Je hoort iedereen over automatisering en AI-bots die al het werk voor jou doen. Zo ook je financiële administratie. Maar je boekhouding automatiseren, kan dat eigenlijk wel? We vertellen je waar automatisering jou kan helpen én wanneer je toch je eigen hoofd moet blijven gebruiken. 

Deze onderdelen van je boekhouding zijn goed te automatiseren 

Verkoopfacturen 

Een van de bekendste onderdelen om te automatiseren is je zogenoemde verkoopstroom. Op het moment dat je een factuur aanmaakt, ontstaat er automatisch een openstaande post in je administratie. En wanneer je klanten betalen, worden de bankmutaties automatisch gekoppeld aan die openstaande facturen. Je ziet meteen of een klant betaald heeft en kunt vanuit het systeem herinneringen laten sturen. 

Je factuurnummering gaat vanzelf en btw-bedragen worden ook automatisch berekend. Dat voorkomt fouten en je voldoet makkelijker aan de wettelijke factuureisen dan wanneer je in Word of Excel je facturen maakt. 

Inkoopfacturen 

Wat het verwerken van je inkoopfacturen betreft, is optische tekenherkenning (OCR) een handige functionaliteit. Je stuurt een factuur door naar je boekhoudsoftware, deze leest de gegevens in en maakt meteen een boekingsvoorstel aan. De bankafschrijvingen worden ook weer automatisch gekoppeld aan je inkoopfacturen. 

Per factuur kun je aangeven voor welke periode deze geldt. Voor sommige facturen is dat bijvoorbeeld een jaar. Dan smeert de software het bedrag automatisch uit over die hele periode.  

Zo houd je overzicht van wat je daadwerkelijk verdiend hebt in een maand. 

Flexibele betalingsvoorwaarden 

Automatisering helpt ook bij kleine afwijkingen. Stel: je stuurt een factuur voor 1.000 euro, maar je klant betaalt 1.001 euro. Dan hoef je die ene euro niet terug te storten. Je kunt namelijk in je betalingscondities instellen dat het bedrag iets mag afwijken. Dat is ook handig als jij je klant standaard korting geeft als hij op tijd betaalt. Het systeem weet dan: deze betaling en factuur horen bij elkaar, en het betalingsverschil wordt juist geboekt.  

Extra boekhoudtools voor grotere ondernemers 

Ben je een ondernemer met investeringen boven de drempelwaarde van 450 euro, zoals machines, auto’s, computers, bedrijfsgebouwen of goodwill? Een activaregister rekent die afschrijvingen automatisch voor je uit. Zo houd je overzicht van investeringen, de aanschafwaarde, de huidige waarde, de looptijd en de restwaarde. 

Heb je een holding met meerdere werkmaatschappijen of een privéadministratie naast je bedrijf? Dan kun je via rekening-courantverhoudingen bedragen tegen elkaar laten wegstrepen, zodat elke administratie kloppend blijft. 

Slim boekhouden: houd je hoofd erbij 

Dus ja, automatisering (en AI) vermindert handmatig werk, voorkomt fouten en geeft je overzicht. En vooral: meer grip op je btw-afdracht, kosten, omzet en winst. Maar je kunt helaas niet 100% van je boekhouding automatiseren. Het blijft voorlopig een samenwerking tussen mens en technologie. 

Jouw expertise en controle zijn namelijk nodig om financiële data te begrijpen en te kunnen volgen of wat je doet correct is. Net zoals je nu misschien ChatGPT gebruikt: jij moet nog steeds de juiste vragen stellen en de antwoorden interpreteren en controleren.  

AI in je boekhouding? 

Daarnaast is het bij veel Nederlandse softwareleveranciers nog niet goed mogelijk om verschillende databronnen zoals financiële systemen, payroll, CRM en andere bedrijfsapplicaties volledig te combineren en daar contextgevoelige AI op toe te passen. Je krijgt dus geen volledig beeld.  

Jij weet bovendien meer over je bedrijf dan een AI-bot. Denk aan afwijkende afspraken, beschikbare subsidies, aftrekposten, slimme investeringen en ontwikkelingen in de markt. Als je hier niet zelf over nadenkt, mis je kansen of maak je verkeerde keuzes en dat doet je wint natuurlijk geen goed. Blijf kritisch. Alleen dan kun je op tijd bijsturen, kosten verlagen en op het juiste moment investeren in je bedrijf.  

We noemen meteen even een paar praktische dingen die mis kunnen gaan. 

Uitzonderingen die om jouw aandacht vragen  

  • AI kan ‘hallucineren’: je krijgt soms toch een antwoord, ook wanneer er onvoldoende data of context beschikbaar is. 
  • Herkenningscodes te algemeen ingesteld: dan boekt de software alles op één grote hoop. Stel je laat facturen van bol.com altijd onder kantoorbenodigdheden boeken. Maar koop je daar een laptop, dan mag dit niet dezelfde herkenningscode krijgen. 
  • Slechte kwaliteit foto/scan: de software herkent de data niet dus je moet het document handmatig bijwerken. 
  • Missende verkoop- of inkoopfactuur: een bankmutatie is pas te koppelen als jij de juiste factuur uploadt. 
  • Factuur van een nieuwe leverancier: je moet de leverancier eerst zelf aanmaken, zodat deze factuur de volgende keer automatisch wordt herkend en geboekt. 

Hoe herken je dat er iets niet klopt in je boekhouding? 

Een foutje in de btw-berekening, een afwijkend IBAN-nummer of opeens een veel hoger bedrag dan je software van een leverancier gewend is? Dan krijg je een seintje van je boekhoudsoftware, zodat je actie kunt ondernemen. In het dashboard van Bjorn Lunden zijn die afwijkingen te herkennen aan kleuren: 

  • Groen = volledig herkend 
  • Geel = deels herkend 
  • Rood = niet herkend 

4 actiepunten om echt te profiteren van boekhoudautomatisering 

Slim boekhouden begint bij de basis. Wat moet je vanaf dag één doen om tijd en fouten te voorkomen? 

1. Koppel je software met je bank 

Met onze bankkoppeling is je boekhouding altijd up-to-date. Alle transacties worden elke ochtend automatisch bijgewerkt. 

2. Benut de optische tekenherkenning (OCR)  

Ga geen facturen overtypen, maar scan papieren met de KING Live app. Digitale facturen mail of upload je in je boekhoudpakket. Mede dankzij de OCR-functie herkent en boekt de software dan automatisch de gegevens. 

3. Check regelmatig je financiële dashboard 

Log in en kijk welke controletaken er voor je klaarstaan in KING Finance. Alles wat geel of rood gekleurd is, heeft jouw scherpe blik nodig. 

4. Stel vragen aan je softwareleverancier 

Veel ondernemers doen zelf onderzoek, maar interpreteren informatie verkeerd. Door contact te hebben met je softwareleverancier en vragen te stellen, krijg je een antwoord dat bij jouw situatie past. Past de standaardoplossing wel bij jouw bedrijf? Hoeveel tijd kun jij uiteindelijk besparen? 

Waar we uiteindelijk naartoe gaan, en waar Bjorn Lunden ook mee bezig is, is dat AI zich ontwikkelt tot een proactieve assistent voor zowel de accountant als de ondernemer. Dus van iemand die jou vragen stelt naar iemand die meerdere databases in de gaten houdt en jou signalen doorgeeft. En als het zover is, ben jij degene die bepaalt wat er na die signalen gebeurt. 

Check waar jij nog winst laat liggen 

Benieuwd waar je processen nog slimmer kunnen? Vul deze checklist in en ontdek hoe geautomatiseerd jouw kantoor al is en waar nog kansen liggen.