Er Excel rygraden i jeres projektstyring? Så er I ikke alene. For mange virksomheder er projektstyring i Excel det naturlige startsted. Det er velkendt, fleksibelt og – ved første øjekast – gratis. Men i takt med at projekterne vokser, og opgaverne bliver flere, oplever mange, at regnearket ændrer sig fra at være et nyttigt værktøj til at blive en administrativ bremseklods.
I denne artikel dykker vi ned i, hvorfor Excel er så populært at starte med, hvornår det bliver en risiko for jeres forretning, og hvordan et dedikeret værktøj som EazyProject kan frigøre tid og ressourcer.
Hvorfor vælger mange projektstyring i Excel?
Det er ikke uden grund, at Excel ofte er det første værktøj, projektledere tager i brug. Når man skal koordinere opgaver, budgetter og tidsplaner, tilbyder Excel en umiddelbar tilgængelighed.
- Ingen licensomkostninger: De fleste virksomheder har allerede Office-pakken, hvilket gør Excel-løsninger til et “gratis” alternativ til projektstyringsværktøjer her og nu.
- Total frihed: Du kan opbygge dine ark præcis, som du vil. Der er ingen faste rammer for kolonner eller formler.
- Velkendt brugerflade: Næsten alle medarbejdere har kendskab til Excel, hvilket minimerer behovet for oplæring i starten.
Men netop denne frihed er ofte det, der skaber problemer senere. Uden faste rammer bliver data hurtigt ustrukturerede, og afhængigheden af “Excel-hajen” på kontoret vokser.
Når regnearket bliver en bremseklods
Selvom Excel er fantastisk til dataanalyse, er det ikke bygget til dynamisk projektledelse. Når flere medarbejdere skal samarbejde, eller når arbejdstidsregistrering i Excel skal danne grundlag for fakturering, opstår der ofte kritiske flaskehalse.
Her er de typiske udfordringer, der signalerer, at I er vokset fra regnearket:
- Versionskonflikter: “Er det Projektplan_final_v2.xlsx eller Projektplan_endelig_v3.xlsx, vi arbejder i?” Når filer sendes frem og tilbage, mister man hurtigt overblikket over, hvilke data der er opdateret.
- Manglende realtid: I Excel ser du et øjebliksbillede af fortiden. Du kan ikke se, om en opgave er fuldført lige nu, eller om en medarbejder er overbelastet i næste uge, før data er indtastet og samlet manuelt.
- Sårbarhed ved fejl: En enkelt overskrevet formel kan forrykke hele projektøkonomien. Fejl i Excel er svære at spore, men kan koste dyrt på bundlinjen.
- Tung administration: Manuel indsamling af timesedler og kopiering af data til fakturering er tidskrævende opgaver, der ikke skaber værdi for kunden.
Excel vs. EazyProject: Hvad er forskellen?
At skifte fra Excel til et dedikeret projektstyringsværktøj handler ikke bare om software, men om at ændre måden, I arbejder på. Med EazyProject, som er Bjorn Lundens danske projektstyringsløsning, går I fra manuel indtastning til automatiseret indsigt.
Her er de væsentligste forskelle:
- Fra isoleret data til fælles platform: I stedet for lokale filer, arbejder alle i én online platform. Når en medarbejder registrerer tid, opdateres projektets budget og faktureringsgrundlag øjeblikkeligt.
- Visuel planlægning: Hvor Excel kræver komplekse opsætninger for at vise en tidslinje tilbyder EazyProject visuelle Gantt-kort og ressourceplanlægning, der gør det nemt at spotte ledig kapacitet.
- Automatiseret fakturering: Slut med at copy-paste timer fra Excel til fakturaen. Systemet sørger for, at alle fakturerbare timer ryger direkte til godkendelse og fakturering.
- Sikkerhed og historik: I et professionelt system logges alle ændringer, og data ligger sikkert i skyen – ikke på en enkelt laptop.
3 tegn på at I skal skifte projektstyringsværktøj
Er du i tvivl, om tiden er inde til at udskifte projektstyring i Excel? Hvis I kan nikke genkendende til bare ét af nedenstående punkter, taber I sandsynligvis penge på jeres nuværende setup.
- Faktureringen halter: Hvis det tager dage at samle timesedler ved månedens udgang, og I ofte finder “glemte” timer, efter fakturaen er sendt.
- Mavefornemmelse styrer ressourcerne: Hvis I ikke præcist kan sige, hvem der har tid til en ny opgave i næste uge, uden at skulle spørge hver enkelt medarbejder.
- Rapportering tager timer: Hvis projektlederen bruger mere tid på at opdatere regneark end på at lede projektet og tale med kunden.
Sådan kommer I videre med EazyProject
Overgangen fra Excel behøver ikke at være kompleks. Med EazyProject får I en løsning, der er rodfæstet i skandinavisk enkelhed. Vi kalder det “no-nonsense” projektstyring. Det handler om at fjerne støjen og give jer værktøjerne til at styre tid, økonomi og ressourcer i ét intuitivt “cockpit”.
I får ikke bare et stykke software, men en platform, der samler jeres forretningsprocesser, så I kan fokusere på det, I er bedst til – nemlig at skabe værdi for jeres kunder.
FAQ
Kan jeg importere mine gamle Excel-data til et nyt system?
Ja, de fleste professionelle systemer, herunder EazyProject, tilbyder nem import af kunder, projekter og medarbejdere fra Excel, så I hurtigt kommer i gang uden at miste historik.
Er Excel ikke billigere end et projektstyringsværktøj?
På papiret, jo. Men medregner man tiden brugt på fejlretning, manuel indtastning og manglende fakturering af glemte timer, er Excel ofte den dyreste løsning for virksomheder i vækst.
Kan man lave arbejdstidsregistrering i Excel?
Det er muligt, men det kræver stor disciplin. Ofte sker registreringen bagudrettet, hvilket øger risikoen for unøjagtigheder og glemt tid. Et app-baseret værktøj sikrer mere præcis registrering i nuet.
Hvad gør jeg, hvis mine medarbejdere elsker Excel?
Excel er et stærkt værktøj til personlige notater, men ikke til fælles styring. Mange oplever, at medarbejdere hurtigt bliver glade for at slippe for de manuelle timesedler og får et bedre overblik over deres egne opgaver i et visuelt værktøj.
Hvornår er en virksomhed for lille til et projektstyringssystem?
Selv små virksomheder med 2-5 ansatte kan have stor gavn af struktur. Hvis I sælger timer eller kører projekter med deadlines, vil et system frigøre administrativ tid fra dag ét, uanset virksomhedens størrelse.
