Het is januari en je dumpt een schoenendoos vol bonnetjes en facturen bij je boekhouder. Maar pas ergens in april of mei krijg je eindelijk je jaarcijfers. Of misschien nog frustrerender: je hebt net je jaar afgesloten en dan vind je toch nog een factuur die in december thuishoort. Wat nu? Veel ondernemers ervaren stress rond de jaarafsluiting, terwijl het echt een stuk eenvoudiger kan.
Wat is een jaarafsluiting?
De jaarafsluiting is het moment waarop je de boekhouding van het afgelopen jaar definitief maakt. Je controleert alle boekingen, facturen en bonnetjes, boekt afschrijvingen en stelt vast wat je winst of verlies is. Je eindbalans van dit jaar wordt de beginbalans van het nieuwe jaar. Je begint weer met een schone lei, zodat je volgend jaar weer kunt zien hoe het jaar is gegaan: wat was je omzet, hoeveel kosten heb je gemaakt en wat is je resultaat?
Voor wie is de jaarafsluiting wettelijk verplicht?
Een jaarafsluiting is niet verplicht, maar een kloppende administratie is wel wettelijk verplicht en essentieel voor je belastingaangifte. Bovendien moet je onder andere als bv of nv elk jaar een jaarrekening inleveren bij de Kamer van Koophandel. De gegevens uit de jaarafsluiting zijn de basis voor die jaarrekening. Zzp’ers hoeven geen jaarrekening in te leveren, maar de jaarafsluiting is voor alle ondernemers nuttig en belangrijk. Je krijgt inzicht in je bedrijfsresultaten en op basis daarvan kun je bijsturen in het nieuwe jaar.
De jaarafsluiting niet gedaan, of vergeten?
Sla je de jaarafsluiting over, dan krijg je vroeg of laat problemen want je administratie kan gaan afwijken. Facturen raken zoek, de eindbalans klopt niet en je hebt geen idee hoe je bedrijf er financieel voor staat. Daardoor maak je misschien verkeerde financiële keuzes. Zonder kloppende cijfers kun je ook geen correcte belastingaangifte doen. Je loopt dan dus risico op een naheffingsaanslag of boete van de Belastingdienst en die zijn niet mals.
Wat zijn veelgemaakte fouten tijdens de jaarafsluiting?
Veelgemaakte fouten tijdens de jaarafsluiting draaien vooral om een administratie die niet up-to-date is, waardoor je eindbalans niet klopt:
- Alles aan het eind van het jaar pas bij elkaar zoeken
- Facturen of bonnetjes niet inboeken
- Bankmutaties niet koppelen aan facturen
- Afschrijvingen vergeten of in de verkeerde periode verwerken
- Vergeten dat diensten die tot december zijn geleverd bij de omzet van vorig jaar horen, ook al stuur je de factuur pas in januari
Zorg dat dit niet jouw geval is. Op deze manier ben je in Q1 veel tijd kwijt aan in één keer je hele administratie op orde brengen. En al die fouten corrigeren, daar word je natuurlijk niet blij van.
Moet je er überhaupt wel zelf aan beginnen?
Ja hoor. Veel ondernemers denken onterecht dat de jaarafsluiting te ingewikkeld is zonder een accountant. Maar als jij je boekhouding bijhoudt, kun je met onze software prima zelf een jaarafsluiting uitvoeren.
Van afsluiting naar aansluiting
Andere boekhoudsoftware
In veel andere boekhoudsoftware moet je vaak het jaar afsluiten en dichtzetten, voordat je in het nieuwe jaar kunt werken. Vergeten een factuur te boeken? Dan moet je het oude jaar weer openen, de factuur boeken, het saldo aanpassen, het jaar opnieuw afsluiten en je beginbalans handmatig corrigeren. In KING Finance en KING Accountancy hoeft dat dus helemaal niet. We noemen dit onze doorlopende jaaraansluiting in plaats van de jaarafsluiting.
Doorlopende jaaraansluiting in KING Finance & KING Accountancy
Het grootste voordeel is dat onze software KING Finance en KING Accountancy je administratie op de achtergrond in de gaten houdt. Zodra je een nieuw boekjaar begint, regelt de software automatisch dat de eindbalans van vorig jaar gebruikt wordt als beginbalans voor het nieuwe jaar. En je hoeft je boekjaar niet eens formeel te sluiten.
Werk in meerdere jaren tegelijk
Je kunt in meerdere jaren tegelijk werken en correcties worden automatisch verwerkt in je balans. Zelfs als je in januari nog oude facturen van december boekt, wordt de beginbalans automatisch voor je berekend en bijgewerkt.
De jaaraansluiting automatiseren, wat zijn de voordelen?
Dankzij onze geautomatiseerde jaaraansluiting is er minder kans op fouten, houd je tijd over en krijg jij weer plezier in je boekhouding:
- Je hebt altijd inzicht in je actuele cijfers
- Nooit meer handmatig je saldi overtypen
- Je administratie blijft kloppend, ook als je tussentijds iets wijzigt
- Niet meer zelf uitrekenen wat wijzigingen betekenen voor je nieuwe jaar
- Oude facturen krijgen vanzelf het juiste factuurnummer als je ze alsnog boekt
- Niet meer een jaar afsluiten en weer moeten heropenen voor late facturen
Je accountant kan eventueel correcties doorvoeren terwijl jij gewoon focust op het nieuwe jaar
We kunnen helaas niet ál het werk voor je doen
Wat je nog wel moet doen? Een actuele administratie blijft jouw verantwoordelijkheid. Je moet dus wel zelf zorgen dat je transacties, bonnetjes en facturen erin zet. Onze software helpt je daarbij.
Maak het jezelf makkelijker en koppel je bank, webshop of kassasysteem, zodat je geen gegevens hoeft over te typen en transacties elke ochtend automatisch worden bijgewerkt. Of fotografeer documenten met de KING Live app. De software herkent automatisch belangrijke gegevens en zet ze klaar in je boekhoudpakket. Met onze automatisering wordt het controleren je belangrijkste werk, niet meer het handmatig invoeren en uitzoeken.
Wil je meer rust ervaren rond de jaarafsluiting?
Zet je administratie voor je aan het werk en ga fris het nieuwe jaar in. Benieuwd hoe het werkt? Vraag een gratis demo aan of lees meer over KING Finance.