier levert het meeste risico op bij vertraging. Een kleine vraag zonder tijdsdruk kan wachten; een naderende aangiftedeadline met risico voor de klant niet.

Stap 3. Communiceer proactief naar klanten

Klanten die niets van je horen,  gaan zelf contact met je opnemen en dat kost vaak meer tijd dan een kort bericht vooraf. Bevestig daarom per klant welke stukken je hebt ontvangen, wat de eerstvolgende stap is en wanneer je opnieuw contact opneemt. Dat voorkomt onnodige telefoontjes en geeft klanten meteen het gevoel dat ze niet zijn vergeten.

Stap 4. Verdeel op basis van capaciteit, niet op wie het eerst vraagt

Laat werkvoorraad niet automatisch bij één persoon liggen omdat diegene het dossier al kent. Breng eerst in kaart wie deze week ruimte heeft en welke overdracht nodig is om een collega snel te laten instappen. Verdeel daarna op beschikbare capaciteit én benodigde kennis, niet op wie toevallig het dossier al eens heeft ingezien.

Overzicht dat blijft, ook de volgende keer

Deze vier stappen werken dit najaar. Maar de reden dat de werkvoorraad na elke zomer weer even opnieuw in kaart moet worden gebracht, is dat die meestal alleen in hoofden en losse lijstjes leeft. Zodra iemand met vakantie is, verdwijnt het overzicht met diegene mee.

Wat wél werkt, is één centrale plek waar je altijd ziet wat er per klant openstaat, wie ermee bezig is en wat de laatste actie was. Dan hoef je in september niet opnieuw te reconstrueren wat tijdens de zomer is blijven liggen: je ziet het in één oogopslag.

Lundify Workflow brengt dat overzicht samen op één centrale plek. Je ziet welke taken per klant openstaan, wie verantwoordelijk is en welke actie als volgende gepland staat. Zo kun je de werkvoorraad niet alleen na de zomer sneller wegwerken, maar het hele jaar door beter bewaken.

Wil je zien hoe Lundify Workflow jouw accountantskantoor helpt om werkvoorraad centraal te plannen en bewaken? Vraag dan een gratis demo aan. Wil je de achterstand volgend jaar al beperken voordat de zomer begint? Lees dan ook: 5 tips om als accountant de zomer door te komen.