Autosvarene er slået til, kaffemaskinen har fået fri, og kontoret lyder mistænkeligt stille. Sommerferien er over os, og det er helt, som det skal være. Men projekterne holder desværre ikke ferie, bare fordi vi gør. Deadlines i august rykker sig ikke, kunderne forventer stadig svar, og de timer, der ikke bliver planlagt nu, bliver til brandslukning efter ferien.
Den gode nyhed? Med lidt planlægning kan du sagtens holde projekterne kørende hen over sommeren, uden at nogen skal tage telefonen fra liggestolen. Her får du fem konkrete greb.
Derfor er sommeren projekternes blinde vinkel
De fleste projektvirksomheder planlægger grundigt i januar og følger op i december. Men juli og august er der, hvor planerne oftest skrider. Ferien er spredt ud over seks til otte uger, kapaciteten svinger fra uge til uge, og pludselig opdager man, at både projektlederen og den eneste, der kender kundens system, er væk i samme uge.
Problemet er sjældent ferien i sig selv. Problemet er, at ferieoverblikket bor i én kalender, projektplanen i en anden og timerne i et regneark. Når de tre ting ikke taler sammen, bliver sommeren et gæt.
1. Saml ferie og fravær ét sted
Første skridt er banalt, men afgørende: Få alle ferieønsker, feriedage og øvrigt fravær samlet i ét system, som alle kan se. Ikke i en delt kalender, der lever sit eget liv, og ikke i en mail fra maj, som ingen kan finde.
Med ferie- og fraværsstyring i EazyProject registrerer medarbejderne selv deres ferie, og både projektledere og HR kan se feriesaldi og fravær i realtid – også fra mobilen. Så er der aldrig tvivl om, hvem der er væk hvornår. arbejdstid bliver faktureret til kunderne, mens de resterende 25% går til opgaver, der ikke direkte kan faktureres.
2. Regn på jeres reelle kapacitet i juli og august
En optimal faktureringsgrad er essentiel for rentabiliteten i din konsulentforretning. Det er ikke kun vigtigt at have travlt, men at sørge for, at den tid, der bruges, rent faktisk genererer indtægter. En lav faktureringsgrad kan indikere ineffektivt arbejde eller tidsforbrug på ikke-fakturerbare opgaver, hvilket betyder, at du måske ikke udnytter dine ressourcer maksimalt.
Som konsulent er det derfor vigtigt at holde styr på den tid, der bruges på opgaver som intern træning, møder, administration og andre ikke-fakturerbare aktiviteter. Mens disse opgaver er nødvendige for virksomhedens vækst og udvikling, kan de ikke generere direkte indtægter. Derfor er det vigtigt at finde en balance og sikre, at størstedelen af tiden bruges på fakturerbare opgaver.
3. Bemand de kritiske opgaver – og planlæg overleveringer
Gå projektplanen igennem og find de opgaver, der ikke kan vente: leverancer med faste deadlines, kundemøder og opgaver, hvor kun én person har nøgleviden. For hver af dem skal der være et navn på en stedfortræder og en kort overlevering, før ferien starter.
En overlevering behøver ikke være et langt dokument. Ti minutter og tre punkter rækker langt: Hvad er status, hvad skal der ske i ferien, og hvem skal kontaktes, hvis noget brænder på. Læg det direkte på opgaven i jeres projektstyringsværktøj, så informationen ligger der, hvor arbejdet foregår.
4. Sænk tempoet med vilje
Sommeren behøver ikke være spildtid, bare fordi der er færre på kontoret. Brug de stille uger til det, der aldrig bliver tid til: Luk gamle projekter helt ned, ryd op i opgavelisterne, og få faktureret de timer, der ligger og venter. Netop underfakturering er en af de mest oversete måder at tabe penge på, og de stille sommeruger er det perfekte tidspunkt at samle op.
Det er også nu, du kan kigge fremad. Hvordan ser efterårets pipeline ud? Har I kapacitet til de projekter, der starter i september? Et kig i planlægningen nu sparer dig for panikbemandingen senere.
5. Gør opstarten i august nem
Den værste mandag på året er den første efter ferien, hvis alt skal genopfindes fra bunden. Sørg for, at der ligger en opdateret projektplan klar: Hvem gør hvad i uge 32 og 33, hvilke deadlines nærmer sig, og hvad blev der aftalt, mens folk var væk.
Når tidsregistrering, planlægning og projektstatus bor i samme system, er opstarten næsten gratis. Alle kan se, hvor projekterne står, uden at skulle grave i mails eller vente på, at kollegaen er tilbage fra Italien.
God sommer – og god planlægning
Ferie er ikke en forstyrrelse af driften. Det er en del af driften – og den kan planlægges præcis som alt andet. Med EazyProject får du ferieoverblik, ressourceplanlægning og tidsregistrering i én løsning, så projekterne kører videre, mens teamet lader op.
Vil du se, hvordan det fungerer i praksis? Book en gratis demo – den kræver hverken betalingskort eller dårlig samvittighed over liggestolen.
FAQ
Hvordan planlægger jeg projekter hen over sommerferien?
Start med at samle al ferie og fravær ét sted, beregn teamets reelle kapacitet uge for uge, og identificér de opgaver, der ikke kan vente. Bemand dem med navngivne stedfortrædere og korte overleveringer. Med EazyProjects ressourceplanlægning kan du se belastning og tilgængelighed i realtid og flytte opgaver, før der opstår flaskehalse.
Hvor mange arbejdstimer har et team reelt i juli?
Det afhænger af feriespredningen, men i mange danske projektvirksomheder er kapaciteten i juli 40 til 60 procent af en normal måned. Derfor bør du altid regne kapaciteten ud uge for uge i stedet for at planlægge efter en gennemsnitsmåned. Et ressourceplanlægningsværktøj som EazyProjects gør beregningen automatisk ud fra registreret ferie og fravær.
Hvad skal en god ferieoverlevering indeholde?
Tre ting: status på opgaven, hvad der skal ske i ferieperioden, og hvem der skal kontaktes ved problemer. Læg overleveringen direkte på opgaven i jeres projektstyringsværktøj, så stedfortræderen har al information samlet ét sted i stedet for i en mailtråd.
Hvordan undgår jeg kaos, når alle er tilbage fra ferie?
Sørg for, at der ligger en opdateret projektplan klar til de første uger i august, med tydelige ansvar og deadlines. Når tidsregistrering, planlægning og projektstatus er samlet i ét system som EazyProject, kan alle se, hvor projekterne står, fra dag ét – uden at skulle rekonstruere sommeren gennem mails.
