Argumenter for at investere i nyt projektstyringsv\u00e6rkt\u00f8j<\/strong><\/p>\n\n\n\n Der er helt sikkert en del argumenter, der taler imod at investere i nyt it-system, men der er bestemt ogs\u00e5 mange gode grunde til, hvorfor du skal bruge den tid og de penge, som det koster at investere i et nyt it-system.<\/p>\n\n\n\n Mange steder kan man l\u00e6se artikler, der fort\u00e6ller, at det ER en god investering at have et it-system, der kan skabe overblik og optimere virksomhedens arbejdsgange. Men det altafg\u00f8rende er, at du v\u00e6lger et it-system, der passer til jeres virksomhed i forhold til de udfordringer og behov I har. Det vil give jer de bedste foruds\u00e6tninger for at g\u00f8re virksomhedens arbejdsgange bedre og mere effektive \u2013 og dermed opn\u00e5 bedre indtjening og st\u00f8rre konkurrenceevne.<\/p>\n\n\n\n Lad v\u00e6r med at forhast jer \u2013 det kan sj\u00e6ldent betale sig!<\/strong><\/p>\n\n\n\n N\u00e5r beslutningen om at investere i nyt it-system er taget, s\u00e5 vil de fleste ofte gerne have det gennemf\u00f8rt hurtigst muligt, s\u00e5 de kan f\u00e5 gl\u00e6de af de mange fordele, som systemet tilbyder: skabe bedre overblik og styring af de mange projekter og opgaver \u2013 og derved opn\u00e5 bedre indtjening og bundlinje, st\u00f8rre konkurrenceevne osv.<\/p>\n\n\n\n Udfordringen her er ikke<\/em> at haste sig igennem processen og v\u00e6lge \u2018det f\u00f8rste og (umiddelbart) bedste\u2019 system, du finder. Det kan i sidste ende resultere i en dyr forn\u00f8jelse, der ikke n\u00f8dvendigvis forbedrer eller optimerer tingene. Brug den n\u00f8dvendige tid og de ressourcer, det kr\u00e6ver at finde den l\u00f8sning, der vil fungere bedst for jer.<\/p>\n\n\n\n Bliv afklaret med HVORFOR det er en god id\u00e9 med et nyt it-system<\/strong><\/p>\n\n\n\n Inden du v\u00e6lger at meddele dine medarbejdere\/kolleger om, at I skal til at bruge et nyt it-system, s\u00e5 er det afg\u00f8rende, at du<\/em> er afklaret med, hvorfor det er en god id\u00e9. Det er her en fordel, at du har de rette argumenter klar. Argumenter, som ogs\u00e5 kan overbevise medarbejderne og im\u00f8dekomme de sp\u00f8rgsm\u00e5l og forbehold, de kunne t\u00e6nkes at have. Det er fx ikke et godt nok argument for alle andre, at det vil \u00f8ge virksomhedens indtjening.<\/p>\n\n\n\n For nogle kan det v\u00e6re relevant, at det bliver lettere eller hurtigere at udf\u00f8re det daglige arbejde \u2013 eller at de m\u00e5ske f\u00e5r nye og bedre funktioner og muligheder. Det vigtige er, at alle medarbejdere kan se meningen med, at de skal bruge tid p\u00e5 at s\u00e6tte sig ind i et nyt system, uanset om de arbejder i \u00f8konomi-, salgs- eller it-afdelingen.<\/p>\n\n\n\n L\u00e6s ogs\u00e5:<\/strong> Tidsregistrering af medarbejdere<\/a><\/p>\n\n\n\n Valget af det rette it-system til jeres virksomhed<\/strong><\/p>\n\n\n\n Udfordringen, for en del virksomheder, er, at it-systemerne enten mangler afg\u00f8rende funktioner, for at det kan fungere optimalt i dagligdagen \u2013 eller at de er s\u00e5 store og komplekse, at de kan meget mere, end virksomheden egentlig har brug for. Disse udfordringer kan g\u00f8re det uoverskueligt og sv\u00e6rt at komme i gang \u2013 og der er desv\u00e6rre stor risiko for, at virksomheden ender med at have brugt en masse tid og penge p\u00e5 noget, som aldrig bliver godt.<\/p>\n\n\n\n Det er derfor afg\u00f8rende, at I starter med at f\u00e5 afklaret hvad<\/em> jeres behov er, inden I g\u00e5r i gang med at s\u00f8ge efter it-systemer.<\/p>\n\n\n\n Der findes forskellige projektstyringsv\u00e6rkt\u00f8jer, som kunne v\u00e6re relevante, men hvor I kan blive udfordret af, at systemerne ikke kan \u2018tale sammen\u2019 med de andre systemer, som I anvender i jeres virksomhed. Andre it-leverand\u00f8rer arbejder med mere \u2018helst\u00f8bte\u2019 systemer, som kan hele paletten.<\/p>\n\n\n\n Det er i \u00f8vrigt altid en god id\u00e9, at f\u00e5 en gratis pr\u00f8veperiode eller k\u00f8re et mindre pilotprojekt, s\u00e5 \u00e9n eller flere af virksomhedens relevante n\u00f8glepersoner (fx de personer, der er ansvarlige for de forskellige afdelinger) f\u00e5r mulighed for at se, hvad systemet kan.<\/p>\n\n\n\n Find de positive ting frem og fokuser p\u00e5, hvad det kan betyde fremadrettet.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n F\u00e5 afklaret de forskellige behov, der er til et kommende it-system<\/strong><\/p>\n\n\n\n For at finde ud af hvilke behov din virksomhed har til et it-system, s\u00e5 kr\u00e6ver det, at du finder ud af, hvilke behov de forskellige afdelinger har. M\u00e5ske mener du, at du har styr p\u00e5, hvordan virksomhedens forskellige afdelinger fungerer, og at det derfor ikke er n\u00f8dvendigt at involvere en masse medarbejdere, der i forvejen har travlt med deres daglige opgaver.<\/p>\n\n\n\n Men,<\/strong> det er n\u00e6rmest en umulig opgave at vide, hvordan de forskellige afdelinger og medarbejdere arbejder og hvilke behov og udfordringer, som de sidder med i deres hverdag. En s\u00e5dan viden kr\u00e6ver et indg\u00e5ende kendskab til de forskellige arbejdsfunktioner (salg, \u00f8konomi, konsulentarbejde mm.). Desuden kan der v\u00e6re omr\u00e5der, hvor I kunne g\u00f8re tingene smartere og hurtigere<\/a>, men det vil I h\u00f8jst sandsynligt aldrig finde ud af, med mindre I f\u00e5r en god dialog om udfordringer, muligheder, ideer osv.<\/p>\n\n\n\n Neds\u00e6t derfor et udvalg af dedikerede medarbejdere, der har den st\u00f8rste og mest indg\u00e5ende viden om det fagomr\u00e5de, som de arbejder med (fx \u00f8konomi, salg, konsulentarbejde, it og ledelse). Udvalget kan bidrage til at f\u00e5 afklaret, hvad der er af forskellige behov (og krav) til et it-system i de forskellige afdelinger. Det kan v\u00e6re i forhold til fakturering<\/a>, tidsregistrering<\/a>, projektstyring<\/a>, projekt\u00f8konomi<\/a> med mere.<\/p>\n\n\n\n \u00c5benhed, dialog og medindflydelse<\/strong><\/p>\n\n\n\n \u00c5benhed, dialog og medindflydelse skaber de bedste foruds\u00e6tninger for en vellykket implementering. Nogle mennesker er af natur nysgerrige og interesserede i nyt, mens andre har forbehold og er m\u00e5ske utrygge ved, hvad det nye vil have af indflydelse p\u00e5 deres arbejde:<\/p>\n\n\n\n Det kan v\u00e6re s\u00e5danne tvivl og usikkerheder, der kan skabe modstand mod og frygt for det, der vil ske, n\u00e5r det nye it-system skal tages i brug. Derfor er det VIGTIGT, at der hele tiden er en \u00e5ben dialog, og at alle l\u00f8bende bliver orienteret om, hvad der skal ske, hvorn\u00e5r og hvorfor, hvilken betydning det f\u00e5r for den enkelte medarbejder samt hvad der forventes. Eksempelvis at systemet vil g\u00f8re arbejdet lettere for medarbejderne og give dem mere tid til andre opgaver eller m\u00e5ske st\u00f8rre frihed.<\/p>\n\n\n\n Find de positive ting frem og fokuser p\u00e5, hvad det kan betyde fremadrettet.<\/p>\n\n\n\n Inddrag medarbejderne og skab gensidig tillid og respekt<\/strong><\/p>\n\n\n\n Du vil opleve, at de fleste medarbejdere bliver mere engagerede og positive, n\u00e5r de bliver spurgt til r\u00e5ds, end hvis det hele bliver dikteret og \u2018trukket ned over hovedet\u2019 p\u00e5 dem. Inddrag derfor medarbejderne tidligt i processen, s\u00e5 de f\u00f8ler, de bliver h\u00f8rt og anerkendt for deres viden og erfaring. Herved viser du, at du har tillid til dine medarbejdere samt at du respekterer dem og det arbejde, de udf\u00f8rer.<\/p>\n\n\n\n Det kan v\u00e6re, at I undervejs bliver n\u00f8dt til at indg\u00e5 kompromisser \u2013 og m\u00e5ske er du n\u00f8dt til at sk\u00e6re igennem og tage en (velargumenteret) beslutning, hvis I ikke kan blive enige. Det vigtigste er, at du s\u00f8rger for at involvere og lytte til dine medarbejdere, og at I sammen finder den l\u00f8sning, der d\u00e6kker de vigtigste behov og \u00f8nsker til det nye system. Det vil i sidste ende give det bedste resultat og den bedst mulige implementering, da de ansatte vil tage bedre imod et it-system, n\u00e5r de har v\u00e6ret med til at definere, hvad systemet skal kunne.<\/p>\n\n\n\n Find allierede<\/strong><\/p>\n\n\n\n Udv\u00e6lg de mest vellidte og dedikerede medarbejdere til at formidle budskabet. For at opn\u00e5 succes med projektet, vil det v\u00e6re en fordel, hvis du f\u00e5r de mest vellidte og dedikerede medarbejdere til at formidle budskabet og s\u00e6lge ideen om et nyt it-system. Det vil g\u00f8re processen meget lettere, da andre medarbejdere vil v\u00e6re mere positive, hvis budskabet om det nye it-system bliver formidlet af kolleger, som de respekterer og har tillid til. Vi kunne kalde disse medarbejdere for ambassad\u00f8rer<\/strong>. Ambassad\u00f8rerne er netop engagerede, fordi de ikke er bange for forandringer, og fordi de kan se fornuften i og relevansen af et it-system. De vil derfor arbejde m\u00e5lrettet for sagen i stedet for at modarbejde projektet. Dette er yderst vigtigt for at sikre, at processen ikke bliver modarbejdet, s\u00e5 I f\u00e5r en succesfuld implementering.<\/p>\n\n\n\n M\u00e5ske deltagerne fra udvalget er de rette ambassad\u00f8rer, men hvis du mener, at der er andre medarbejdere, som er mere vellidte og derfor vil v\u00e6re bedre ambassad\u00f8rer, s\u00e5 s\u00f8rg for, at de ogs\u00e5 kommer med i udvalget, s\u00e5 de orienteres og engageres fra starten. Det vil efterf\u00f8lgende v\u00e6re lettere for dem at formidle budskabet videre til kollegerne, hvis de har v\u00e6ret med fra start.<\/p>\n\n\n\n F\u00e5 ambassad\u00f8rerne til at formidle, hvad der skal ske, hvorn\u00e5r og hvorfor \u2013 og lad dem v\u00e6re en aktiv ressource igennem hele forl\u00f8bet. Det vil betyde, at de udvalgte ambassad\u00f8rer kommer til at bruge en del tid p\u00e5 processen, da det altid<\/em> vil kr\u00e6ve en del tid\/ressourcer at udv\u00e6lge samt implementere et nyt it-system. Det er her vigtigt, at du\/ledelsen samt de der skal deltage, er indstillet p\u00e5, at det vil betyde, de vil f\u00e5 mindre tid til egne opgaver i en periode.<\/p>\n\n\n\n Tag det i sm\u00e5 bidder \u2013 forandringer tager tid<\/strong><\/p>\n\n\n\n Lav en realistisk plan for implementeringen, s\u00e5 medarbejderne ikke bliver presset igennem processen og s\u00f8rg for at ambassad\u00f8rerne l\u00f8bende orienterer medarbejderne om, hvad der skal ske, hvorn\u00e5r og hvorfor. Det er vigtigt, at medarbejderne f\u00e5r at vide, hvad der forventes af dem samt hvilken betydning det har for det arbejde, de udf\u00f8rer, s\u00e5 de har tid til at indstille sig p\u00e5 forandringerne.<\/p>\n\n\n\n V\u00e6lg dele af systemet, som medarbejderne skal starte med at anvende. Hvis de f\u00e5r for meget nyt p\u00e5 \u00e9n gang, kan det dr\u00e6be enhver motivation. Desuden skal der ogs\u00e5 v\u00e6re tid til at klare de daglige opgaver, s\u00e5 virksomheden stadig kan k\u00f8rer videre. Udn\u00e6vn eventuelt ambassad\u00f8rerne til projektledere for implementeringen i deres afdeling og s\u00f8rg samtidig for, at ambassad\u00f8rerne j\u00e6vnligt m\u00f8des, s\u00e5 de kan udveksle erfaringer og give hinanden sparring p\u00e5 eventuelle udfordringer samt det videre forl\u00f8b.<\/p>\n\n\n\n V\u00e6r desuden forberedt p\u00e5, at planen for implementeringen l\u00f8bende skal justeres, da det kan v\u00e6re sv\u00e6rt helt at vide, hvor lang tid medarbejderne er om at l\u00e6re at bruge det nye system optimalt. Desuden skal du\/ledelsen s\u00f8rge for at v\u00e6re tilg\u00e6ngelig, sp\u00f8rge ind til forl\u00f8bet og l\u00f8bende deltage p\u00e5 m\u00f8derne, s\u00e5 det hele ikke overlades til ambassad\u00f8rerne, men det bliver et samarbejde, hvor alle bidrager.<\/p>\n\n\n\n S\u00f8rg for at uddanne superbrugere, s\u00e5 de kan hj\u00e6lpe kollegerne undervejs <\/strong><\/p>\n\n\n\n Det vil v\u00e6re en klar fordel, hvis ambassad\u00f8rerne samt de andre deltagere fra udvalget, bliver uddannet til superbrugere, s\u00e5 de efterf\u00f8lgende kan guide deres kolleger, hvis de f\u00e5r brug for hj\u00e6lp til at forst\u00e5 samt anvende systemet. S\u00e5 s\u00f8rg for, at lave en aftale med it-leverand\u00f8ren om, at udvalgte medarbejdere skal have undervisning i systemet inden implementeringen.<\/p>\n\n\n\n Hvis systemet skal klare s\u00e5vel kundedata, projekter, sager, timeregistrering<\/a>, fakturering m.m., s\u00e5 vil det h\u00f8jst sandsynligt v\u00e6re forskellige medarbejdere fra forskellige afdelinger, der bliver involveret i forskellig grad \u2013 og p\u00e5 forskellige tidspunkter. Det er derfor vigtigt, at I f\u00e5r overblik over, hvad det kr\u00e6ver af involvering fra de forskellige afdelinger i processens forskellige faser.<\/p>\n\n\n\n Det kan optimere arbejdsgange, skabe bedre overblik, \u00f8ge effektiviteten og dermed forbedre virksomhedens indtjening og konkurrenceevne.<\/p>\n<\/details>\n\n\n\n Man risikerer at v\u00e6lge en l\u00f8sning, der ikke passer til behovene, hvilket kan f\u00f8re til spildte ressourcer og en dyr forn\u00f8jelse uden reel v\u00e6rdi.<\/p>\n<\/details>\n\n\n\n For at skabe ejerskab, reducere modstand og sikre, at systemet d\u00e6kker de faktiske behov i de forskellige afdelinger.<\/p>\n<\/details>\n\n\n\n Ved f\u00f8rst at afklare behovene grundigt, involvere repr\u00e6sentanter fra alle afdelinger og eventuelt k\u00f8re en pr\u00f8veperiode eller et pilotprojekt.<\/p>\n<\/details>\n\n\n\n De skal formidle budskabet, skabe positiv stemning omkring forandringen og fungere som superbrugere, der kan hj\u00e6lpe kollegerne undervejs.<\/p>\n<\/details>\n\n\n\n Hvad er 48-timers reglen?<\/a> #1 Argumenter for at investere i nyt projektstyringsv\u00e6rkt\u00f8j Der er helt sikkert en del argumenter, der taler imod at investere i nyt it-system, men der er bestemt ogs\u00e5 mange gode grunde til, hvorfor du skal bruge den tid og de penge, som det koster at investere i et nyt it-system. Mange steder kan man l\u00e6se […]<\/p>\n","protected":false},"author":34,"featured_media":25069,"menu_order":0,"template":"","categories":[],"class_list":["post-22641","blogs","type-blogs","status-publish","has-post-thumbnail","hentry"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/bjornlunden.com\/dk\/wp-json\/wp\/v2\/blogs\/22641","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/bjornlunden.com\/dk\/wp-json\/wp\/v2\/blogs"}],"about":[{"href":"https:\/\/bjornlunden.com\/dk\/wp-json\/wp\/v2\/types\/blogs"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/bjornlunden.com\/dk\/wp-json\/wp\/v2\/users\/34"}],"version-history":[{"count":6,"href":"https:\/\/bjornlunden.com\/dk\/wp-json\/wp\/v2\/blogs\/22641\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":61882,"href":"https:\/\/bjornlunden.com\/dk\/wp-json\/wp\/v2\/blogs\/22641\/revisions\/61882"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/bjornlunden.com\/dk\/wp-json\/wp\/v2\/media\/25069"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/bjornlunden.com\/dk\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=22641"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/bjornlunden.com\/dk\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=22641"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}#2 <\/h2>\n\n\n\n
#3 <\/h2>\n\n\n\n
#4 <\/h2>\n\n\n\n
\n
#5 <\/h2>\n\n\n\n
#6 <\/h2>\n\n\n\n
\n
#7 <\/h2>\n\n\n\n
#8 <\/h2>\n\n\n\n
#9 <\/h2>\n\n\n\n
#10 <\/h2>\n\n\n\n
FAQ<\/h3>\n\n\n\n
Hvorfor er det en god id\u00e9 at investere i et nyt IT-system?<\/summary>\n
Hvad er risikoen ved at forhaste processen?<\/summary>\n
Hvorfor b\u00f8r man involvere medarbejderne tidligt?<\/summary>\n
Hvordan finder man det rette system til virksomheden?<\/summary>\n
Hvad er ambassad\u00f8rernes rolle i implementeringen?<\/summary>\n
L\u00e6s ogs\u00e5<\/h4>\n\n\n\n
Mestrer kunsten at afgr\u00e6nse et projekt<\/a>
Hvad er 11 timers reglen?<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"