<\/p>\n\n\n\n
N\u00e4r kvitton l\u00e4mnas in via mejl, p\u00e5 papper eller i olika chattar blir utl\u00e4ggshanteringen l\u00e4tt en tidskr\u00e4vande process. Medarbetaren beh\u00f6ver komma ih\u00e5g vad ink\u00f6pet avs\u00e5g, chefen beh\u00f6ver hitta r\u00e4tt underlag och l\u00f6ne- eller ekonomiavdelningen m\u00e5ste kontrollera belopp, moms och kontering. Ett saknat kvitto kan f\u00f6rsena b\u00e5de ers\u00e4ttningen och den ekonomiska uppf\u00f6ljningen.<\/p>\n\n\n\n
QBIS Expense samlar kvitton, utl\u00e4gg, reser\u00e4kningar, traktamenten och milers\u00e4ttning i ett digitalt fl\u00f6de. Medarbetaren registrerar uppgifterna via mobilen eller datorn, chefen granskar och attesterar och administrationen f\u00e5r ett kontrollerat underlag f\u00f6r l\u00f6n, fakturering eller vidare ekonomisk hantering. Det ger b\u00e4ttre sp\u00e5rbarhet och minskar behovet av att registrera samma information flera g\u00e5nger.<\/p>\n\n\n\n
Digital utl\u00e4ggshantering inneb\u00e4r att f\u00f6retagets utl\u00e4gg registreras, kompletteras, kontrolleras och godk\u00e4nns i ett digitalt system. Underlaget kan vara ett fotograferat kvitto, en PDF eller information om en tj\u00e4nsteresa. Registreringen kan \u00e4ven inneh\u00e5lla uppgifter om exempelvis projekt, kund, kostnadsst\u00e4lle, representation eller deltagare.<\/p>\n\n\n\n
Ett utl\u00e4gg uppst\u00e5r vanligtvis n\u00e4r en medarbetare betalar en kostnad f\u00f6r f\u00f6retagets r\u00e4kning med privata pengar. Det kan exempelvis vara en t\u00e5gbiljett, hotellkostnad, parkeringsavgift eller ett mindre ink\u00f6p. N\u00e4r f\u00f6retaget ers\u00e4tter medarbetaren beh\u00f6ver det finnas ett underlag som visar vad som har k\u00f6pts, beloppet, datumet och varf\u00f6r kostnaden h\u00f6r till verksamheten.<\/p>\n\n\n\n
Milers\u00e4ttning och traktamente \u00e4r d\u00e4remot kostnadsers\u00e4ttningar med s\u00e4rskilda skatteregler. De beh\u00f6ver d\u00e4rf\u00f6r hanteras utifr\u00e5n uppgifter om bland annat f\u00e4rds\u00e4tt, k\u00f6rstr\u00e4cka, resm\u00e5l, tider, \u00f6vernattning och fria m\u00e5ltider. Ett digitalt system hj\u00e4lper anv\u00e4ndaren att f\u00e5 med r\u00e4tt information fr\u00e5n b\u00f6rjan.<\/p>\n\n\n\n
En fungerande utl\u00e4ggsprocess best\u00e5r av mer \u00e4n att spara en bild p\u00e5 ett kvitto. Uppgifterna ska vara kompletta, kostnaden ska kopplas till r\u00e4tt sammanhang och en beh\u00f6rig person ska godk\u00e4nna den. D\u00e4refter beh\u00f6ver informationen f\u00f6ras vidare till r\u00e4tt mottagare.<\/p>\n\n\n\n
Om kostnaden h\u00f6r till en tj\u00e4nsteresa kan underlaget p\u00e5verka medarbetarens l\u00f6n. Om utl\u00e4gget avser ett kundprojekt kan det \u00e4ven beh\u00f6va tas med i faktureringen. Samma registrering kan d\u00e4rf\u00f6r vara relevant f\u00f6r medarbetaren, projektledaren, l\u00f6neadministrationen och ekonomifunktionen.<\/p>\n\n\n\n
N\u00e4r hela fl\u00f6det hanteras digitalt blir det enklare att se var ett utl\u00e4gg befinner sig. Medarbetaren kan se om rapporten har skickats in, chefen kan se vad som v\u00e4ntar p\u00e5 attest och administrationen kan kontrollera vilka underlag som \u00e4r f\u00e4rdiga att \u00f6verf\u00f6ra.<\/p>\n\n\n\n
Medarbetaren fotograferar kvittot med mobilen eller bifogar en bild eller fil vid registreringen. I QBIS Expense kan kvittot tolkas s\u00e5 att datum, belopp och moms fylls i automatiskt. Medarbetaren granskar uppgifterna och kompletterar det som beh\u00f6vs innan utl\u00e4gget skickas vidare.<\/p>\n\n\n\n
Det \u00e4r en f\u00f6rdel att registrera utl\u00e4gget i n\u00e4ra anslutning till ink\u00f6pet. D\u00e5 \u00e4r det l\u00e4ttare att komma ih\u00e5g syftet med kostnaden, vilket projekt den tillh\u00f6r och vilka personer som deltog vid exempelvis representation. Risken f\u00f6r borttappade eller sv\u00e5rl\u00e4sta kvitton minskar ocks\u00e5.<\/p>\n\n\n\n
Ett kvitto visar inte alltid hela aff\u00e4rsh\u00e4ndelsen. Medarbetaren kan d\u00e4rf\u00f6r beh\u00f6va ange vad ink\u00f6pet avser, vem som gjort utl\u00e4gget och om kostnaden ska kopplas till ett projekt, en kund eller en intern aktivitet.<\/p>\n\n\n\n
Vid representation beh\u00f6vs normalt ytterligare information, exempelvis syftet med representationen och vilka som deltog. QBIS Expense har st\u00f6d f\u00f6r olika typer av representation och kan hantera ber\u00e4kningen av avdragsgill och ej avdragsgill moms.<\/p>\n\n\n\n
Tydliga obligatoriska f\u00e4lt och gemensamma ben\u00e4mningar g\u00f6r registreringen mer enhetlig. Det minskar m\u00e4ngden kompletteringar som ekonomi- eller l\u00f6neavdelningen beh\u00f6ver beg\u00e4ra i efterhand.<\/p>\n\n\n\n
Vid en tj\u00e4nsteresa beh\u00f6ver medarbetaren ange bland annat resm\u00e5l samt tid f\u00f6r avresa och hemkomst. Uppgifter om \u00f6vernattning och fria m\u00e5ltider kan p\u00e5verka hur traktamentet ska ber\u00e4knas. F\u00f6r utrikesresor beh\u00f6ver ber\u00e4kningen \u00e4ven utg\u00e5 fr\u00e5n det normalbelopp som g\u00e4ller f\u00f6r det aktuella landet.<\/p>\n\n\n\n
QBIS Expense har st\u00f6d f\u00f6r inrikes och utrikes traktamenten, halvdagar, heldagar, nattraktamenten och resor med flera destinationer. Systemet kan \u00e4ven ber\u00e4kna m\u00e5ltidsavdrag, kostf\u00f6rm\u00e5n och ers\u00e4ttning utifr\u00e5n de registrerade uppgifterna.<\/p>\n\n\n\n
F\u00f6r inkomst\u00e5ret 2026 \u00e4r det h\u00f6gsta skattefria traktamentet vid en tj\u00e4nsteresa inom Sverige 300 kronor f\u00f6r en hel dag och 150 kronor f\u00f6r en halv dag. F\u00f6r att ett skattefritt traktamente ska kunna betalas ut beh\u00f6ver villkoren f\u00f6r tj\u00e4nsteresan vara uppfyllda. F\u00f6retagets egna regler eller kollektivavtal kan dessutom ge r\u00e4tt till andra ers\u00e4ttningsniv\u00e5er.<\/p>\n\n\n\n
N\u00e4r en medarbetare anv\u00e4nder bil i tj\u00e4nsten beh\u00f6ver k\u00f6rningen dokumenteras. Registreringen b\u00f6r bland annat visa datum, resans syfte, start- och slutpunkt, antal k\u00f6rda kilometer samt vilket fordon som har anv\u00e4nts.<\/p>\n\n\n\n
I QBIS Expense kan anv\u00e4ndaren registrera resan och se den kortaste f\u00e4rdv\u00e4gen p\u00e5 en karta. Systemet kan ber\u00e4kna k\u00f6rstr\u00e4ckan samt skilja mellan skattefria och skattepliktiga delar av ers\u00e4ttningen. F\u00f6rinst\u00e4llda fordonstyper hj\u00e4lper anv\u00e4ndaren att till\u00e4mpa r\u00e4tt f\u00f6ruts\u00e4ttningar f\u00f6r resan.<\/p>\n\n\n\n
Under 2026 \u00e4r den skattefria schabloners\u00e4ttningen 25 kronor per mil f\u00f6r egen bil. F\u00f6r f\u00f6rm\u00e5nsbil g\u00e4ller 12 kronor per mil om bilen drivs med bensin, diesel eller som laddhybrid och 9,50 kronor per mil om bilen drivs helt med el. Om arbetsgivaren betalar en h\u00f6gre ers\u00e4ttning behandlas den del som \u00f6verstiger schablonen normalt som l\u00f6n.<\/p>\n\n\n\n
N\u00e4r rapporten \u00e4r komplett skickas den vidare f\u00f6r granskning. Chefen kontrollerar att kostnaden \u00e4r rimlig, att den h\u00f6r till verksamheten och att r\u00e4tt underlag har bifogats. Om n\u00e5got saknas kan rapporten skickas tillbaka f\u00f6r komplettering.<\/p>\n\n\n\n
Ett tydligt attestfl\u00f6de g\u00f6r ansvarsf\u00f6rdelningen enklare. Medarbetaren ansvarar f\u00f6r att registreringen \u00e4r fullst\u00e4ndig, chefen f\u00f6r verksamhetskontrollen och l\u00f6ne- eller ekonomiadministrationen f\u00f6r den slutliga hanteringen.<\/p>\n\n\n\n
QBIS kan skicka p\u00e5minnelser till medarbetare som inte har l\u00e4mnat in sina uppgifter och notifiera chefer n\u00e4r det finns utl\u00e4gg att godk\u00e4nna. Det minskar behovet av manuella p\u00e5minnelser inf\u00f6r l\u00f6nek\u00f6rning, fakturering eller periodavslut.<\/p>\n\n\n\n
N\u00e4r utl\u00e4gget \u00e4r godk\u00e4nt kan informationen anv\u00e4ndas som underlag f\u00f6r ers\u00e4ttning till medarbetaren. Ett projektanknutet utl\u00e4gg kan ocks\u00e5 beh\u00f6va g\u00e5 vidare till kundfaktureringen, beroende p\u00e5 avtal och f\u00f6retagets arbetss\u00e4tt.<\/p>\n\n\n\n
Genom integrationer kan QBIS f\u00f6ra information vidare till kompatibla l\u00f6ne- och faktureringssystem. Debiterbara timmar, material och utl\u00e4gg kan ing\u00e5 i faktureringsinformationen, medan l\u00f6negrundande ers\u00e4ttningar kan \u00f6verf\u00f6ras till l\u00f6neprocessen. Det minskar dubbelregistreringen och risken f\u00f6r att belopp, datum eller mottagare blir fel.<\/p>\n\n\n\n
En digital \u00f6verf\u00f6ring ers\u00e4tter inte den slutliga kontrollen. F\u00f6retaget b\u00f6r fortfarande st\u00e4mma av att samtliga godk\u00e4nda rapporter har kommit med och att uppgifterna har hamnat p\u00e5 r\u00e4tt person, projekt, l\u00f6neart eller fakturaunderlag.<\/p>\n\n\n\n
Ett utl\u00e4gg inneb\u00e4r att medarbetaren har betalat en kostnad f\u00f6r f\u00f6retagets r\u00e4kning och f\u00e5r tillbaka motsvarande belopp mot underlag. Det kan till exempel vara kostnaden f\u00f6r en biljett eller ett hotellrum.<\/p>\n\n\n\n
Traktamente \u00e4r en ers\u00e4ttning f\u00f6r \u00f6kade levnadskostnader under en tj\u00e4nsteresa. Om villkoren \u00e4r uppfyllda kan arbetsgivaren betala traktamente skattefritt upp till g\u00e4llande schablonbelopp. Ers\u00e4ttning \u00f6ver schablonbeloppet hanteras som skattepliktig l\u00f6n.<\/p>\n\n\n\n
Milers\u00e4ttning betalas n\u00e4r en medarbetare anv\u00e4nder egen bil eller, under vissa f\u00f6ruts\u00e4ttningar, en f\u00f6rm\u00e5nsbil i tj\u00e4nsten. \u00c4ven h\u00e4r finns schablonbelopp som avg\u00f6r hur stor del som kan betalas ut skattefritt.<\/p>\n\n\n\n
Skillnaden \u00e4r viktig eftersom ers\u00e4ttningarna kr\u00e4ver olika uppgifter och kan f\u00e5 olika behandling i l\u00f6n, bokf\u00f6ring och arbetsgivardeklaration. Ett digitalt utl\u00e4ggssystem hj\u00e4lper verksamheten att h\u00e5lla is\u00e4r registreringarna och skapa r\u00e4tt underlag f\u00f6r n\u00e4sta steg.<\/p>\n\n\n\n
F\u00f6r ett konsult-, service- eller projektf\u00f6retag r\u00e4cker det inte alltid att veta hur mycket pengar som har betalats ut. Kostnaden beh\u00f6ver ocks\u00e5 kopplas till r\u00e4tt kund eller uppdrag f\u00f6r att projektets verkliga resultat ska bli synligt.<\/p>\n\n\n\n
Ett projekt kan se l\u00f6nsamt ut om bara arbetstiden f\u00f6ljs upp, samtidigt som resor, material och andra direkta kostnader ligger utanf\u00f6r kalkylen. N\u00e4r utl\u00e4ggen registreras mot projektet f\u00e5r projektledaren ett b\u00e4ttre underlag f\u00f6r att j\u00e4mf\u00f6ra int\u00e4kter, arbetad tid och kostnader.<\/p>\n\n\n\n
Kopplingen g\u00f6r det ocks\u00e5 enklare att avg\u00f6ra vilka utl\u00e4gg som ska faktureras vidare till kunden. Underlaget finns d\u00e5 tillsammans med den \u00f6vriga projektinformationen i st\u00e4llet f\u00f6r i ett separat mejl eller kalkylblad. QBIS samlar tid, projekt och utl\u00e4gg i samma l\u00f6sning, vilket ger ett sammanh\u00e4ngande underlag f\u00f6r uppf\u00f6ljning och fakturering.<\/p>\n\n\n\n
En gemensam rutin hj\u00e4lper medarbetare, chefer och administration att hantera utl\u00e4gg p\u00e5 samma s\u00e4tt. Kontrollera s\u00e4rskilt f\u00f6ljande punkter:<\/p>\n\n\n\n
F\u00f6retag med flera juridiska enheter, kollektivavtal, attestniv\u00e5er eller internationella resor kan beh\u00f6va ytterligare kontrollpunkter. Checklistan b\u00f6r d\u00e4rf\u00f6r kompletteras med f\u00f6retagets policy f\u00f6r resor, representation, f\u00f6retagskort och privata utl\u00e4gg.<\/p>\n\n\n\n
L\u00e4s mer om utl\u00e4ggshantering i QBIS<\/a><\/p>\n\n\n\n Vill ni slippa jaga kvitton och manuellt sammanst\u00e4lla reser\u00e4kningar? Med QBIS Expense kan medarbetarna registrera kvitton, traktamenten och milers\u00e4ttning digitalt, samtidigt som chefer och administrat\u00f6rer f\u00e5r ett tydligare fl\u00f6de f\u00f6r kontroll och attest.<\/p>\n\n\n\n Testa QBIS kostnadsfritt i 14 dagar och se hur utl\u00e4gg, resor, projekt och underlag kan samlas i en gemensam process. Under testperioden kan ni utv\u00e4rdera registreringen, attestfl\u00f6det och m\u00f6jligheten att minska administrationen fr\u00e5n kvitto till l\u00f6n eller fakturering.<\/p>\n\n\n\nF\u00e5 ett enklare fl\u00f6de f\u00f6r f\u00f6retagets utl\u00e4gg<\/h3>\n\n\n\n