Btw – drie kleine letters die grote impact hebben op jouw onderneming. Voor veel ondernemers voelt btw als een verplicht nummertje dat erbij hoort, maar wist je dat een goed begrip van hoe btw werkt, je niet alleen tijd maar ook geld kan besparen? In dit artikel duiken we dieper in de wereld van btw: wat het is, hoe het werkt, en waarom een slimme aanpak jou als ondernemer kan helpen.

Wat is btw en hoe werkt het?

Btw is een belasting die je betaalt over jouw omzet. Het wordt ook wel omzetbelasting genoemd. Maar wat betekent dat nu concreet voor jou als ondernemer?

Heel simpel: op alles wat jij verkoopt – of het nu om goederen of diensten gaat – ben jij verantwoordelijk om btw te berekenen en af te dragen aan de Belastingdienst. Gelukkig kun je die btw direct verwerken in de prijs van jouw product of dienst. Zo weet jouw klant precies waar hij aan toe is, zonder verrassingen achteraf.

En er is meer goed nieuws: de btw die jij zelf betaalt over zakelijke kosten, zoals kantoorbenodigdheden of vervoerskosten, mag je meestal aftrekken van de btw die je moet afdragen. Dit heet btw-aftrek en kan flink schelen in de kosten.

Wat zijn de btw-tarieven?

Btw is altijd een vast percentage van de prijs van jouw product of dienst. Dit noemen we het btw-tarief. In Nederland kennen we drie tarieven:

  • Hoog tarief (21%): Voor de meeste goederen en diensten.
  • Laag tarief (9%): Voor bijvoorbeeld levensmiddelen, boeken en geneesmiddelen.
  • Nultarief (0%): Voor specifieke situaties, zoals export naar het buitenland.

Daarnaast zijn er bepaalde vrijstellingen. Denk aan onderwijs, gezondheidszorg of sportactiviteiten. Wil je precies weten wat voor jouw onderneming geldt? Neem dan een kijkje op de website van de Belastingdienst Tarieven en vrijstellingen.

De btw-aangifte

De btw-aangifte is een van de belangrijkste verplichtingen die je als ondernemer hebt. Tijdens de aangifte geef je aan:

  • Hoeveel btw je hebt berekend aan jouw klanten.
  • Hoeveel btw je zelf hebt betaald over zakelijke kosten.

Het verschil tussen deze twee bedragen is wat je uiteindelijk moet afdragen, of – in sommige gevallen – terugkrijgt. Met andere woorden: goed bijhouden wat je betaalt en ontvangt is cruciaal om je btw-aangifte soepel te laten verlopen.

Voor wie is de btw-aangifte verplicht?

Ben je ondernemer in Nederland en voer je werkzaamheden uit waarvoor je betaald krijgt? Dan ben je hoogstwaarschijnlijk verplicht om btw-aangifte te doen. Dit geldt voor zzp’ers, eenmanszaken, en bedrijven van iedere omvang. Twijfel je of jouw werkzaamheden btw-plichtig zijn? Neem contact op met een specialist of check de regels bij de Belastingdienst Ondernemer voor de btw.

Wanneer moet de btw-aangifte binnen zijn?

Ik doe mijn aangifte per maand:
PeriodeDeadline btw-aangifte en betaling
december 202431 januari 2025
januari 202528 februari 2025
februari 202531 maart 2025
maart 202530 april 2025
april 202531 mei 2025
mei 202530 juni 2025
juni 202531 juli 2025
juli 202531 augustus 2025
augustus 202530 september 2025
september 202531 oktober 2025
oktober 202530 november 2025
november 202531 december 2025
december 202531 januari 2026
Ik doe mijn aangifte per kwartaal:
PeriodeDeadline btw-aangifte en betaling
4de kwartaal 202431 januari 2025
1e kwartaal 202530 april 2025
2e kwartaal 202531 juli 2025
3e kwartaal 202531 oktober 2025
4e kwartaal 2025 31 januari 2026
Ik doe mijn aangifte per jaar:
PeriodeDeadline btw-aangifte en betaling
202431 maart 2025
202531 maart 2026

Maak het je makkelijk met KING Finance

Het bijhouden van btw kan een tijdrovende klus zijn, maar met de juiste tools wordt het een fluitje van een cent. Met KING Finance, bijvoorbeeld, kun je jouw btw-aangifte volledig elektronisch indienen via SBR. De btw wordt automatisch berekend en met één druk op de knop verzonden naar de Belastingdienst. Zo weet je zeker dat jouw aangifte altijd klopt én op tijd is ingediend.

Nog geen gebruiker van KING Finance? Geen probleem! Je kunt jouw aangifte ook direct doen via het portaal van de Belastingdienst Inloggen op Mijn Belastingdienst.

Btw hoeft niet ingewikkeld te zijn

Met een beetje kennis en de juiste tools kun je jouw btw-verplichtingen moeiteloos nakomen. Of je nu net begint of al jaren ondernemer bent, een slimme aanpak zorgt ervoor dat je meer tijd overhoudt voor waar je echt goed in bent: jouw onderneming laten groeien.

Ontdek alles over KING Finance op de KING Finance product pagina of download de KING Finance brochure.

Veelgestelde vragen

Hoe weet ik of mijn onderneming btw-plichtig is?

Je bent meestal btw-plichtig wanneer je volgens de Belastingdienst een ondernemer bent, en betaald krijgt voor je goederen of diensten. Uitzonderingen zijn de Kleineondernemersregeling (KOR) of bepaalde vrijgestelde sectoren. Controleer jouw situatie op de website van de Belastingdienst.

Wat is de Kleine Ondernemersregeling (KOR)?

De KOR is een regeling voor ondernemers met een omzet tot €20.000 per jaar. Je hoeft geen btw te berekenen of af te dragen, maar mag ook geen btw aftrekken. Aanmelden kan via de Belastingdienst. Lees hier meer over de KOR.

Wat moet ik doen als ik een fout heb gemaakt in mijn btw-aangifte?

Fouten in een ingediende btw-aangifte kun je corrigeren via een suppletieformulier. Kleine correcties tot €1.000 neem je mee in je volgende aangifte.

Hoelang moet ik min btw-aangiftes bewaren?

Je bent verplicht jouw administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Vastgoedtransacties vereisen een bewaartermijn van 10 jaar.

Kan ik btw terugvragen uit een ander EU-land?

Ja, je kunt btw terugvragen via het EU-btw-teruggaveportaal van de Belastingdienst.