Har medarbejderne behov for ekstra adgang i systemet, når de arbejder hjemme?
Det er vores erfaring at de fleste af vores kunder, ofte holder et eller flere ugentlige planlægningsmøder. Her gennemgår projektlederne Planlægning Pro og Gantt Pro med de resterende medarbejdere, så de ved, hvor og hvornår arbejdet skal udføres.
Bevar overblikket trods hjemmearbejde
Dette kan naturligvis fortsættes gennem en online skærmdeling, men her kan det være svært at samle alle, når netop dagligdagen skal håndteres samtidig.
Tildel dine medarbejdere begrænset adgang
I EazyProject kan du tildele dine medarbejdere en “read only”/skrivebeskyttet adgang, hvilket gør at medarbejder kun kan se Planlægning Pro og/eller Gantt Pro, men ikke redigere i dette.
“Read only” er bundet op på en rolle, derfor skal du først oprette en rolle. Gå til:
Roller > Opret rolle, indtast et rollenavn og tryk Gem.
Når rollen er oprettet, skal du tildele denne rolle til “read only” funktionen, så brugere med rollen, kommer til at have skrivebeskyttet adgang. Gå til:
Diverse > Systemopsætning > Tryk på “Rollespecifik”
Herefter finder du funktionerne, heraf rollenavn der har skrivebeskyttet Gantt Pro og Rollenavn der har skrivebeskyttet Planlægning Pro.
Her vælger du rollen “Hjemmearbejde” og trykker Gem/opdater.
Næste skridt er herefter at tildele rolle “hjemmearbejde” vil de medarbejdere eller brugere, der skal have skrivebeskyttet adgang. Gå til:
Brugere > Brugere > Vælg den konkrete bruger og afkryds rollen.
Tildel dine medarbejdere midlertidig adgang
Hvis dine medarbejdere har behov for yderligere adgange end en “read only”, som er skitseret i det ovenstående, kan I også vælge at oprette flere roller.
Når I opretter rollerne, bestemmer I præcis, hvilke adgange medarbejderne får ekstra.
Hvis vi fx har en medarbejder, der normalt får sin nærmeste leder til at oprette projekter, men nu er tvunget til at arbejde hjemme – hvis der fx opstår en pandemi – så kan vi oprette en rolle til medarbejderen, der giver adgang til at oprette projekter. Gå til:
Roller > Opret rolle > Giv rollen et navn > Tryk Gem
Når rollen er gemt, kan du definere, hvilke adgange rollen skal have, hvis vi tager ovenstående eksempel, så er det blot at afkrydse “opret projekt”, så har rollen adgang til at oprette projekter.
Når adgangene er defineret, skal du huske at tildele rollen til den/de konkrete bruger(e).
Du kan læse mere om rollestyring her!
FAQ
Hvorfor kan det være relevant at give medarbejdere læseadgang til planlægningsværktøjerne ved hjemmearbejde?
Det sikrer at medarbejderne selv kan orientere sig i Planlægning Pro og Gantt Pro når fælles fysiske møder erstattes af distanciarbejde.
Hvad betyder det at have en “read only” adgang?
Det betyder at medarbejderen kan se data i planlægningsværktøjerne men ikke har rettigheder til at redigere eller ændre i dem.
Hvor i systemet konfigurerer man at en rolle skal være skrivebeskyttet?
Det gøres under Systemopsætning ved at vælge funktionen “Rollespecifik” og koble den ønskede rolle til de skrivebeskyttede visninger.
Kan man give en medarbejder midlertidig ret til at oprette projekter?
Ja ved at oprette en ny rolle hvor funktionen “opret projekt” er valgt og derefter tildele denne rolle til medarbejderen.
Hvordan aktiveres den nye rolle for den enkelte bruger?
Man går ind under Brugere vælger den konkrete medarbejder og sætter kryds ud for den nye rolle for at tildele rettighederne.
Læs også:
Hvad er 48-timers reglen?
Mestrer kunsten at afgrænse et projekt
Hvad er 11 timers reglen?
