Kort svar: I en konsulentvirksomhed fakturerer man timer ved at aftale en timepris, registrere tiden på kunde og projekt, godkende timerne og lave en faktura ud fra de godkendte timer gange timeprisen plus 25 % moms. Fakturaen skal leve op til fakturakravene, og offentlige kunder skal have en e-faktura via EAN. Et dansk projektsystem som EazyProject fra Bjorn Lunden laver fakturaen direkte ud fra de registrerede timer.
Det er sidst på måneden. Projektlederen skal lave fakturagrundlag, men timerne ligger i kalendere, regneark og et system, der ikke taler med regnskabet. Resultatet er sene fakturaer og timer, der aldrig kommer med. Denne guide går hele vejen fra aftale til betalt faktura.
Hvordan fakturerer man timer? Processen i 6 trin
- Aftal pris og vilkår med kunden. Timepris, afregningsmodel, hvad der faktureres, og hvornår.
- Registrér tiden løbende. Samme dag, på kunde, projekt og opgave.
- Godkend timerne. Projektlederen tjekker timerne, før de bliver faktureret.
- Vælg, hvad der skal faktureres. Tag bevidst stilling til timer, der skal afskrives.
- Lav og send fakturaen. Med specifikation af timerne og de oplysninger, loven kræver.
- Følg op på betalingen. Og bogfør fakturaen i regnskabet.
Resten af guiden går i dybden med hvert trin.
Hvad skal I aftale med kunden, før I begynder?
De fleste uenigheder om fakturaer starter med en uklar aftale. Skriv derfor ned:
- Timepris ekskl. moms, og om den er forskellig for fx partner, projektleder og konsulent
- Afregningsmodel: medgået tid, loft, fastpris, rater eller retainer
- Hvad der faktureres: møder, transport, forberedelse, kørsel og udgifter
- Afrunding: fx pr. påbegyndt kvarter
- Faktureringsfrekvens: fx månedligt eller ved milepæle
- Betalingsfrist: fx 14 eller 30 dage
- Specifikation: hvor detaljeret kunden vil se timerne
Hvilken afregningsmodel passer til opgaven?
| Model | Sådan virker den | Passer til |
|---|---|---|
| Medgået tid | Kunden betaler for de brugte timer gange timeprisen | Opgaver med uklart omfang |
| Medgået tid med loft | Som medgået tid, men med et maksimum | Kunder, der vil have budgetsikkerhed |
| Fastpris | En aftalt pris for hele opgaven | Veldefinerede opgaver |
| Rater og a conto | Faste eller foreslåede beløb undervejs | Lange projekter |
| Retainer | Et fast beløb pr. periode | Løbende rådgivning |
Uanset model skal timerne registreres. Ellers ved I ikke, om opgaven tjener penge. Læs mere i Forstå fakturering efter medgået tid.
Hvordan registrerer man timer, så de kan faktureres?
Timer kan kun faktureres korrekt, hvis de er registreret korrekt. Tre regler gør den største forskel:
- Samme dag. Timer, der skrives ned fredag, er gæt. En mobilapp med stopur gør det nemt.
- På kunde, projekt og opgave. Så kan timerne bruges direkte på fakturaen og i projektøkonomien.
- Med en kort tekst. Kunden vil vide, hvad timerne er brugt på. Teksten kan gå direkte med på specifikationen.
Hvad skal en faktura indeholde?
En faktura til en erhvervskunde i Danmark skal som minimum indeholde:
- fakturadato og et fortløbende fakturanummer
- jeres CVR-nummer
- jeres og kundens navn og adresse
- hvad ydelsen er, og hvor meget der er leveret, fx antal timer
- leveringsdato eller -periode, hvis den er en anden end fakturadatoen
- beløbet ekskl. moms, momssatsen og momsbeløbet
Fakturerer I under 3.000 kr. inkl. moms, kan I bruge en forenklet faktura. Se de fulde krav hos Virksomhedsguiden.
Eksempel: Sådan ser en faktura for konsulenttimer ud
En konsulent har brugt 22,5 timer på en opgave i november til en timepris på 1.050 kr. ekskl. moms og har haft 850 kr. i udgifter, som viderefaktureres:
| Linje | Antal | Pris | Beløb |
|---|---|---|---|
| Analyse | 12 timer | 1.050 kr. | 12.600 kr. |
| Workshop med ledelsen | 6,5 timer | 1.050 kr. | 6.825 kr. |
| Rapport og anbefalinger | 4 timer | 1.050 kr. | 4.200 kr. |
| Viderefakturerede udgifter | 1 | 850 kr. | 850 kr. |
| I alt ekskl. moms | 24.475 kr. | ||
| Moms 25 % | 6.118,75 kr. | ||
| I alt inkl. moms | 30.593,75 kr. |
Udgifter, I viderefakturerer som en del af opgaven, skal der som udgangspunkt lægges moms på. Er der tale om et egentligt udlæg, som I har betalt i kundens navn, faktureres det uden moms.
Hvordan fakturerer man til offentlige kunder og til udlandet?
- Offentlige kunder: Kommuner, regioner og staten skal have en elektronisk faktura via NemHandel med deres EAN-nummer. En pdf på mail bliver afvist.
- Erhvervskunder i andre EU-lande: Ydelser til en momsregistreret virksomhed i et andet EU-land faktureres som udgangspunkt uden dansk moms. Kunden afregner momsen (omvendt betalingspligt). Skriv kundens momsnummer på fakturaen.
- Kunder i andre valutaer: Aftal valuta i aftalen, og sørg for, at systemet kan fakturere i den.
Hvornår skal man fakturere, og hvad er betalingsfristen?
Fakturer månedligt eller oftere. Jo færre dage mellem arbejde og faktura, jo bedre likviditet. På lange projekter kan rater eller a conto-fakturering sprede indbetalingerne.
Har I ikke aftalt en betalingsfrist, kan I efter renteloven kræve renter fra 30 dage efter, at fakturaen er sendt. Overfor erhvervskunder kan I desuden kræve en fast kompensation på 310 kr., når betalingen er forsinket.
Hvad er de typiske fejl, når man fakturerer timer?
- Timer registreres for sent og bliver gættet eller glemt.
- Timer havner på interne konti i stedet for på projektet.
- Ingen godkender timerne, så fejl først opdages hos kunden.
- Afskrivninger sker i stilhed, så ingen ved, hvor mange timer der gives væk.
- Fakturering sker for sjældent, og likviditeten lider.
Vi har samlet flere i Hvor forsvinder de fakturerbare timer? 7 skjulte huller i projektøkonomien. Vil I vide, hvor stor en del af tiden der faktisk bliver faktureret, så prøv vores faktureringsgrad-beregner.
Hvilket program skal man bruge til at fakturere timer?
Det afhænger af, hvor mange I er, og hvor mange projekter I har. Der er tre typiske løsninger:
| Løsning | Eksempler | Passer til | Begrænsning |
|---|---|---|---|
| Regnskabsprogram alene | e-conomic, Dinero, Billy | Selvstændige og meget små teams | Timerne skal registreres et andet sted og tastes ind igen |
| Tidsregistrering + regnskabsprogram | Harvest, Toggl eller Clockify sammen med et regnskabsprogram | Små teams med få projekter | To systemer, der skal holdes i sync, og intet samlet overblik over projektøkonomi |
| Projektsystem med tid og fakturering | EazyProject, TimeLog | Konsulent- og rådgivervirksomheder med flere medarbejdere og projekter | Mere at sætte op end et rent regnskabsprogram |
Når I er mere end en håndfuld medarbejdere, eller når I vil se, om det enkelte projekt tjener penge, giver det mening at samle tid, projektøkonomi og fakturering i ét system og koble det til regnskabsprogrammet.
Sådan fakturerer I timer i EazyProject
EazyProject er en dansk cloudløsning til tidsregistrering og projektstyring fra Bjorn Lunden, som har udviklet tidsregistrering siden 2002. Sådan hænger fakturering sammen med resten:
- Fra time til fakturalinje: Timer, kørsel, udlæg og købsfakturaer registreres pr. kunde og projekt og tilføjes som linjer i fakturakladden med få klik. I vælger, hvad der faktureres, og hvad der afskrives.
- Alle afregningsmodeller: Fastpris, medgået tid, medgået tid med loft, rater og retainer.
- Godkendelse: Fakturaer kan gemmes som kladde, sendes til godkendelse eller godkendes med det samme.
- Mange kunder på én gang: Massefakturering direkte fra dashboardet.
- Offentlige kunder: E-faktura via EAN er gratis, og I kan se, om fakturaen er modtaget og læst.
- Valuta og selskaber: Fakturering i flere valutaer og fra flere juridiske enheder.
- Regnskab: Direkte integration til e-conomic, hvor betalinger registreret i e-conomic vises i EazyProject. Integration til Uniconta, Business Central og Navision.
Se mere om fakturering i EazyProject og integrationer.
FAQ: Fakturering af timer | EazyProject Powered by Bjorn Lunden
Hvordan fakturerer man timer til kunder?
Aftal en timepris, registrér tiden på kunde og projekt, godkend timerne, og lav fakturaen ud fra de godkendte timer gange timeprisen plus 25 % moms. Specificér timerne, så kunden kan se, hvad de betaler for.
Skal timerne stå på fakturaen?
Fakturaen skal vise omfanget og arten af ydelsen, fx antal timer og hvad de er brugt på. Mange kunder vil desuden have en specifikation pr. opgave eller pr. dag.
Hvilket program kan fakturere ud fra registrerede timer?
Et projektsystem, der samler tidsregistrering og fakturering, som EazyProject. EazyProject laver fakturaen direkte ud fra timer, kørsel og udlæg og sender den videre til e-conomic, Uniconta, Business Central eller Navision.
Et projektsystem, der samler tidsregistrering og fakturering, som EazyProject. EazyProject laver fakturaen direkte ud fra timer, kørsel og udlæg og sender den videre til e-conomic, Uniconta, Business Central eller Navision.
Hvor ofte bør en konsulentvirksomhed fakturere?
Mindst én gang om måneden. På større projekter kan rater eller a conto-fakturering give en jævnere likviditet.
Prøv EazyProject gratis i 14 dage
Vil du se, hvordan timer bliver til fakturaer i jeres regnskabsprogram? Prøveversionen er gratis, giver adgang til alle værktøjer og udløber automatisk uden binding.
Prøv EazyProject gratis i 14 dage · Book en gratis demo
Læs også: Forstå fakturering efter medgået tid · Hvor forsvinder de fakturerbare timer?
